Zo organiseer je een teamweekend zonder last-minute gedoe

Begin een teamweekend niet met boodschappen doen, maar met de groepsaccommodatie, deelnemers en het programma. Zodra je weet wie meegaat, verzamel je dieetwensen en stem je vervoer, activiteiten en slaapplaatsen af. Deel route, adressen en programma vooraf, zodat niemand op het laatste moment hoeft te zoeken. Op locatie draait de voorbereiding om een korte controle: ruimtes, tafels en stoelen, materialen, koeling en de ontvangsttafel moeten klaarstaan voordat de eerste deelnemer arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst bijwerken
5
Groepsaccommodatie reserveren
6
Activiteiten reserveren
7
Vervoer afstemmen
8
Programma delen
9
Weersvoorspelling controleren
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Koelboxen vullen
2 personen
13
Materialen verzamelen
2 personen
14
Route en adressen delen

Event

15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimtes controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
22
Deelnemers ontvangen
2 personen
23
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
24
Kamers en slaapplaatsen verdelen
2 personen
25
Programma toelichten
26
Teamactiviteit begeleiden
3 personen
27
Pauzesnacks klaarzetten
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Barbecue voorbereiden
3 personen
30
Salades en bijgerechten maken
3 personen
31
Tafels dekken
3 personen
32
Barbecue serveren
4 personen
33
Dessert serveren
2 personen
34
Avondactiviteit begeleiden
2 personen
35
Ontbijt klaarzetten
3 personen
36
Ontbijt serveren
2 personen

Nazorg

37
Servies verzamelen
3 personen
38
Afval scheiden
2 personen
39
Keuken schoonmaken
3 personen
40
Slaapruimtes controleren
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Meubilair terugplaatsen
3 personen
43
Materialen inpakken
2 personen
44
Sleutels en locatie opleveren
45
Geleende spullen retourneren
2 personen
46
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Barkrukkenaantal 4
Tafelkleedaantal 6

Servies

Bordenaantal 24
Kommetjesaantal 24
Glazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 24
Messenaantal 24
Vorkenaantal 24
Lepelsaantal 24
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Schaaltjesaantal 8
Opslagbakkenaantal 8

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Thermoskannenaantal 3

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 3
Touwtrektouw
Pionnenaantal 12
Spelkaartenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Ballonnenaantal 40
Naamkaartjesaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
Led-lantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de groepsaccommodatie en activiteiten voordat je het programma definitief maakt. Plan daarnaast een alternatief voor buitenactiviteiten, zodat regen niet het hele weekend omgooit.
Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor vertrek en verwerk ze direct in de boodschappenlijst. Controleer daarna nog één keer of er genoeg servies, keukenmateriaal en opslagbakken zijn.
Maak de deelnemerslijst leidend voor vervoer, kamers en slaapplaatsen. Deel route en adressen minstens drie dagen vooraf, inclusief eventuele vertrektijden en verzamelpunten.
Zet drankjes en koelboxen niet pas bij aankomst klaar. Vul de koelboxen vooraf en zet dranken koud zodra de locatie open is; controleer ook verlengsnoeren, powerbanks en thermoskannen.
Plan op de eerste dag extra tijd voor ontvangst en kamerindeling. Zorg dat tafels, stoelen, de ontvangsttafel, spelmateriaal en welkomstdrankjes minstens 30 minuten vóór aankomst klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een teamweekend organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de groepsaccommodatie, activiteiten en uitnodigingen. Rond dieetwensen, vervoer en het programma uiterlijk 1 week voor vertrek af.
Hoe maak je een programma voor een teamweekend?: Plan per dag maximaal 2 tot 3 vaste activiteiten en laat ruimte voor maaltijden, reistijd en pauzes. Deel het programma minstens 3 dagen vooraf, zodat deelnemers weten wat ze moeten meenemen en wanneer ze aanwezig moeten zijn.
Wanneer regel je de boodschappen voor een teamweekend?: Controleer de boodschappenlijst 2 tot 3 dagen vooraf en doe de boodschappen uiterlijk de dag voor vertrek. Koop bederfelijke producten zo laat mogelijk en vul de koelboxen vlak voor vertrek.
Hoe voorkom je chaos bij de aankomst van een teamweekend?: Wijs één persoon aan voor ontvangst en één voor kamers en slaapplaatsen. Zet de ontvangsttafel, welkomstdrankjes en het programma minstens 30 minuten vóór de verwachte aankomst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.