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Theaterworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Theaterworkshop-Checkliste hilft dir, den Tag vom reservierten Saal bis zum Empfang der Teilnehmenden zu strukturieren. Lege Datum, Programm, Übungen und Rollen früh fest, damit Texte, Requisiten und Kostüme rechtzeitig bereitliegen. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Einladungen verschickt und Ernährungswünsche erfasst sein. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit zum Lüften, für die Bestuhlung, den Anmeldetisch und einen Techniktest.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Workshopdatum festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Übungen auswählen

    2 Personen

  • Rollenverteilung vorbereiten

    2 Personen

  • Texte und Szenen drucken

  • Musik auswählen

  • Requisiten sammeln

    2 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmer erinnern

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Requisiten ausstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Einführung geben

  • Aufwärmübungen anleiten

    2 Personen

  • Improvisationsübungen anleiten

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Szenen einüben

    2 Personen

  • Kurze Szenen präsentieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Requisiten sortieren

    2 Personen

  • Kostüme einsammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Saal abschließen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 35
  • TischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 6

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • Bluetooth-Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Flipchart
  • Flipchart-MarkerAnz. 4
  • Beamer
  • Laptop

Theatermaterial

  • RequisitenkistenAnz. 4
  • HandspiegelAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 4
  • Neutrale TücherAnz. 6
  • HüteAnz. 10
  • SchalsAnz. 12
  • MaskenAnz. 12
  • HandpuppenAnz. 6
  • KostümkistenAnz. 4

Papierwaren

  • NotizblöckeAnz. 35
  • KugelschreiberAnz. 35
  • TextkartenAnz. 100
  • NamensaufkleberAnz. 40
  • KlemmbretterAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 30
  • GirlandeAnz. 3
  • PfeilschilderAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 4

Reinigung

  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane Programm und Übungen spätestens 14 Tage vorher. So bleiben mindestens 7 Tage, um Rollen, Texte und Szenen zuzuordnen und fehlende Materialien zu ergänzen.
  • Verschicke die Einladungen zwei bis drei Wochen vor dem Workshop und erinnere die Angemeldeten 2 bis 3 Tage vorher. Aktualisiere dabei auch die Teilnehmerliste und notiere Ernährungswünsche.
  • Prüfe Beamer, Laptop, Lautsprecher, Musikplayer und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Ein kurzer Test mit Ton und Bild verhindert Verzögerungen beim Start.
  • Sortiere Requisiten- und Kostümkisten nach Übungen und stelle Textkarten, Namensaufkleber, Notizblöcke und Kugelschreiber am Anmeldetisch bereit. Rechne pro Person mit einem Namensaufkleber und einem Schreibstift.
  • Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vorher. Lüfte zuerst, stelle danach Stühle und Tische auf und reserviere die letzten 15 Minuten vor Beginn für Requisiten, Technik und den Empfang.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Theaterworkshop planen?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit der Saalreservierung und der Terminwahl. Zwei bis drei Wochen vor dem Workshop sollten Einladungen, Programm und erste Anmeldungen bereits laufen.
Wann verschickt man Einladungen für einen Theaterworkshop?
Verschicke die Einladungen idealerweise 14 bis 21 Tage vorher. Bitte um Rückmeldung innerhalb von 7 bis 10 Tagen, damit du Teilnehmerliste, Rollen und Catering planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Theaterworkshop?
Plane mindestens 60 Minuten für das Öffnen, Lüften, die Bestuhlung, Tische, Requisiten und den Anmeldetisch ein. Für einen Techniktest sollten zusätzlich 15 Minuten eingeplant werden.
Was muss am Tag vor dem Theaterworkshop vorbereitet werden?
Prüfe am Vortag Materialien, Technik, Texte, Requisiten und Kostüme und lege das Programm bereit. Kontrolliere außerdem die Teilnehmerliste und bestelle oder kaufe das Catering spätestens 24 Stunden vorher.

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