Trialwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een trialwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours uitzetten. Je regelt tegelijk vergunningen, verzekering, wedstrijdreglement, inschrijvingen, jury en veiligheid. Begin minimaal acht weken vooraf met de locatie, het format en de vergunning voor het parcours. Daarna werk je toe naar een definitieve startlijst, een gecontroleerd parcours en een duidelijke taakverdeling voor vrijwilligers. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat je kort voor de wedstrijd nog controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie bevestigen
Parcoursvergunning aanvragen
Verzekeringsdekking controleren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Categorieën en leeftijden bepalen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgeld controleren
Startlijst publiceren
Wedstrijdnummers toewijzen
2 personen
Reserveringen maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Juryleden bevestigen
EHBO-contact bevestigen
Parcoursinspectie uitvoeren
3 personen
Obstakels selecteren
3 personen
Parcoursplan afdrukken
Wedstrijdmaterialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Wedstrijdpakketten samenstellen
3 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Parcours uitzetten
6 personen
Obstakels vastzetten
5 personen
Afzetlint aanbrengen
4 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Geluid en portofoons testen
2 personen
Jurybriefing houden
4 personen
Vrijwilligersbriefing houden
3 personen

Event

Inschrijvingen openen
3 personen
Fietscontroles uitvoeren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Parcours uitleggen
2 personen
Openingsbriefing geven
Wedstrijdonderdelen begeleiden
8 personen
Punten registreren
4 personen
Tijden registreren
2 personen
Publiek informeren
Veiligheid langs parcours bewaken
6 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Officiële uitslag publiceren
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Parcours afbreken
6 personen
Afzetlint verwijderen
3 personen
Routebordjes verwijderen
2 personen
Tenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Beschadigde materialen noteren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen
Facturen en bonnen verwerken
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Jurytafel
Statafelsaantal 4

Sportmateriaal

Houten balkenaantal 20
Houten palletsaantal 12
Betonblokkenaantal 20
Boomstammenaantal 8
Fietsbandenaantal 12
Kegelsaantal 30
Parcourslintaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Startnummersaantal 100
Nummerhoudersaantal 100
Reservefietspompenaantal 2
Fietspompaantal 2
Basisgereedschap fietsaantal 2
Reserve binnenbandenaantal 12
Fietsstandaardaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 10
Megafoon
Mobiele luidspreker
Stopwatchesaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Routebordjesaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Startvlag
Finishvlag
Podiumblokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Schenkkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Opslagboxenaantal 12
Koelelementenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat, de categorieën en leeftijden uiterlijk acht weken vooraf vast. Daarmee voorkom je dat het inschrijfformulier later opnieuw moet worden aangepast en kun je de startlijst logisch indelen.
Vraag de parcoursvergunning en controleer de verzekeringsdekking voordat je deelnemers uitnodigt. Plan de parcoursinspectie uiterlijk één week voor de wedstrijd, zodat obstakels zoals houten balken, pallets en betonblokken nog kunnen worden verplaatst.
Bevestig juryleden, EHBO-contact en vrijwilligers uiterlijk twee weken vooraf. Maak per post een indeling en geef iedere ploeg een portofoon of een duidelijk alternatief voor communicatie.
Controleer drie dagen vooraf de wedstrijdmaterialen, apparatuur en boodschappen. Test laptop, printer, verlengkabels, stekkerdozen, stopwatches en luidspreker; leg ook reserve binnenbanden, fietspompen en basisgereedschap klaar.
Maak de startnummers en nummerhouders de avond ervoor gereed en zet dranken koud. Leg op de wedstrijddag eerst de jurytafel, start- en finishzone en afzethekken klaar voordat deelnemers zich melden; zo blijft de inschrijving overzichtelijk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een trialwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met het wedstrijdformat, de locatie, vergunning en verzekering. Reserveer de laatste 2 weken voor inschrijvingen, vrijwilligers, jury en de definitieve parcourscontrole.
Wanneer moet ik de startlijst van een trialwedstrijd publiceren?: Publiceer de startlijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd, nadat startgeld en aanmeldingen zijn gecontroleerd. Zo hebben deelnemers tijd om hun categorie en starttijd na te kijken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een trialwedstrijd?: Plan minimaal 1 coördinator, 2 personen voor inschrijving en materiaal en per gelijktijdig bemande parcourszone ten minste 1 vrijwilliger. Het exacte aantal hangt af van het aantal zones en deelnemers.
Wanneer controleer ik het parcours voor een trialwedstrijd?: Voer een volledige parcoursinspectie 7 dagen vooraf uit en controleer het parcours opnieuw op de wedstrijddag, uiterlijk 2 uur voor de start. Kijk dan vooral naar afzethekken, parcourslint, obstakels en veilige doorgangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.