Tentkampeerderstreffen organiseren: checklist

Een tentkampeerderstreffen vraagt meer voorbereiding dan alleen een kampeerterrein en een datum. Je regelt tegelijk de aanmeldingen, dieetwensen, kampeerindeling, route en gezamenlijke maaltijden. Op de dag zelf moeten tentplaatsen herkenbaar zijn, het kookpunt werken en verlichting en uitgifte klaarstaan voordat deelnemers aankomen. Deze checklist bevat 49 taken en 46 spullen, zodat je stap voor stap ziet wat je vooraf regelt en wat pas tijdens de opbouw nodig is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kampeerterrein reserveren
Evenementdatum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Kampeerregels versturen
Menu en dieetopties bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Kampeerindeling maken
2 personen
Routebeschrijving maken
Weersverwachting controleren
Deelnemers laatste informatie sturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Betaal- en kassamateriaal klaarleggen

Event

Kampeerplaatsen markeren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Kook- en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Kampeerplaatsen aanwijzen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Kennismakingsronde begeleiden
Kampeertips demonstreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Kampvuurprogramma begeleiden
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drank opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 6
Klapstoelaantal 45
Tafelkleedaantal 6

Kampeeruitrusting

Pionaantal 20
Afzetlintaantal 2
Grondzeilaantal 4
Hameraantal 3
Haringtrekkeraantal 2
Tentkoordaantal 2

Servies

Herbruikbaar bordaantal 50
Herbruikbare komaantal 50
Herbruikbare bekeraantal 60
Besteksetaantal 50
Serveerschaalaantal 8
Opscheplepelaantal 6

Keuken

Gasbranderaantal 3
Gasflesaantal 3
Kookpanaantal 4
Koelboxaantal 4
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangaantal 4
Waterkanaantal 4

Apparatuur

Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoeraantal 4
Ledlantaarnaantal 6
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 3

Decoratie

Welkomstbord
Naamstickeraantal 50
Tafeldecoratieaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakaantal 6
Afwasteilaantal 3
Afwasborstelaantal 3
Sponsaantal 6
Theedoekaantal 12
Handdoekaantal 6
Bezemaantal 2
Blikgrijperaantal 2

Veiligheid

EHBO-set
Brandblusseraantal 2
Zaklampaantal 4
Werkhandschoenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de kampeerregels samen met de laatste informatie, uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Vermeld daarin de route, aankomsttijd, plaats voor tenten en wat deelnemers zelf meenemen.
Maak de kampeerindeling zodra de aanmeldingen sluiten. Markeer plaatsen met pionnen en afzetlint en houd ruimte vrij voor partytenten, tafels, kookpunt en looproutes.
Controleer dieetwensen voordat je het menu en de boodschappenlijst vastlegt. Leg dieetopties apart klaar en gebruik afzonderlijke serveerschalen en opscheplepels om verwisseling te voorkomen.
Test vóór vertrek of gasbrander, gasfles, verlichting, verlengkabel en stekkerdoos samen bruikbaar zijn. Een ontbrekende kabel of lege gasfles merk je anders pas tijdens de opbouw.
Koel dranken pas nadat het eten en de uitgifte zijn ingepland. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en reserveer koelruimte voor dieetproducten en water.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tentkampeerderstreffen organiseren?: Reserveer het kampeerterrein bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen zodra de datum en locatie bevestigd zijn, zodat je uiterlijk 3 weken voor het treffen de aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel drank moet ik regelen voor een tentkampeerderstreffen?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een bijeenkomst van 4 uur is 6 tot 8 drankjes per persoon een bruikbaar uitgangspunt, met extra water bij warm weer.
Wanneer maak ik de kampeerindeling?: Maak de indeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 1 tot 2 weken voor het treffen. Houd daarna nog ruimte voor late wijzigingen en markeer de plaatsen op de dag zelf met pionnen en afzetlint.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste opbouwen?: Begin 2 tot 3 uur voor aankomst met het markeren van kampeerplaatsen en het opbouwen van partytenten. Richt daarna tafels, stoelen, kook- en uitgiftepunt, verlichting en infopunt in; zet servies en bestek pas klaar nadat de werkplekken staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.