Checklist pour organiser un week-end d’équipe

Un week-end d’équipe demande de coordonner les participants, l’hébergement, les activités et la logistique sur place. Commence par confirmer qui vient et leurs besoins alimentaires, puis réserve les chambres, les activités et le transport. Dans les derniers jours, vérifie la météo, les courses, le matériel et les adresses à partager. Cette checklist te permet d’avancer dans le bon ordre et d’éviter les oublis qui compliquent l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Réserver un hébergement de groupe
Réserver les activités
Coordonner le transport
Partager le programme
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Partager l’itinéraire et les adresses

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Accueillir les participants
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Répartir les chambres et les couchages
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer l’activité d’équipe
3 personnes
Préparer les en-cas de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Préparer les salades et les accompagnements
3 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Animer l’activité du soir
2 personnes
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Vérifier les espaces de couchage
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Remettre les clés et le lieu
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Tabourets de barqté 4
Nappeqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 24
Petits bolsqté 24
Verresqté 30
Tasses à caféqté 24
Couteauxqté 24
Fourchettesqté 24
Cuillèresqté 24
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Saladiersqté 4
Petits bolsqté 8
Bacs de rangementqté 8

Équipement

Barbecueqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Batteries externesqté 4
Thermosqté 3

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Frisbeesqté 3
Corde de tir à la corde
Cônesqté 12
Cartes de jeuqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 4
Ballonsqté 40
Badges nominatifsqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3
Lanternes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Épongesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Lance les invitations au moins 4 à 6 semaines avant le départ. Fixe une date limite d’inscription et utilise les réponses pour mettre à jour le nombre de chambres, de repas et de places dans les véhicules.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription, plutôt que quelques jours avant le départ. Prévois ensuite les quantités de courses selon le nombre final de participants, avec une marge pour les repas et les boissons.
Réserve l’hébergement et les activités avant de diffuser le programme définitif. Réunis dans un même message les horaires, l’itinéraire, les adresses utiles et les consignes de transport.
Fais la vérification logistique 48 heures avant l’arrivée : météo, liste des courses, glacières, matériel de jeu, rallonges et batteries externes. Mets les boissons au frais assez tôt pour qu’elles soient prêtes à l’accueil.
Prépare l’arrivée avant le premier participant : ouvre le lieu, vérifie les espaces, installe les tables et les chaises, aménage la table d’accueil et répartis les chambres. Présente ensuite le programme et les couchages en quelques minutes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un week-end d’équipe ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant le départ. Donne une date limite d’inscription environ 3 semaines avant, afin de confirmer l’hébergement, le transport et les repas.
Quand réserver l’hébergement pour un week-end d’équipe ?: Réserve l’hébergement dès que la période et une première estimation du groupe sont connues, généralement 6 à 8 semaines à l’avance. Confirme le nombre de chambres après la clôture des inscriptions.
Combien de temps avant faut-il préparer les courses et les boissons ?: Vérifie la liste des courses 48 heures avant le week-end et fais les achats la veille ou le jour du départ selon les produits. Mets les boissons dans les glacières plusieurs heures avant l’accueil pour qu’elles soient bien fraîches.
Quand partager le programme et l’itinéraire aux participants ?: Partage le programme, l’itinéraire et les adresses au plus tard 3 à 5 jours avant le départ. Envoie une courte mise à jour la veille si un horaire, une activité ou la météo change.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.