Tekenworkshop organiseren: een praktische checklist

Een tekenworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen papier en potloden klaarleggen. Je regelt eerst de werkruimte en het programma, daarna de deelnemers, materialen en catering. In de laatste week controleer je leveringen, verwerk je dieetwensen en maak je de tekenpakketten compleet. Op de dag zelf draait alles om een overzichtelijke opstelling, goed licht en een korte uitleg waarmee iedereen direct kan beginnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Werkruimte reserveren
Workshopprogramma vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Praktische informatie versturen
Tekenspullen bestellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Leveringen controleren
Werkbladen printen
Voorbeeldtekeningen maken
Tekenpakketten samenstellen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Dranken koelen
Snacks voorbereiden
2 personen
Broodmaaltijd voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafels beschermen
2 personen
Tekenmaterialen klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
2 personen
Techniek en verlichting testen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma en materialen uitleggen
Basistechnieken demonstreren
Tekenopdracht begeleiden
2 personen
Dranken en snacks serveren
2 personen
Vervolgoefeningen begeleiden
2 personen
Broodmaaltijd serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Vrij tekenen begeleiden
2 personen
Werkstukken presenteren
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Tekenmaterialen inpakken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Voorraad tellen
Herbruikbare materialen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 22
Bijzettafelsaantal 2
Kapstok

Apparatuur

Tafellampenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker
Keukentimer
Koelboxenaantal 2

Tekenen

Tekenpapier A4aantal 250
Schetsboekenaantal 22
Grafietpotlodenaantal 60
Kleurpotlodenaantal 22
Finelinersaantal 44
Kneedgummenaantal 22
Puntenslijpersaantal 12
Houtskoolsticksaantal 44
Doezelaarsaantal 22
Linialenaantal 22
Onderleggersaantal 22
Mengpalettenaantal 22
Waterbekersaantal 22
Penseelsetsaantal 22
Plakbandaantal 6
Kleefgumaantal 4
Scharenaantal 8
Potloodbakjesaantal 10
Tekenmappenaantal 22

Decoratie

Tafelkleedrollenaantal 3
Naambadgesaantal 25
Badgehoudersaantal 25
Welkomstbord

Servies

Drinkglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 24
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerplateausaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Waterkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk twee weken vooraf vast en stuur daarna de praktische informatie, inclusief starttijd, bereikbaarheid en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Controleer dit uiterlijk 5 dagen voor de workshop, zodat je de broodmaaltijd en snacks gericht kunt voorbereiden.
Controleer tekenmaterialen en leveringen minimaal 3 dagen vooraf. Maak per deelnemer een tekenpakket met papier, potloden, gum en de materialen die bij het programma horen.
Test verlichting en techniek voordat deelnemers binnenkomen. Tel tafellampen, verlengsnoeren en stekkerdozen na en leg snoeren zo dat niemand erover struikelt.
Zet tafels, stoelen en beschermmateriaal minstens 60 minuten voor aanvang klaar. Leg werkbladen, voorbeeldtekeningen, naambadges en tekenmaterialen per tafel overzichtelijk neer.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een tekenworkshop organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de werkruimte, het programma en de uitnodigingen. Reserveer daarna tijd voor aanmeldingen, bestellingen en het verzamelen van dieetwensen.
Hoeveel tekenmateriaal heb ik per deelnemer nodig?: Reken minimaal één tekenpakket per deelnemer en bestel 10 procent extra verbruiksmateriaal. Voor 20 deelnemers betekent dat 22 sets papier, potloden, gummen en andere programma-materialen.
Wanneer moet ik de materialen voor een tekenworkshop bestellen?: Bestel tekenpapier, potloden en overige materialen uiterlijk 2 weken vooraf. Controleer de levering uiterlijk 3 dagen voor de workshop, zodat ontbrekende spullen nog kunnen worden aangevuld.
Hoe lang van tevoren moet ik de ruimte klaarzetten?: Plan minstens 60 minuten voor de opbouw. Daarmee houd je tijd over om tafels te beschermen, materialen klaar te leggen, de verlichting te testen en het cateringbuffet in te richten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.