Zo organiseer je een trouwringenworkshop

Begin met de datum, locatie en maximale groepsgrootte; die bepalen hoeveel docenten, werktafels en gereedschap je nodig hebt. Leg daarna het programma vast, regel begeleiding en verzamel bij de aanmelding meteen de ringmaten en dieetwensen. Bestel ringmaterialen pas nadat de maten en aantallen zijn bevestigd. Plan tot slot de inrichting, veiligheidsuitleg, catering en een korte herinnering, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten en je op de dag zelf niet hoeft na te bestellen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Workshopprogramma opstellen
2 personen
3
Deelnemerscapaciteit bepalen
4
Docenten en begeleiders vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen registreren
8
Dieetwensen verzamelen
9
Ringmaten vooraf opvragen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Herinnering aan deelnemers sturen
12
Werkbladen voorbereiden
2 personen
13
Naamkaartjes maken
14
Ringmaterialen bestellen
2 personen
15
Cateringhoeveelheden berekenen
16
Werktafels en stoelen reserveren
17
Benodigdheden inventariseren
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Werkruimte en ventilatie controleren
2 personen
20
Veiligheidsinstructies afdrukken
21
Ringmaten en materialen bevestigen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Verse producten inkopen
24
Ringmaterialen sorteren
2 personen
25
Werkbladen per tafel klaarleggen
2 personen
26
Catering voorbereiden
3 personen
27
Deelnemerslijst afdrukken

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Werktafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Werkstations inrichten
4 personen
32
Gereedschap controleren
2 personen
33
Veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
37
Naamkaartjes klaarleggen
38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Programma toelichten
41
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
42
Ringontwerpen bespreken
3 personen
43
Ringmaterialen uitdelen
3 personen
44
Basisbewerking demonstreren
2 personen
45
Deelnemers begeleiden bij zagen
4 personen
46
Werktafels tussentijds schoonmaken
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Ringvormen vijlen
4 personen
50
Pauze begeleiden
2 personen
51
Warme maaltijd serveren
4 personen
52
Servies en glazen afruimen
3 personen
53
Ringoppervlakken schuren
4 personen
54
Personalisatie begeleiden
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Ringen polijsten
4 personen
57
Eindcontrole van ringen uitvoeren
3 personen
58
Ringen verpakken
2 personen
59
Certificaten uitdelen
60
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen
61
Voedselresten koelen
2 personen

Nazorg

62
Gereedschap innemen
3 personen
63
Werktafels afruimen
4 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
65
Servies en glazen afwassen
3 personen
66
Werkruimte schoonmaken
3 personen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
70
Resterende catering opruimen
2 personen
71
Deelnemersfoto's versturen
72
Beschadigde materialen vervangen
73
Eindafrekening verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Workshopmateriaal

Zilveren ringblanksaantal 30
Koperen oefenringenaantal 30
Ringdoosjesaantal 15
Polijstpastaaantal 6
Schuurpapier fijnaantal 60
Schuurpapier grofaantal 30
Polijstdoekenaantal 30
Markeerstiftenaantal 15
Meetlattenaantal 6
Ringmaatsetsaantal 6
Werkmattenaantal 15

Gereedschap

Bankschroevenaantal 6
Metaalzagenaantal 15
Vijlensetsaantal 15
Platte tangenaantal 15
Rondbektangenaantal 15
Combinatietangenaantal 6
Hamer- en ponssetsaantal 6
Ringdoornenaantal 6
Meetklokkenaantal 6
Veilingschijvenaantal 6

Apparatuur

Afzuigunitsaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 30
Gehoorbeschermingaantal 30
Werkhandschoenenaantal 30
Stofmaskersaantal 30
Eerstehulpset
Brandblusser
Veiligheidsbordenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Waterglazenaantal 36
Wijnglazenaantal 30
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Serveerbladenaantal 6
Koffiekannenaantal 2
Waterkannenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 30
Tafellopersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmapostersaantal 4

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Serveertangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Warmhoudschalenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Emmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de ringmaten uiterlijk twee weken vooraf op en controleer ze opnieuw voordat je zilveren ringblanks, koperen oefenringen en ringdoosjes bestelt. Zo voorkom je dat materiaal ontbreekt of in de verkeerde maat klaarstaat.
Plan per werktafel één complete materiaalset: werkmat, schuurpapier, vijlen, tangen, polijstdoek en passende veiligheidsinformatie. Leg de sets vóór ontvangst klaar, zodat deelnemers niet tijdens de uitleg nog spullen moeten delen.
Controleer de werkruimte minimaal één week vooraf op ventilatie, stroompunten en plaats voor afzuigunits. Metaalbewerking geeft stof en geluid; zet werktafels niet zo dicht op elkaar dat deelnemers elkaar met gereedschap hinderen.
Zet het programma in duidelijke blokken met tijd voor uitleg, oefenen, zagen, vijlen en polijsten. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor ontvangst en naamkaartjes en een afsluiting waarin de ringen worden gecontroleerd en opgeborgen.
Bereken catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en begeleiders, niet op basis van het aantal uitnodigingen. Koop verse producten pas kort voor de workshop en zet koffie, thee en water op een aparte buffettafel zodat de werkplekken vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een trouwringenworkshop?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, docenten en capaciteit. Vraag ringmaten en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor de workshop op, zodat je materialen en catering definitief kunt bestellen.
Hoeveel deelnemers kunnen aan één trouwringenworkshop meedoen?: Bepaal het aantal deelnemers op basis van het aantal werkplekken en begeleiders, niet alleen op basis van de ruimte. Reken per deelnemer op een eigen werkmat en toegang tot het benodigde gereedschap; plan extra begeleiding zodra deelnemers gereedschap moeten delen.
Welke materialen heb je nodig voor een trouwringenworkshop?: Voor het ringwerk heb je onder meer ringblanks, oefenringen, ringmaatsets, ringdoornen, schuurpapier, vijlen, tangen, polijstpasta en polijstdoeken nodig. Leg per werkplek een vaste set klaar en houd enkele reserveonderdelen achter de hand.
Wanneer stuur je de herinnering voor een trouwringenworkshop?: Stuur de praktische herinnering 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, locatie, programma, kledingadvies, eventuele dieetwensen en dat de eerder doorgegeven ringmaat en materiaalkeuze worden gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.