Trailrun organiseren: checklist van inschrijving tot finish

Een trailrun organiseren vraagt meer dan een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf inschrijvingen, vergunningen, toiletten, verkeersbegeleiding en een controle van alle risicopunten. Op de wedstrijddag moeten routepijlen, kilometerborden, tijdregistratie en verzorging klaarstaan voordat de eerste deelnemer vertrekt. Deze checklist helpt je het werk in de juiste volgorde te plannen, inclusief de zaken die vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Route reserveren
Vergunningen aanvragen
Toiletten reserveren
Verkeersbegeleiders regelen
Route definitief inmeten
3 personen
Risicopunten inspecteren
3 personen
Start- en finishlocatie controleren
2 personen
Routekaart afdrukken
Startnummers samenstellen
3 personen
Tijdregistratie voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Routebordjes sorteren
2 personen
Locatie afzetten
4 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Startboog en finishbord plaatsen
3 personen
Route markeren
8 personen
Kilometerborden plaatsen
4 personen
Bevoorradingsposten inrichten
6 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Inschrijving klaarzetten
4 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
5 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Bagage innemen
3 personen
Startbriefing geven
2 personen
Deelnemers laten starten
6 personen
Routeposten bemannen
12 personen
Water en sportdrank uitdelen
8 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Tijdregistratie bedienen
3 personen
Finishers registreren
4 personen
Finishermedailles uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Koffie en thee schenken
3 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Routepijlen verzamelen
6 personen
Afval rond de route opruimen
6 personen
Materialen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Tijdregistratie veiligstellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Routepijlenaantal 120
Kilometerbordenaantal 15
Markeertapeaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Finishermedaillesaantal 150
Startboog
Finishbanner
Drinkbekersaantal 300
Bagagelabelsaantal 150
Polsbandjesaantal 150

Apparatuur

Megafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 12
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Hoofdlampenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 20
Nitrilhandschoenenaantal 100
Veiligheidsvestenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Meet de route definitief na en inspecteer risicopunten voordat je routepijlen bestelt of sorteert. Markeer kruisingen, smalle passages en onduidelijke afslagen extra duidelijk met routepijlen, markeerstape of verkeerskegels.
Plan de laatste deelnemerscontrole uiterlijk enkele dagen voor de start. Controleer namen, dieetwensen, startnummers en bagagelabels, zodat je op de wedstrijddag niet tegelijk hoeft te registreren en uit te zoeken wie nog ontbreekt.
Maak een vrijwilligersbriefing van minimaal 30 minuten. Bespreek per post de portofoonfrequentie, het noodnummer, de verwachte doorkomst en wat iemand doet als een deelnemer verdwaald of gewond raakt.
Test tijdregistratie, printers, laptops, megafoons en stopwatches de avond ervoor. Neem minstens één opgeladen powerbank mee en controleer of verlengsnoeren en stekkerdozen veilig buiten kunnen worden gebruikt.
Begin opbouw met de route en veiligheidsafzetting voordat je tafels, stoelen en tenten plaatst. Zet daarna startboog, finishbanner, drinkposten en medailles klaar; houd koelboxen en thermoskannen tot vlak voor de opening gesloten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een trailrun organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, routegebruik, toiletten en verkeersbegeleiders kunnen meerdere weken voorbereiding vragen; plan de route-inspectie uiterlijk 2 weken voor de start.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een trailrun?: Reken per verzorgingspost op minimaal 0,5 liter drank per deelnemer als basis en extra voorraad voor warm weer. Koel de dranken vooraf en zet drinkbekers klaar voordat de eerste lopers worden verwacht.
Wanneer moet ik de trailrun-route markeren?: Markeer de route op de wedstrijddag zo laat mogelijk, meestal 2 tot 4 uur voor de start, zodat pijlen en linten minder snel verdwijnen. Controleer daarna de volledige route nog één keer op ontbrekende of gedraaide markeringen.
Wat moet ik de avond voor een trailrun controleren?: Controleer de weersverwachting, deelnemerslijst, startnummers, tijdregistratie, portofoons, routebordjes en stroomvoorziening. Leg materiaal per post klaar en laad powerbanks, laptops en megafoons volledig op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.