Checklist voor een teamzeilwedstrijd organiseren
Een teamzeilwedstrijd vraagt om meer dan boten en een starttijd. Je legt eerst het wedstrijdformat, reglement en veiligheidsplan vast en werkt daarna toe naar de deelnemersindeling, route en startvolgorde. In de laatste week controleer je boten, zwemvesten, boeien, marifoons en waterdichte wedstrijdinformatie. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratiebalie, een goed uitgezette start- en finishlijn en afspraken die ook op het water verstaanbaar blijven.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
Zeilboten reserveren
Start- en finishgebied bepalen
3 personen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersindeling maken
2 personen
Startvolgorde publiceren
Weersverwachting controleren
Wedstrijdinstructies printen
Routekaarten printen
Boodschappen doen
2 personen
Zeilboten inspecteren
3 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Start- en finishmaterialen klaarzetten
2 personen
Deelnemerslijst klaarleggen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Wedstrijdboeien uitleggen
3 personen
Startlijn uitzetten
3 personen
Finishlijn uitzetten
3 personen
Botensleutels en documenten verdelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Haven en steigers controleren
2 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Teamhesjes uitdelen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Wedstrijdbriefing geven
3 personen
Lunch serveren
3 personen
Teams naar boten begeleiden
4 personen
Boten naar startgebied begeleiden
3 personen
Start eerste race uitvoeren
3 personen
Race één begeleiden
5 personen
Race één uitslagen noteren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Korte pauze serveren
2 personen
Race twee starten
3 personen
Race twee begeleiden
5 personen
Race twee uitslagen noteren
2 personen
Boten terug naar haven begeleiden
3 personen
Boten en zeilen controleren
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Einduitslag berekenen
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking houden
3 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
Boeien en lijnen binnenhalen
3 personen
Boten schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Haven schoonmaken
3 personen
Uitslagen online publiceren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Wedstrijdmateriaal droog opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Tafelkledenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Zeilbotenaantal 8
- Zwemvestenaantal 50
- Wedstrijdboeienaantal 8
- Ankerlijnenaantal 8
- Startvlaggenaantal 3
- Finishvlaggenaantal 3
- Teamhesjesaantal 50
- Fluitjesaantal 6
- Waterdichte scorebordenaantal 2
- Waterdichte scorekaartenaantal 30
- Waterdichte routekaartenaantal 12
- Reservepeddelsaantal 8
- Sleeplijnenaantal 4
- Nooddekensaantal 20
- Waterdichte schrijfplankenaantal 6
- Reservezeilenaantal 2
- Afdekzeilenaantal 8
- Reddingsboeienaantal 4
- Werplijnenaantal 4
- Wedstrijdnummersaantal 8
- Prijzenaantal 3
- Medaillelintenaantal 50
Apparatuur
- Marifoonsaantal 4
- Megafoon
- Laptopsaantal 2
- Powerbanksaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Waterdichte portofoonsaantal 6
- Waterdichte telefoonhoezenaantal 10
- Stopwatchesaantal 4
- Rekenmachinesaantal 2
- Printer
- Verrekijkersaantal 3
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Servies
- Glazenaantal 80
- Koffiebekersaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 2
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Gasbrandersaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Kookpannenaantal 4
- Koelmattenaantal 8
- Handdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 4
- Rubberen handschoenenaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 12
- Opvouwbare afvalcontainersaantal 6
- Afvalgrijpersaantal 3
Decoratie
- Eventbanierenaantal 4
- Teamtafellabelsaantal 8
- Pijlbordenaantal 10
- Startnummersaantal 8
Tips
- Plan de veiligheidscontrole uiterlijk één week vooraf en controleer per boot de zwemvesten, reservepeddels, sleeplijnen en marifoons. Leg nooddekens en andere veiligheidsmaterialen op een vaste, bekende plek.
- Publiceer de startvolgorde en deelnemersindeling minimaal 24 uur voor de wedstrijd. Zo kunnen teams hun registratie, boot en teamhesjes controleren voordat ze naar het water gaan.
- Print wedstrijdinstructies, routekaarten en scorekaarten op waterbestendig materiaal en neem per team minstens één reserve-exemplaar mee. Gewoon papier is bij wind en opspattend water snel onbruikbaar.
- Richt de registratiebalie minstens 60 minuten voor de eerste start in met de deelnemerslijst, teamhesjes, fluitjes en een megafoon. Houd laptops, powerbanks en verlengsnoeren droog en zorg dat de balie ook zonder internet bruikbaar blijft.
- Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur en 2 uur voor de start. Zet partytenten, tafels, stoelen en afvalbakken pas definitief neer nadat je rekening hebt gehouden met wind, looproutes en de plaats van start- en finishmaterialen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een teamzeilwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het wedstrijdformat, de deelnemersregels, bootreserveringen en vergunningen. Reserveer de zeilboten en controleer de veiligheidsvereisten zodra de datum vaststaat; geschikte boten en locaties zijn vaak het eerst bezet.
- Wanneer controleer ik de zeilboten en het veiligheidsmateriaal?
- Doe een eerste controle 7 dagen voor de wedstrijd en een laatste inspectie op de wedstrijddag, minimaal 2 uur voor de start. Controleer dan onder meer zwemvesten, ankerlijnen, reservepeddels, sleeplijnen, marifoons en nooddekens.
- Hoe laat moeten deelnemers zich registreren voor een teamzeilwedstrijd?
- Open de registratiebalie 60 tot 90 minuten voor de eerste start. Sluit de registratie uiterlijk 30 minuten voor de start, zodat je de deelnemerslijst, indeling en eventuele wijzigingen nog met de wedstrijdleiding kunt afstemmen.
- Wanneer publiceer ik de startvolgorde en routekaarten?
- Publiceer de startvolgorde minstens 24 uur vooraf en leg de routekaarten bij de registratiebalie klaar vanaf het openingsmoment. Geef de wedstrijdinstructies en de ligging van de boeien nog één keer mondeling door voordat teams naar de startlijn vertrekken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!