Checklist voor een tropisch themafeest organiseren

Een tropisch themafeest vraagt meer voorbereiding dan alleen slingers en zomerse muziek. Leg eerst thema, dresscode, locatie en datum vast en verwerk daarna aanmeldingen en dieetwensen. Plan de catering, drank, activiteiten en techniek ruim vóór de feestdag, zodat je op het laatste moment alleen nog hoeft op te bouwen. Deze checklist helpt je van uitnodiging tot buffet, fotowand en geluidsinstallatie, met aandacht voor spullen die vaak te laat worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en dresscode bepalen
2 personen
Locatie en datum bevestigen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Muziekafspeellijst samenstellen
Spelactiviteiten kiezen
2 personen
Benodigdheden controleren
2 personen
Ontbrekende materialen inkopen
2 personen
Decoratie voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Draaiboek en contactlijst printen
Dranken koelen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffetgerechten klaarmaken
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffet en bar opstellen
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Fotowand inrichten
2 personen
Lichtdecoratie installeren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziek verzorgen
Fotowand begeleiden
Tropische spellen begeleiden
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur opruimen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Overgebleven voorraad sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Garderoberek

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12

Catering

Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Tropische vlaggenlijnenaantal 6
Kunstpalmbomenaantal 4
Kunstbladerenaantal 30
Papieren bloemenaantal 40
Tafelkledenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 8
Fotowandachtergrond
Rekwisieten fotowandaantal 20
Naamkaartjesaantal 60

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Ringwerpsetaantal 2
Opblaasbare strandballenaantal 10
Limbo stok

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks-messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 4

Tips

Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk één week voor het feest. Zo kun je porties en buffetgerechten nog aanpassen voordat je boodschappen doet.
Koel dranken niet pas tijdens de opbouw. Zet koelboxen en drankdispensers vooraf klaar en begin minstens 4 uur voor aanvang met koelen, zeker als je veel gasten verwacht.
Controleer servies en buffetmateriaal minimaal 3 dagen eerder. Tel niet alleen borden en glazen, maar ook opscheplepels, serveertangen, serveerschalen en warmhoudbakken.
Test speakers, geluidsinstallatie en lichtdecoratie vóór de gasten arriveren. Plan hiervoor minstens 60 minuten in en leg de afspeellijst offline klaar als wifi onbetrouwbaar is.
Maak de fotowand en naamkaartjes vóór de opbouwdag af. Zet daarnaast tafels, stoelen, buffet en bar in het draaiboek met een concrete starttijd, zodat versieren niet ten koste gaat van de catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tropisch themafeest organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken van tevoren met locatie, datum, thema en uitnodigingen. Reserveer de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, dieetwensen, boodschappen en het definitieve draaiboek.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een tropisch themafeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur per persoon. Voorzie daarnaast ruim water en houd extra voorraad apart voor gasten die langer blijven.
Wanneer moet ik de catering voor een tropisch feest voorbereiden?: Bereken hoeveelheden zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, uiterlijk 1 week vooraf. Bereid houdbare onderdelen de dag ervoor en maak gekoelde of warme buffetgerechten zo kort mogelijk vóór aanvang klaar.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een tropisch themafeest op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, buffet, bar, decoratie en fotowand. Reserveer daarna nog 60 minuten voor het testen van speakers, lichtdecoratie, drankkoeling en de laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.