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Zeichenworkshop organisieren: die komplette Checkliste

Eine Zeichenworkshop-Checkliste hilft dir, den Termin vom reservierten Arbeitsbereich bis zum Empfang der Teilnehmenden sauber vorzubereiten. Plane zuerst Programm, Raum und Anmeldungen, danach bestellst du Zeichenmaterial und organisierst Verpflegung. In den letzten Tagen werden Arbeitsblätter, Zeichenpakete und Namensschilder vorbereitet. Am Veranstaltungstag zählen gut geschützte Tische, getestete Beleuchtung und griffbereite Materialien.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Arbeitsbereich reservieren

  • Workshopprogramm festlegen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Praktische Informationen versenden

  • Zeichenmaterial bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Lieferungen überprüfen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Beispielzeichnungen anfertigen

  • Zeichenpakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Brotmahlzeit vorbereiten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tische schützen

    2 Personen

  • Zeichenmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    2 Personen

  • Technik und Beleuchtung testen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Programm und Materialien erklären

  • Grundtechniken vorführen

  • Zeichenauftrag begleiten

    2 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    2 Personen

  • Folgeübungen begleiten

    2 Personen

  • Brotmahlzeit servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Freies Zeichnen anleiten

    2 Personen

  • Arbeiten präsentieren

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Zeichenmaterialien einpacken

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Bestände zählen

  • Wiederverwendbare Materialien verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 5
  • StühleAnz. 22
  • BeistelltischeAnz. 2
  • Garderobenständer

Ausstattung

  • TischlampenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • Küchentimer
  • KühlboxenAnz. 2

Zeichnen

  • Zeichenpapier A4Anz. 250
  • SkizzenbücherAnz. 22
  • Bleistifte aus GraphitAnz. 60
  • BuntstifteAnz. 22
  • FinelinerAnz. 44
  • KnetradiererAnz. 22
  • BleistiftspitzerAnz. 12
  • HolzkohlestäbeAnz. 44
  • DämmerlichtAnz. 22
  • LinealeAnz. 22
  • UntersetzerAnz. 22
  • MischpalettenAnz. 22
  • WasserbecherAnz. 22
  • PinselsetsAnz. 22
  • KlebebandAnz. 6
  • KlebestiftAnz. 4
  • ScherenAnz. 8
  • BleistifthalterAnz. 10
  • ZeichenmappenAnz. 22

Dekoration

  • TischdeckenrollenAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 25
  • BadgehalterAnz. 25
  • Willkommensschild

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 30
  • KaffeetassenAnz. 24
  • TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • ServierplattenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 4

Reinigung

  • Reinigungs-EimerAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • Staubsauger

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Arbeitsbereich mindestens 4 Wochen vorher und prüfe, ob für Tische, Stühle, Beistelltische und Garderobenständer genug Platz bleibt.
  • Lege das Workshopprogramm spätestens 3 Wochen vor dem Termin fest. Verschicke danach Einladungen und sende praktische Informationen erst, wenn Uhrzeit, Raum und Materialbedarf feststehen.
  • Bestelle Zeichenpapier, Skizzenbücher, Graphit- und Buntstifte, Fineliner sowie Radierer mindestens 2 Wochen vorher. Prüfe Lieferungen spätestens 5 Tage vor dem Workshop, damit fehlendes Material noch ersetzt werden kann.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und prüfe die Einkaufsliste 3 bis 5 Tage vorher. Getränke, Snacks und die Brotmahlzeit sollten am Vortag vorbereitet oder eingekauft werden.
  • Bereite Zeichenpakete, Arbeitsblätter und Namensschilder am Vortag vor. Stelle Tische und Stühle frühzeitig auf, schütze die Tischflächen und teste Tischlampen, Verlängerungskabel und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Zeichenworkshop-Checkliste beginnen?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Raumreservierung, Programm, Einladungen und Materialbestellung brauchen mehr Vorlauf als die Vorbereitung am Veranstaltungstag.
Wann sollte ich das Zeichenmaterial für einen Workshop bestellen?
Bestelle Papier, Skizzenbücher und Zeichenwerkzeuge mindestens 2 Wochen vorher. Prüfe die Lieferung spätestens 5 Tage vor dem Workshop, damit Nachbestellungen noch möglich sind.
Was muss am Tag vor der Zeichenworkshop vorbereitet werden?
Stelle Zeichenpakete zusammen, drucke Arbeitsblätter aus und bereite Namensschilder, Snacks und die Brotmahlzeit vor. Kühle die Getränke und lege die Materialien nach Arbeitsplätzen sortiert bereit.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Zeichenwerkstatt?
Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Tischschutz, Material, Cateringbuffet und Technik ein. Beleuchtung und Lautsprecher solltest du spätestens 60 Minuten vor Beginn testen.

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