Checkliste für deine tropische Themenparty

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist etwa 10 Tage vor der Party. So kannst du Cateringmengen und Ernährungswünsche noch rechtzeitig anpassen.
• Plane Getränke getrennt nach Bar und alkoholfreien Optionen. Stelle Kühlboxen und Getränkespender spätestens 2 Stunden vor Beginn bereit; empfindliche Getränke gehören bis dahin in den Kühlschrank.
• Richte Buffet und Bar nicht erst kurz vor dem Start ein. Rechne etwa 60 bis 90 Minuten für Tische, Geschirr, Servierschalen, Warmhaltebehälter und Beschriftungen ein.
• Baue die Fotowand mit Hintergrund und Requisiten an einem gut sichtbaren, aber nicht engen Platz auf. Prüfe die Lichtdekoration und die Lautsprecher mindestens 45 Minuten vor Ankunft der Gäste.
• Drucke Ablaufplan und Kontaktliste doppelt aus und lege eine Kopie bei der Bar ab. Namensschilder, Servierzangen und Servierlöffel werden häufig vergessen, obwohl sie beim Buffet sofort gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine tropische Themenparty planen?

Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Motto, Dresscode, Ort und Datum. Die Einladungen sollten 3 bis 4 Wochen vor der Party verschickt werden, damit du ungefähr 10 Tage vor dem Termin verbindliche Zusagen hast.

Wie viel Essen brauche ich für eine tropische Themenparty?

Plane bei einem mehrstündigen Buffet ungefähr 500 bis 700 Gramm Essen pro erwachsenem Gast ein, zusätzlich zu Snacks. Passe die Menge nach den bestätigten Zusagen und spätestens 10 Tage vorher erfassten Ernährungswünschen an.

Wann soll ich Getränke für die Themenparty kühlen?

Kühle Getränke am besten am Vorabend, spätestens jedoch 4 Stunden vor Beginn. Getränkespender, Gläser und Kühlboxen sollten etwa 2 Stunden vorher an der Bar bereitstehen.

Wann muss die Dekoration für eine tropische Party fertig sein?

Beginne mit Wimpelketten, Kunstpalmen und Tischdekoration mindestens 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Plane weitere 45 bis 60 Minuten für Fotowand, Lichtdekoration, Namensschilder und den Soundcheck ein.

Ähnliche Pläne

• 24-Stunden-Rennen organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für ein 24-Stunden-Rennen brauchst
• Ein 24-Stunden-Rennen sicher und strukturiert organisieren
• 5-Kilometer-Wanderung organisieren: die Checkliste