Zo organiseer je een theaterworkshop

Een theaterworkshop staat of valt met een duidelijke volgorde: regel eerst de locatie en begeleiders, werk daarna het programma uit en verwerk de aanmeldingen. Plan voldoende tijd voor werkvormen, scènes en muziek, maar ook voor praktische zaken zoals dieetwensen, techniek en materialen. Op de workshopdag heb je een vaste opbouw nodig voor ontvangst, aanwezigheid en werkhoeken. Met dit plan zie je welke onderdelen vaak te laat worden geregeld en hoe je ze op tijd controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Workshopbegeleiders vastleggen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Reserveringen bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Deelnemerslijst bijhouden
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Werkvormen voorbereiden
2 personen
11
Teksten en scènes selecteren
2 personen
12
Muziek verzamelen
13
Materialen controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Locatiesleutels ophalen
16
Ruimte controleren
2 personen
17
Tafels opstellen
2 personen
18
Stoelen klaarzetten
2 personen
19
Werkhoeken inrichten
2 personen
20
Techniek aansluiten
2 personen
21
Geluid testen
2 personen
22
Catering klaarzetten
2 personen
23
Ontvangsttafel inrichten

Event

24
Deelnemers ontvangen
3 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Workshop introduceren
2 personen
27
Kennismakingsspellen begeleiden
3 personen
28
Stem- en lichaamsoefeningen geven
3 personen
29
Pauzedrankjes serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Improvisatieoefeningen begeleiden
3 personen
32
Scènes verdelen
2 personen
33
Scènes repeteren
3 personen
34
Avondmaaltijd serveren
3 personen
35
Servies verzamelen
2 personen
36
Eindpresentatie voorbereiden
3 personen
37
Eindpresentatie uitvoeren
3 personen
38
Feedbackronde begeleiden
2 personen
39
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Meubilair terugzetten
3 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Materialen inpakken
2 personen
47
Locatie afsluiten
48
Geleende spullen retourneren
49
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 5
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Laptop
Projector
Projectiescherm
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare batterijenaantal 8

Servies

Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 35
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 35
Tafelkledenaantal 5
Kledingrekkenaantal 2
Kostuumaccessoiresaantal 30
Decoratiedoekenaantal 6

Kantoorartikelen

Flip-over
Flip-overvellenaantal 30
Stiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 35
Balpennenaantal 35
Geprinte scènesaantal 35

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweil
Emmeraantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte pas definitief nadat je weet hoeveel deelnemers en begeleiders komen. Controleer vooraf of er plek is voor stoelen, tafels, werkhoeken, kledingrekken en een ontvangsttafel.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld het programma, de starttijd, benodigde kleding of materialen, bereikbaarheid en een contactpersoon voor vragen.
Sluit techniek minimaal 60 minuten voor de start aan. Test laptop, projector, scherm, speaker en microfoon afzonderlijk en leg verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen klaar.
Maak de deelnemerslijst niet pas bij binnenkomst. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen vooraf, zet naamkaartjes klaar en gebruik bij ontvangst één bijgewerkte lijst voor aanwezigheid.
Plan de catering na het aantal bevestigde deelnemers. Zet koffie, thee en water vóór de ontvangst klaar en controleer of drinkglazen, koffiekopjes, borden en bestek compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een theaterworkshop organiseren?: Leg de locatie en workshopbegeleiders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Werk het programma uiterlijk 3 weken vooraf uit en verstuur de deelnemersinformatie minimaal 7 dagen voor de workshop.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een theaterworkshopruimte klaar te zetten?: Reken voor een normale ruimte op 60 tot 90 minuten vóór de start. Daarin controleer je de ruimte, zet je stoelen en tafels klaar, richt je werkhoeken in en test je de techniek.
Wat moet ik vooraf aan deelnemers van een theaterworkshop vragen?: Vraag bij de aanmelding om naam, contactgegevens, dieetwensen en eventuele praktische beperkingen. Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 7 dagen vooraf, zodat je de deelnemerslijst en catering nog kunt aanpassen.
Wanneer test je de techniek voor een theaterworkshop?: Test geluid en beeld op de workshopdag minimaal 60 minuten vóór de ontvangst. Controleer laptop, projector, speaker en microfoon met de bestanden en kabels die je daadwerkelijk gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.