Triatlon organiseren: checklist en planning

Een triatlon organiseren vraagt meer dan een start- en finishlocatie. Je regelt drie verschillende parcoursen, vergunningen, verkeersmaatregelen, veiligheid en tijdregistratie in één plan. Controleer het zwemwater, reserveer medische ondersteuning en reddingsboten en deel vrijwilligers per onderdeel in. Deelnemers hebben tijdig informatie nodig over startnummers, parcours en materiaal. Gebruik deze checklist om het werk van datumkeuze tot wedstrijddag in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
3 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
Zwemwater controleren
2 personen
Fietsparcours controleren
3 personen
Loopparcours controleren
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
Deelnemersregistratie openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Medische ondersteuning reserveren
2 personen
Reddingsboten reserveren
2 personen
Tijdregistratie regelen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Parcoursmarkeringen controleren
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Routeborden klaarzetten
2 personen
Tenten en tafels laden
4 personen
Finishboog laden
2 personen

Event

Startnummerbalie inrichten
4 personen
Zwemstart inrichten
5 personen
Wisselzone inrichten
5 personen
Finishgebied inrichten
5 personen
Fietsparcours afzetten
8 personen
Loopparcours afzetten
6 personen
Bochten en kruisingen markeren
4 personen
Fietsenrekken plaatsen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
4 personen
EHBO-punt inrichten
3 personen
Reddingsmateriaal controleren
3 personen
Waterposten inrichten
5 personen
Startpakketten uitdelen
5 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Fietsen controleren
2 personen
Deelnemers briefen
3 personen
Startvakken indelen
3 personen
Zwemstart begeleiden
8 personen
Wisselzone bewaken
4 personen
Fietsparcours beveiligen
10 personen
Loopparcours beveiligen
8 personen
Tussentijden registreren
4 personen
Water bijvullen
4 personen
Sportdrank bijvullen
3 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Finishers ontvangen
5 personen
Medaille-uitgifte verzorgen
2 personen
Uitslagen verwerken
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Deelnemersmaaltijd serveren
6 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

Start- en finishgebied afbreken
6 personen
Wisselzone afbreken
4 personen
Parcoursmarkeringen verwijderen
6 personen
Afval verzamelen
5 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Sportmateriaal reinigen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Verkeersmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Fietsenrekkenaantal 80
Afvalbakkenaantal 12
Dranghekkenaantal 60
Biertafelsaantal 8

Sportmateriaal

Zwemboeienaantal 12
Reddingsboeienaantal 8
Reddingslijnenaantal 4
Pionnenaantal 80
Parcourslintaantal 12
Startnummersaantal 150
Startnummerbandenaantal 150
Badmutsenaantal 150
Fietshelmenaantal 10
Bidonhoudersaantal 10
Reservefietspompenaantal 4
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 40
Finishboog
Podiumblokkenaantal 3
Medaillelintenaantal 150
Sporthanddoekenaantal 30

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 3
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Mobiele opladersaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele verlichtingaantal 6
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Handlampenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelkrattenaantal 6
Isolatiedispensersaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Voedselhandschoenenaantal 4

Decoratie

Routebordenaantal 30
Start- en finishbordenaantal 4
Pijlbordenaantal 25
Afzetlintaantal 10
Vlaggenaantal 30
Vlaggenstokkenaantal 30

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 150
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiemiddelaantal 6
Toiletpapieraantal 48
Keukenpapieraantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, zwemwater en de drie parcoursen eerst vast. Controleer daarna welke vergunningen en verkeersmaatregelen nodig zijn; aanvragen kunnen weken voor de wedstrijddag moeten worden ingediend.
Plan per onderdeel een aparte veiligheidsverantwoordelijke. Voor het zwemparcours heb je naast reddingsboten ook zwemboeien, reddingsboeien en reddingslijnen nodig; spreek portofoonkanalen vooraf af.
Wacht niet met vrijwilligers werven tot de inschrijving sluit. Maak per post een indeling voor registratie, waterkant, fietsparcours, loopparcours, bevoorrading en finish en plan bovendien reservevrijwilligers in.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de triatlon. Vermeld starttijd, startnummer, badmuts, fietshelm, wisselzones, parcoursregels en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Controleer materiaal en weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf. Test tijdregistratie, laptops, tablets, megafonen en portofoons en leg reservebinnenbanden, fietspompen en gereedschapssets klaar bij het fietsparcours.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een triatlon organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, parcours, locaties en vergunningen. Plan veiligheidsmaatregelen, medische ondersteuning en vrijwilligers uiterlijk 8 weken voor de wedstrijddag.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een triatlon?: Dat hangt af van zwemwater, openbare wegen en het aantal deelnemers. Neem minimaal 12 weken vooraf contact op met de betrokken gemeente en wegbeheerder, zodat je weet welke vergunningen en verkeersmaatregelen vereist zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een triatlon?: Maak per parcours en taak een aparte bezetting en tel daarna minimaal 10 procent reserve mee. Voor een kleine triatlon kom je vaak uit op enkele tientallen vrijwilligers, afhankelijk van parcourslengte en verkeersafzettingen.
Wanneer moet ik deelnemersinformatie en startnummers regelen?: Verwerk de aanmeldingen zodra de registratie sluit en wijs startnummers uiterlijk 7 dagen vooraf toe. Druk de deelnemerslijst en startnummers uiterlijk 1 dag voor de triatlon af en controleer wijzigingen op de wedstrijddag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.