Checklist voor een touwtrekwedstrijd organiseren
Een touwtrekwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een sterk touw en een grasveld. Je moet vooraf teams, wedstrijdvorm en schema vastleggen, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn. Op de dag zelf draait het om een duidelijk uitgezet terrein, gecontroleerd materiaal en iemand die de scores en startmomenten bewaakt. Deze checklist helpt je stap voor stap plannen, inclusief de onderdelen die vaak pas op het laatste moment aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdformaat bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling maken
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Deelnemers bevestigen
Prijzen bestellen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Wedstrijdterrein maaien
2 personen
Wedstrijdterrein uitzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Prijzen en scorekaarten klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Teams en regels toelichten
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Voorronde begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Tussenstand bijwerken
Finaleronde begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Muziek en sfeer verzorgen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Nazorg
Wedstrijdterrein afzetten
2 personen
Servies en materialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Scorekaarten archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Touwtrektouwaantal 2
- Middenmarkeringenaantal 2
- Veldmarkeerlijnenaantal 12
- Pionnenaantal 24
- Startfluitjesaantal 3
- Stopwatchaantal 2
- Scorebordenaantal 2
- Kleurenlintenaantal 80
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Inschrijftafel
- Afvalbakkenaantal 6
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Lijmklemmenaantal 12
- Accuboormachine
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijlampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Schenkkannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkokeraantal 2
Decoratie
- Teamvlaggenaantal 12
- Spandoekaantal 2
- Prijzenaantal 3
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Open de aanmeldingen vroeg genoeg om teams te kunnen vormen. Houd naast namen ook dieetwensen en contactgegevens bij en stuur deelnemers uiterlijk een week voor de wedstrijd hun bevestiging en praktische informatie.
- Maak het wedstrijdschema pas nadat je de teamindeling hebt gecontroleerd. Plan per ronde extra tijd voor het verzamelen van teams, een korte rustpauze en het opnieuw positioneren van de middenmarkering.
- Controleer het terrein op de wedstrijddag vóór je tenten en tafels neerzet. Maai het gras, zet veldmarkeerlijnen en pionnen vast en leg de middenmarkering zichtbaar uit ten opzichte van het touw.
- Leg al het wedstrijdmateriaal vóór de ontvangst klaar: touwtrektouw, startfluitjes, stopwatch, scoreborden, kleurenlinten en scorekaarten. Test de geluidsinstallatie en microfoon tegelijk, zodat instructies ook achter op het terrein hoorbaar zijn.
- Plan een aparte weerscontrole op de ochtend zelf. Bij regen of felle zon moeten partytenten, batterijlampen, koelboxen en een aangepaste terreinindeling klaarstaan; wijs bovendien minstens één vrijwilliger aan voor de inschrijftafel en één voor de scores.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet ik een touwtrekwedstrijd organiseren?
- Begin ongeveer 6 tot 8 weken van tevoren met de locatie, het wedstrijdformaat en de uitnodigingen. Open de aanmeldingen daarna direct, zodat je uiterlijk 1 week vooraf de teams en het schema kunt bevestigen.
- Hoe maak ik een wedstrijdschema voor touwtrekken?
- Kies eerst of teams één keer tegen elkaar spelen of via een knock-outsysteem doorgaan. Reken per wedstrijd op ongeveer 10 tot 15 minuten inclusief wisselen en plan na iedere ronde minimaal 5 minuten voor rust en uitleg.
- Wat moet ik op de dag van een touwtrekwedstrijd klaarleggen?
- Leg minstens 60 minuten voor de start het touw, de middenmarkeringen, veldmarkeerlijnen, pionnen, fluitjes, stopwatch en scoreborden klaar. Zet daarna de inschrijftafel, bewegwijzering, tenten en geluidsinstallatie op en test alles vóór de eerste deelnemers arriveren.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een touwtrekwedstrijd?
- Voor een kleinschalige wedstrijd zijn minimaal 3 vrijwilligers praktisch: één voor ontvangst, één voor tijd en scores en één voor de wedstrijdleiding. Bij meerdere velden of meer dan 8 teams heb je per extra veld minstens één extra wedstrijdbegeleider nodig.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!