Teamweekend organiseren: checklist en planning

Een teamweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen een accommodatie en een programma. Je moet deelnemers, dieetwensen, vervoer, slaapplaatsen en activiteiten op elkaar afstemmen, terwijl ook boodschappen, materialen en techniek op tijd klaarstaan. Begin met de groepsaccommodatie en reserveringen, werk daarna de deelnemersinformatie uit en controleer vlak voor vertrek het weer en de route. Op deze pagina staat het plan in een vaste volgorde, zodat je niets op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Groepsaccommodatie reserveren
Activiteiten reserveren
Vervoer afstemmen
Programma delen
Weersvoorspelling controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Route en adressen delen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Deelnemers ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Kamers en slaapplaatsen verdelen
2 personen
Programma toelichten
Teamactiviteit begeleiden
3 personen
Pauzesnacks klaarzetten
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Salades en bijgerechten maken
3 personen
Tafels dekken
3 personen
Barbecue serveren
4 personen
Dessert serveren
2 personen
Avondactiviteit begeleiden
2 personen
Ontbijt klaarzetten
3 personen
Ontbijt serveren
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden
2 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Slaapruimtes controleren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Sleutels en locatie opleveren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Barkrukkenaantal 4
Tafelkleedaantal 6

Servies

Bordenaantal 24
Kommetjesaantal 24
Glazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 24
Messenaantal 24
Vorkenaantal 24
Lepelsaantal 24
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Schaaltjesaantal 8
Opslagbakkenaantal 8

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Thermoskannenaantal 3

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 3
Touwtrektouw
Pionnenaantal 12
Spelkaartenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Ballonnenaantal 40
Naamkaartjesaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
Led-lantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de groepsaccommodatie en activiteiten zodra je een voorlopige deelnemerslijst hebt. Houd minimaal 4 weken ruimte tussen de reservering en het weekend voor wijzigingen in aantallen en dieetwensen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en zet ze direct naast de deelnemerslijst. Zo kun je boodschappen, servies en maaltijden aanpassen zonder op de vertrekdag nog te moeten bellen.
Deel programma, route en adressen uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet ook vertrektijd, vervoersafspraken en de indeling van kamers en slaapplaatsen in hetzelfde bericht.
Controleer 48 uur vooraf de weersvoorspelling en pas buitenactiviteiten daarop aan. Leg sportmateriaal, spelkaarten, speakers, powerbanks en verlengsnoeren vervolgens per activiteit bij elkaar.
Plan voor de ontvangst minimaal 30 minuten opbouwtijd. Zet tafels en stoelen klaar, richt de ontvangsttafel in, koel drank en leg het programma en de kamerindeling zichtbaar klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een teamweekend organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de groepsaccommodatie, activiteiten en vervoer. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 4 weken voor vertrek een bruikbare deelnemerslijst hebt.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een teamweekend verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 2 weken voor vertrek. Controleer de lijst nog één keer voordat je boodschappen doet.
Hoeveel tijd heb je nodig om een teamweekend op te bouwen?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, versiering, spelmateriaal, drank en de ontvangsttafel. Kom minimaal 30 minuten vóór de eerste deelnemers aan voor een laatste controle van ruimtes en techniek.
Wanneer deel je het programma en de route voor een teamweekend?: Deel programma, route, adressen en vervoersafspraken uiterlijk 3 dagen vooraf. Stuur op de ochtend zelf alleen nog wijzigingen, zoals een aangepaste vertrektijd door het weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.