Checklist voor een goed georganiseerd tennistoernooi

Een tennistoernooi staat of valt met een strak schema en materiaal dat vóór de eerste wedstrijd klaarstaat. Leg eerst datum, locatie, banen en toernooiformat vast; daarna volgen inschrijvingen, betalingen en de deelnemersinformatie. Plan ook scheidsrechters en vrijwilligers, want scorekaarten, baanindeling en uitslagen vragen tijdens de dag continu aandacht. Controleer de tennisballen, netten, scoreborden en reserveballen uiterlijk de dag ervoor. Met een bevestigd alternatief bij slecht weer voorkom je last-minute afzeggingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum en locatie vastleggen
2 personen
Tennisbanen reserveren
Toernooiformat bepalen
2 personen
Prijzengeld en prijzen regelen
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Betalingen controleren
Wedstrijdschema maken
2 personen
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Baanindeling bevestigen
Scheidsrechters benaderen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Prijzen bestellen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Alternatief bij slecht weer bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Toernooimateriaal verzamelen
2 personen
Wedstrijdschema afdrukken
Scorekaarten voorbereiden
Tennisballen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Sandwiches en fruit klaarzetten
3 personen
Ballen en rackets klaarleggen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdleidingtafel inrichten
2 personen
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
Baanbordjes plaatsen
2 personen
Infoborden ophangen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
EHBO-koffer controleren
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Baanindeling toelichten
Opening en spelregels uitleggen
2 personen
Eerste wedstrijden starten
4 personen
Scores verzamelen
2 personen
Wedstrijden omroepen
Tennisballen uitdelen
2 personen
Wedstrijdmateriaal aanvullen
Sandwiches en fruit serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Banden en netten controleren
2 personen
Halve finales begeleiden
3 personen
Finale begeleiden
3 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Tennisnetten en palen afbreken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Banen en kleedruimtes schoonmaken
3 personen
Keuken en uitgiftepunt schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten koelen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 8
Partytentenaantal 3

Sportmateriaal

Tennisnettenaantal 4
Tennisnetpalenaantal 8
Tennisballenaantal 48
Reserveballenaantal 24
Tennisscorebordenaantal 4
Tennisracketsaantal 12
Gripsaantal 20
Trainingshesjesaantal 20
Markeerkegelsaantal 20
Baanborstelsaantal 4
Handdoekenaantal 30
Waterflessen herbruikbaaraantal 50

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Powerbanksaantal 3
Koelboxenaantal 4
Luchtpompaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Theeglazenaantal 40
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelcontainersaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Tangenaantal 4

Decoratie

Toernooivlaggenaantal 8
Richtingsbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 30
A4-bordhoudersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 2
EHBO-koffer

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer niet alleen het verwachte aantal tennisbanen, maar leg ook vast hoeveel minuten wisseltijd je tussen wedstrijden nodig hebt. Stuur het definitieve schema pas nadat de baanindeling en wedstrijdregels zijn bevestigd.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 7 dagen voor het toernooi. Verwerk daarna de betalingen, dieetwensen en deelnemerslijst voordat je het wedstrijdschema maakt.
Leg per baan een set klaar met scorekaarten, een scorebord, tennisballen en reserveballen. Controleer de ballen uiterlijk de avond ervoor; een tekort valt op de speeldag nauwelijks nog snel op te lossen.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: ontvangst, uitslagen, materiaal en catering. Zorg dat schema’s en scorekaarten zowel geprint als op een laptop beschikbaar zijn, en test printer, verlengkabels en stekkerdozen vooraf.
Regel vóór de wedstrijddag wat er gebeurt bij regen of harde wind. Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf, en communiceer de beslissing met alle deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tennistoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, tennisbanen en toernooiformat. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de inschrijving 7 dagen voor het toernooi, zodat je tijd houdt voor het schema.
Hoeveel tennisballen heb ik nodig voor een toernooi?: Reken per baan op minstens één wedstrijdbalset plus reserveballen. Leg daarnaast per baan meerdere reserveballen klaar; bij veel wedstrijden of jeugdspelers loopt het verbruik sneller op.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een tennistoernooi?: Maak het schema nadat de inschrijving is gesloten en betalingen zijn gecontroleerd, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Bevestig de baanindeling en stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 2 dagen voor de eerste wedstrijd.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een tennistoernooi?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van het toernooi. Bevestig vooraf een alternatief, zoals verplaatsen of een indoorlocatie, en informeer deelnemers zodra de beslissing is genomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.