Zo organiseer je een tieneravond zonder last-minute gedoe

Begin met de locatie, het programma en het verwachte aantal tieners. Daarna regel je de aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers, zodat je weet hoeveel eten, drinken en begeleiding nodig zijn. Werk vervolgens toe naar een draaiboek met spelstations, muziek en duidelijke overdrachtsmomenten. Op de dag zelf draait het vooral om een goede opbouw: registratie, techniek, koude dranken en activiteiten moeten klaarstaan voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma vastleggen
2 personen
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Sleuteloverdracht regelen
10
Spelprogramma voorbereiden
3 personen
11
Muziek afspeellijst maken
12
Benodigdheden controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Geleende spullen ophalen
2 personen
15
Aanwezigheidslijst printen
16
Programma en bordjes printen
17
Apparatuur opladen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Hotdogs voorbereiden
2 personen
21
Zaal controleren
2 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Spelstations klaarzetten
3 personen
26
Muziek aansluiten
2 personen
27
Cateringbuffet inrichten
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

29
Bezoekers verwelkomen
3 personen
30
Aanwezigen registreren
2 personen
31
Programma toelichten
32
Groepsspellen begeleiden
4 personen
33
Pauzesnacks serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Muziek verzorgen
36
Avondeten serveren
4 personen
37
Avondprogramma begeleiden
4 personen
38
Laatste ronde verzorgen
2 personen
39
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

40
Afval verzamelen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Apparatuur uitschakelen
2 personen
44
Zaal schoonmaken
4 personen
45
Toiletten controleren
46
Vergeten spullen verzamelen
2 personen
47
Locatie afsluiten
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Gevonden voorwerpen berichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Registratietafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 4
Scharenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon

Spelmateriaal

Gezelschapsspellenaantal 8
Speurkaartenaantal 60
Pionnenaantal 30
Dobbelstenenaantal 12
Ballenaantal 4
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 30

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 70
Plakbandaantal 4
Stiftenaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan naast het spelprogramma ook tijd voor ontvangst, eten, een korte pauze en opruimen, zodat activiteiten niet uitlopen.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de tieneravond. Verwerk daarna de dieetwensen, bevestig de deelname en maak een aanwezigheidslijst die bij de registratietafel ligt.
Controleer alle techniek minimaal één dag eerder. Laad Bluetoothspeakers en een microfoon op en test verlengsnoeren en stekkerdozen voordat je de zaal inricht.
Zet spelstations niet pas tijdens de inloop klaar. Leg speurkaarten, pionnen, dobbelstenen, ballen, pennen en notitieblokken per onderdeel bij elkaar en wijs per station een vrijwilliger aan.
Plan de keukenvoorbereiding vóór de zaalopbouw. Zet dranken koud, bereid hapjes en hotdogs voor en controleer snijplanken, keukenmessen, tangen en serveerschalen voordat de gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tieneravond organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, het programma en de uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond, zodat je aantallen, dieetwensen en vrijwilligers definitief kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een tieneravond?: Plan minimaal 1 vrijwilliger bij de registratie en 1 begeleider per actief spelstation. Bij meerdere stations of een grote groep reserveer je daarnaast 1 coördinator die rondloopt en knelpunten opvangt.
Wanneer zet je de zaal klaar voor een tieneravond?: Begin 2 tot 3 uur voor de ontvangst met tafels, stoelen, registratie en spelstations. Houd het laatste halfuur vrij voor een zaalcontrole, het aansluiten van apparatuur en het klaarzetten van koude dranken en eten.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een tieneravond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij op basis van de duur van de avond. Voorzie per tiener minstens 2 kleine hapjes en 1 hotdog, plus een aparte optie voor elke verzamelde dieetwens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.