Tractorrit organiseren: complete checklist

Een tractorrit vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt toestemming, verzekering, start- en eindlocatie, chauffeurs, verkeersbegeleiding en catering in een vaste volgorde. Sluit de deelnemerslijst op tijd, zodat je startnummers, mappen, zitplaatsen en boodschappen op aantallen kunt voorbereiden. Controleer de route bovendien niet alleen op papier: smalle doorgangen, lage takken en lastige kruisingen vallen vaak pas tijdens een volledige verkenning op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Toestemming voor route aanvragen
Verzekering controleren
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Cateringruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afsluiten
Chauffeursgegevens controleren
2 personen
Tractorcontroles bevestigen
2 personen
Routekaart afdrukken
Route volledig nalopen
3 personen
Knelpunten op route markeren
2 personen
Verkeersregelaars inplannen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Routeborden sorteren
2 personen
Startnummers klaarmaken
2 personen
Deelnemersmappen klaarmaken
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Gereedschap en reserveonderdelen klaarzetten
2 personen

Event

Startlocatie openen
2 personen
Parkeerterrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verkeerskegels plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Tractoropstelling controleren
3 personen
Tractorrit begeleiden
8 personen
Verkeerspunten bemannen
6 personen
Routefotografie verzorgen
2 personen
Pechhulp beschikbaar houden
2 personen
Deelnemers terug begeleiden
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Muziek verzorgen
Verkeersregelaars aflossen
2 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
4 personen
Parkeerterrein vrijmaken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Keuken opruimen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Verkeersmateriaal retourneren
2 personen
Route controleren op afval
3 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's veilig opslaan
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Dranghekkenaantal 12
Nitril handschoenenaantal 4

Route

Routebordenaantal 25
Pijlbordenaantal 20
Startbord
Finishbord
Bordvoetenaantal 25
Spanbandenaantal 20
Markeerstokkenaantal 30
Routekaartenaantal 100

Registratie

Startnummersaantal 80
Clipboardmappenaantal 6
Balpennenaantal 30
Naamstickersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Kassa

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksbroekenaantal 4
Messenaantal 8
Serveerschalenaantal 20
Tangenaantal 8
Thermosbekersaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Nederlandse vlaggenaantal 8
Tafelkleedrollenaantal 8
Ballonnenaantal 100

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afwasteiltjesaantal 4
Wasrekkenaantal 2

Gereedschap

Gereedschapskistenaantal 2
Steeksleutelsetsaantal 2
Sjorbandenaantal 8
Startkabelsaantal 2
Compressor
Sleepkabelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route, startlocatie en eindlocatie minimaal 8 weken vooraf vast. Vraag toestemming voor de route direct aan, want aanvullende voorwaarden kunnen je planning beïnvloeden.
Sluit de deelnemerslijst 7 tot 10 dagen voor vertrek. Verwerk daarna dieetwensen, controleer chauffeursgegevens en maak startnummers en deelnemersmappen op basis van het definitieve aantal.
Rijd de volledige route uiterlijk 2 weken vooraf na en markeer knelpunten. Controleer vooral smalle wegen, scherpe bochten, lage doorgangen en plaatsen waar verkeersregelaars nodig zijn.
Maak één veiligheidsindeling voor de dag zelf: verkeersregelaars, vrijwilligers, portofoongebruik en verzamelpunten. Leg EHBO-koffers, brandblussers, veiligheidshesjes, verkeerskegels en dranghekken klaar vóór de eerste tractor aankomt.
Plan catering en stroom niet pas op de ochtend. Koel dranken de avond ervoor, bereid hapjes tijdig voor en test geluidsinstallatie, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 2 uur vóór de start.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een tractorrit organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties, toestemming en verzekering. Reserveer start-, eind- en cateringruimte zodra de datum vaststaat.
Wanneer moet de deelnemerslijst voor een tractorrit dicht?: Sluit de lijst 7 tot 10 dagen voor de rit. Dan heb je tijd om dieetwensen te verwerken, chauffeursgegevens te controleren en startnummers, deelnemersmappen en cateringhoeveelheden klaar te maken.
Wanneer controleer ik de route van een tractorrit?: Plan een volledige routecontrole uiterlijk 2 weken vooraf en loop of rijd de route nogmaals na bij de definitieve voorbereiding. Markeer knelpunten en bevestig verkeersregelaars uiterlijk 3 dagen voor vertrek.
Hoeveel tijd moet ik op de dag zelf inplannen?: Begin minimaal 2 uur vóór de start met opbouwen en testen. Zet routeborden, startbord, tafels, geluidsinstallatie en catering klaar en houd daarna minstens 30 minuten over voor ontvangst en registratie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.