Theaterworkshop organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst

Een theaterworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen oefeningen en teksten klaarleggen. Je regelt eerst de zaal en datum, verwerkt aanmeldingen en dieetwensen en werkt daarna het programma, de rollen en de scènes uit. In de laatste week controleer je materialen zoals rekwisieten, kostuums, muziek en techniek. Op de dag zelf draait alles om een lege, geventileerde ruimte, een duidelijke inschrijftafel en een logische opstelling van stoelen en tafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Workshopdatum vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma uitwerken
2 personen
Oefeningen selecteren
2 personen
Rolverdeling voorbereiden
2 personen
Teksten en scènes printen
Muziek selecteren
Rekwisieten verzamelen
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Deelnemers herinneren

Event

Zaal openen
2 personen
Ruimte ventileren
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels klaarzetten
2 personen
Rekwisieten uitstallen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
Deelnemers ontvangen
2 personen
Introductie geven
Opwarmoefeningen begeleiden
2 personen
Improvisatieoefeningen begeleiden
2 personen
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Scènes instuderen
2 personen
Korte scènes presenteren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Rekwisieten sorteren
2 personen
Kostuums verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Zaal afsluiten
Geleende spullen retourneren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Bluetooth muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 4
Beamer
Laptop

Theatermateriaal

Rekwisietendozenaantal 4
Handspiegelsaantal 6
Klapstoelenaantal 4
Neutrale doekenaantal 6
Hoedenaantal 10
Sjaalsaantal 12
Maskersaantal 12
Handpoppenaantal 6
Kostuumbakkenaantal 4

Papierwaren

Notitieblokkenaantal 35
Balpennenaantal 35
Tekstkaartenaantal 100
Naamstickersaantal 40
Klembordenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 30
Slingeraantal 3
Pijlenbordjesaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 4

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de praktische bevestigingen uiterlijk 7 dagen vooraf: controleer de deelnemerslijst, stuur een herinnering en vraag ontbrekende dieetwensen nog één keer na. Zo weet je vóór het bestellen hoeveel catering nodig is.
Maak voor de workshop een programma met blokken van 30 tot 60 minuten. Zet per onderdeel de oefening, rolverdeling en benodigde tekstkaarten of rekwisieten erbij, zodat je tijdens de dag niets hoeft te zoeken.
Test muziek en presentatieapparatuur minstens 1 dag vooraf. Controleer de draagbare speaker, Bluetooth muziekspeler, laptop, beamer, verlengsnoeren en stekkerdozen op dezelfde plek waar je ze gebruikt.
Leg kostuums en rekwisieten per scène klaar in afzonderlijke bakken. Een korte inventaris op elke rekwisietendoos voorkomt dat hoeden, sjaals, maskers of handpoppen tussen onderdelen verdwijnen.
Kom minimaal 60 minuten vóór de start naar de zaal. Ventileer eerst, zet daarna stoelen en tafels klaar en richt als laatste de inschrijftafel in met naamstickers, notitieblokken en balpennen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een theaterworkshop organiseren?: Leg de zaal en workshopdatum bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 4 weken voor de workshop, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en de deelnemerslijst te verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een theaterworkshop klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten voor het openen en ventileren van de zaal, het opstellen van stoelen en tafels en het klaarleggen van techniek, teksten en rekwisieten. Bij meerdere scènes of kostuums is 90 minuten veiliger.
Wanneer moet ik catering voor een theaterworkshop bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, idealiter 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer uiterlijk 3 dagen voor de workshop het definitieve aantal deelnemers en de verzamelde dieetwensen.
Hoeveel rekwisieten heb ik nodig voor een theaterworkshop?: Maak per oefening of scène een lijst en leg elk item minstens één keer klaar: bijvoorbeeld rekwisietendozen, neutrale doeken, hoeden, sjaals, maskers en handpoppen. Controleer die lijst 2 dagen vooraf en houd één extra neutraal item achter de hand voor onverwachte wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.