Zo organiseer je een vrouwenkampeerweekend

Begin 4 tot 8 weken vooraf met het reserveren van de kampeerplek en het vaststellen van het maximale aantal deelnemers. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en praktische informatie over route, parkeren, slaapplaatsen en dieetwensen. Plan de boodschappen en het verzamelen van kampeermaterialen pas nadat het aantal deelnemers bekend is. Op de dag zelf werk je van terreincontrole en opbouw naar koken, ontvangst en het aanwijzen van tentplaatsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampeerplek reserveren
2
Deelnemersaantal vaststellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemersinformatie versturen
7
Slaapplaatsen indelen
8
Weersvoorspelling controleren
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Koelproducten inkopen
2 personen
12
Kampeermaterialen verzamelen
3 personen
13
Boodschappen sorteren
2 personen
14
Koelboxen vullen
2 personen
15
Route en parkeerinformatie controleren

Event

16
Terrein controleren
2 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Verlichting ophangen
2 personen
20
Kookplek inrichten
3 personen
21
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
22
Deelnemers ontvangen
3 personen
23
Polsbandjes uitdelen
24
Tentplaatsen aanwijzen
2 personen
25
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Koffie en thee zetten
2 personen
28
Activiteitenmateriaal klaarleggen
2 personen
29
Middagactiviteit begeleiden
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
32
Avondmaaltijd serveren
3 personen
33
Avondprogramma begeleiden
3 personen
34
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
35
Ontbijt voorbereiden
3 personen
36
Ontbijt serveren
3 personen
37
Lunchpakketten samenstellen
2 personen
38
Ochtendactiviteit begeleiden
3 personen
39
Lunch serveren
2 personen
40
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Tenten en partytenten afbreken
4 personen
42
Meubilair terugzetten
3 personen
43
Servies en kookmateriaal afwassen
3 personen
44
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
45
Terrein schoonmaken
3 personen
46
Materialen controleren en drogen
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
49
Locatiesleutel inleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Picknickdekensaantal 6

Kampeeruitrusting

Groepstentenaantal 2
Grondzeilenaantal 2
Haringenaantal 40
Tenthamersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermosflessenaantal 4

Keuken

Campingkookstellenaantal 3
Gaspatronenaantal 8
Grote kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 40
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Oplaadbare lantaarnsaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Naamkaartjesaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor vertrek. Controleer daarna de boodschappenlijst opnieuw, zodat je niet alleen hoofdmaaltijden maar ook koelproducten en drank voor het juiste aantal deelnemers inkoopt.
Maak de slaapindeling minstens 3 dagen vooraf en stuur die samen met route- en parkeerinformatie. Zo kunnen deelnemers thuis controleren wat ze meenemen en voorkom je discussie bij aankomst.
Controleer de weersvoorspelling 48 uur voor vertrek en nogmaals op de ochtend zelf. Bij regen moeten partytenten, grondzeilen, verlichting en een droge kookplek als eerste op orde zijn.
Vul koelboxen pas vlak voor vertrek en sorteer boodschappen per maaltijd of gebruiksmoment. Koelproducten blijven zo langer koud en de kookplek kan sneller worden ingericht.
Reserveer op de opbouwdag tijd voor ontvangst: zet de ontvangsttafel klaar, leg naamkaartjes en polsbandjes neer en wijs tentplaatsen aan. Reken ongeveer 5 minuten per deelnemer voor aanmelden en wegwijs maken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een vrouwenkampeerweekend organiseren?: Reserveer de kampeerplek bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je ongeveer 3 weken voor vertrek een betrouwbaar deelnemersaantal hebt voor slaapplaatsen en boodschappen.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een vrouwenkampeerweekend?: Bereken per deelnemer alle hoofdmaaltijden, ontbijt en tussendoortjes voor de volledige verblijfsduur. Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; koop koelproducten pas nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt.
Wanneer maak je de slaapindeling voor een kampeerweekend?: Maak de indeling uiterlijk 3 dagen voor vertrek, nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Stuur haar samen met de deelnemersinformatie, route en parkeerinstructies zodat iedereen weet waar de tentplaats is.
Wat moet je op de dag zelf eerst doen bij een vrouwenkampeerweekend?: Controleer eerst het terrein, de ondergrond en de route naar de parkeerplek. Bouw daarna partytenten op, richt tafels, stoelen en de kookplek in en hang verlichting op voordat de eerste deelnemers worden ontvangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.