Checklist pour organiser une course d’essai

Une course d’essai demande plus qu’un parcours et quelques participants. Il faut obtenir l’autorisation du site, cadrer les règles, sécuriser les obstacles et répartir les rôles avant le jour J. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, des premières décisions jusqu’au rangement. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés : besoins alimentaires, numéros de course, matériel de secours pour les vélos, alimentation électrique et coordination des équipes.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Confirmer le lieu de la compétition
Demander l'autorisation du parcours
Vérifier la couverture d'assurance
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories et les âges
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les frais d’inscription
Publier la liste de départ
Attribuer les numéros de course
2 personnes
Faire les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
Confirmer le contact des premiers secours
Effectuer l’inspection du parcours
3 personnes
Sélectionner les obstacles
3 personnes
Imprimer le plan du parcours
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Composer les kits de compétition
3 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Fixer les obstacles
5 personnes
Poser le ruban de balisage
4 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Tester le son et les talkies-walkies
2 personnes
Organiser le briefing du jury
4 personnes
Animer le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Effectuer les contrôles des vélos
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer le parcours
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
Accompagner les épreuves
8 personnes
Enregistrer les points
4 personnes
Enregistrement des horaires
2 personnes
Informer le public
Surveiller la sécurité le long du parcours
6 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Publier le résultat officiel
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter le parcours
6 personnes
Retirer le ruban de délimitation
3 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Noter les matériaux endommagés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Traiter les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Table du jury
Tables hautesqté 4

Matériel de sport

Poutres en boisqté 20
Palettes en boisqté 12
Blocs de bétonqté 20
Troncs d’arbreqté 8
Pneus de véloqté 12
Cônesqté 30
Ruban de parcoursqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Numéros de départqté 100
Porte-numérosqté 100
Pompes à vélo de rechangeqté 2
Pompe à véloqté 2
Outils de base pour véloqté 2
Chambres à air de rechangeqté 12
Support à véloqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Enceinte portable
Chronomètresqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Panneaux d’orientationqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Drapeau de départ
Drapeau d'arrivée
Blocs de podiumqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Carafesqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Caisses de stockageqté 12
Pains de glaceqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commence par le format, les catégories et les âges, puis rédige le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Les participants doivent connaître les règles et le niveau d’obstacle au moment de s’inscrire.
Ne réserve pas seulement le lieu : demande aussi l’autorisation du parcours et vérifie l’assurance. Fais une inspection complète du tracé avant l’événement, puis imprime un plan pour les bénévoles et le jury.
Prévois un responsable par zone et confirme les jurés, les premiers secours et les bénévoles plusieurs jours à l’avance. Les talkies-walkies et le mégaphone évitent de dépendre du réseau mobile pendant la course.
Pour une épreuve avec vélos, contrôle les pompes, outils, chambres à air et supports au moins la veille. Une crevaison ou une valve défectueuse ne doit pas immobiliser un participant pendant le départ.
La veille, prépare les numéros de course, la liste de départ, les tables et les barrières, puis mets les boissons au frais. Garde une marge pour les rallonges, multiprises, batteries et lampes LED : ces éléments sont souvent oubliés au dernier moment.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une course d’essai ?: Ouvre le formulaire dès que le lieu, le format, les catégories et le règlement sont confirmés. Prévois au minimum 2 à 3 semaines avant la course pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et préparer la liste de départ.
Combien de temps avant faut-il inspecter le parcours ?: Fais une première inspection plusieurs jours avant l’épreuve, puis un dernier contrôle le jour précédent. Vérifie notamment les obstacles, le ruban de parcours, les cônes et les barrières de sécurité.
Que faut-il prévoir pour les réparations de vélo le jour J ?: Prévois au moins une pompe, une pompe de rechange, des outils de base, plusieurs chambres à air et un support à vélo. Installe ce poste avant l’arrivée des participants afin qu’il soit immédiatement accessible.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Regroupe et vérifie le matériel la veille, puis mets les boissons au frais suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes au départ. Imprime aussi les numéros, le plan du parcours et la liste de départ avant l’installation du site.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.