Zo organiseer je een tentkampeerderstreffen

Begin met het kampeerterrein en leg de datum pas vast zodra de reservering rond is. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en informatie over tenten, aankomst en vertrek. Werk vervolgens de kampeerindeling, routebeschrijving en catering uit. Op de opbouwdag draait alles om duidelijke zones: gemarkeerde kampeerplaatsen, een kook- en uitgiftepunt, een infopunt en een verlichte gezamenlijke ruimte. Stuur de laatste praktische informatie uiterlijk enkele dagen vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampeerterrein reserveren
2
Evenementdatum bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Kampeerregels versturen
8
Menu en dieetopties bepalen
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Kampeerindeling maken
2 personen
11
Routebeschrijving maken
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemers laatste informatie sturen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Betaal- en kassamateriaal klaarleggen

Event

19
Kampeerplaatsen markeren
3 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Kook- en uitgiftepunt inrichten
3 personen
23
Verlichting ophangen
2 personen
24
Infopunt inrichten
2 personen
25
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
26
Hapjes klaarzetten
2 personen
27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Kampeerplaatsen aanwijzen
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Kennismakingsronde begeleiden
32
Kampeertips demonstreren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
35
Avondmaaltijd serveren
3 personen
36
Kampvuurprogramma begeleiden
2 personen
37
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Eten en drank opruimen
3 personen
41
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
42
Partytenten afbreken
4 personen
43
Verlichting verwijderen
2 personen
44
Terrein schoonmaken
4 personen
45
Afval naar containers brengen
2 personen
46
Materialen controleren
2 personen
47
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
49
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 6
Klapstoelaantal 45
Tafelkleedaantal 6

Kampeeruitrusting

Pionaantal 20
Afzetlintaantal 2
Grondzeilaantal 4
Hameraantal 3
Haringtrekkeraantal 2
Tentkoordaantal 2

Servies

Herbruikbaar bordaantal 50
Herbruikbare komaantal 50
Herbruikbare bekeraantal 60
Besteksetaantal 50
Serveerschaalaantal 8
Opscheplepelaantal 6

Keuken

Gasbranderaantal 3
Gasflesaantal 3
Kookpanaantal 4
Koelboxaantal 4
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangaantal 4
Waterkanaantal 4

Apparatuur

Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoeraantal 4
Ledlantaarnaantal 6
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 3

Decoratie

Welkomstbord
Naamstickeraantal 50
Tafeldecoratieaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakaantal 6
Afwasteilaantal 3
Afwasborstelaantal 3
Sponsaantal 6
Theedoekaantal 12
Handdoekaantal 6
Bezemaantal 2
Blikgrijperaantal 2

Veiligheid

EHBO-set
Brandblusseraantal 2
Zaklampaantal 4
Werkhandschoenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de kampeerindeling niet pas bij aankomst. Reserveer per deelnemer of tent een duidelijk vak en markeer de plaatsen met pionnen en afzetlint; houd daarnaast ruimte vrij voor looproutes en hulpdiensten.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit de lijst uiterlijk één week voor het treffen. Zo kun je het menu, de boodschappen en aparte serveerschalen nog rustig controleren.
Plan de opbouw in zones: eerst partytenten en tafels, daarna het kook- en uitgiftepunt, het infopunt en de verlichting. Test verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers arriveren.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg grondzeilen, haringen, een hamer en een haringtrekker klaar; partytenten zonder goede verankering kunnen bij wind problemen geven.
Stuur de laatste informatie drie tot vijf dagen vooraf met route, aankomsttijd, kampeerregels, paklijst en contactgegevens. Vermeld ook waar deelnemers zich melden en hoe betalingen of de kas worden geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tentkampeerderstreffen organiseren?: Reserveer het kampeerterrein bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 3 weken voor het treffen genoeg aanmeldingen hebt voor de indeling en boodschappen.
Wanneer maak je de kampeerindeling voor een tentkampeerderstreffen?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen sluiten, ongeveer 1 tot 2 weken vooraf. Werk haar na de laatste afmelding of wijziging bij en markeer de plaatsen op de opbouwdag.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een tentkampeerderstreffen?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met alcoholvrije en dieetgebonden opties.
Wanneer stuur je de laatste informatie naar deelnemers?: Stuur de praktische deelnemersinformatie 3 tot 5 dagen vooraf. Controleer de weersverwachting opnieuw 24 tot 48 uur voor aanvang en stuur alleen bij wijzigingen nog een korte update.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.