Organiser un week-end d’équipe, étape par étape
Un week-end d’équipe se prépare d’abord sur le papier : combien de personnes viennent, où elles dorment et comment elles se déplacent. Commence par les invitations et les inscriptions, puis bloque rapidement l’hébergement et les activités. Les repas, les besoins alimentaires et les achats viennent ensuite, avant de finaliser le programme et l’itinéraire. Sur place, prévois une arrivée structurée : boissons de bienvenue, répartition des chambres et présentation du programme.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
- 2
Traiter les inscriptions
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Mettre à jour la liste des participants
- 5
Réserver un hébergement de groupe
- 6
Réserver les activités
- 7
Coordonner le transport
- 8
Partager le programme
- 9
Vérifier les prévisions météo
- 10
Vérifier la liste des courses
- 11
Faire les courses
2 personnes
- 12
Remplir les glacières
2 personnes
- 13
Rassembler le matériel
2 personnes
- 14
Partager l’itinéraire et les adresses
Événement
- 15
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 16
Vérifier les espaces
2 personnes
- 17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 18
Suspendre la décoration
2 personnes
- 19
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
- 20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 21
Aménager la table d'accueil
- 22
Accueillir les participants
2 personnes
- 23
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
- 24
Répartir les chambres et les couchages
2 personnes
- 25
Présenter le programme
- 26
Encadrer l’activité d’équipe
3 personnes
- 27
Préparer les en-cas de la pause
2 personnes
- 28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 29
Préparer le barbecue
3 personnes
- 30
Préparer les salades et les accompagnements
3 personnes
- 31
Dresser les tables
3 personnes
- 32
Servir le barbecue
4 personnes
- 33
Servir le dessert
2 personnes
- 34
Animer l’activité du soir
2 personnes
- 35
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
- 36
Servir le petit-déjeuner
2 personnes
Suivi
- 37
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 38
Trier les déchets
2 personnes
- 39
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 40
Vérifier les espaces de couchage
2 personnes
- 41
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 42
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 43
Emballer le matériel
2 personnes
- 44
Remettre les clés et le lieu
- 45
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 46
Rapporter les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Tabourets de barqté 4
- Nappeqté 6
Vaisselle
- Assiettesqté 24
- Petits bolsqté 24
- Verresqté 30
- Tasses à caféqté 24
- Couteauxqté 24
- Fourchettesqté 24
- Cuillèresqté 24
- Louchesqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Saladiersqté 4
- Petits bolsqté 8
- Bacs de rangementqté 8
Équipement
- Barbecueqté 2
- Glacièresqté 4
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Rallongesqté 3
- Batteries externesqté 4
- Thermosqté 3
Matériel de sport
- Ballons de footballqté 2
- Frisbeesqté 3
- Corde de tir à la corde
- Cônesqté 12
- Cartes de jeuqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 4
- Ballonsqté 40
- Badges nominatifsqté 24
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 3
- Lanternes LEDqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Épongesqté 6
- Chiffons de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Lance les invitations au moins 6 semaines avant le départ et fixe une date limite d’inscription à 3 semaines. Tu auras ainsi le temps de confirmer les chambres, les activités et les besoins alimentaires.
- Réserve l’hébergement de groupe avant les activités : pour 20 participants, vérifie dès le départ la répartition des chambres et des couchages afin d’éviter les changements de dernière minute.
- Partage le programme, l’itinéraire et les adresses au moins 7 jours avant le week-end. Indique aussi l’heure de rendez-vous, les moyens de transport et ce que chacun doit prévoir.
- Prépare les repas à partir du nombre final de participants, en distinguant les besoins alimentaires recueillis. Fais les courses la veille, puis remplis les glacières et mets les boissons au frais avant l’arrivée du groupe.
- Prévois 60 à 90 minutes avant l’accueil pour vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, préparer la table d’accueil et rassembler le matériel de jeu. Vérifie aussi la météo afin d’adapter les activités extérieures.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un week-end d’équipe ?
- Envoie-les environ 6 semaines avant le départ, avec une date limite d’inscription fixée 3 semaines avant. Ce délai laisse le temps de réserver l’hébergement, les activités et le transport selon le nombre réel de participants.
- Combien de temps faut-il pour préparer l’arrivée du groupe ?
- Prévois 60 à 90 minutes avant l’heure d’accueil. Ce temps couvre la vérification des espaces, l’installation des tables et des chaises, la mise au frais des boissons et la préparation du matériel de jeu.
- Quand partager le programme et l’itinéraire ?
- Partage le programme, l’itinéraire et les adresses au moins 7 jours avant le week-end. Envoie une mise à jour dès qu’un horaire, une activité ou un lieu change.
- Que faut-il vérifier la veille d’un week-end d’équipe ?
- Vérifie la liste des courses, les inscriptions, les besoins alimentaires, la météo et les réservations. Fais les courses la veille, prépare les glacières et rassemble le matériel pour éviter les achats urgents le jour du départ.
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