Zo organiseer je een teamuitje met sportactiviteiten en barbecue

Begin met het vastleggen van het programma en de locatie: plan de sportactiviteit en barbecue op dezelfde plek of controleer de reistijd ertussen. Reserveer beide onderdelen voordat je uitnodigingen verstuurt en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Verzamel tegelijk dieetwensen, vervoersinformatie en beschikbaarheid. Maak daarna de deelnemerslijst, deel teams in en stem de boodschappen en materialen af op het definitieve aantal. Controleer in de laatste week het weer en regel een alternatief voor regen of harde wind.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en locatie vastleggen
2 personen
2
Sportactiviteit reserveren
3
Barbecuelocatie reserveren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vervoer en parkeerinformatie delen
8
Definitieve deelnemerslijst maken
9
Teamindeling maken
2 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Menu en dieetopties bepalen
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Barbecue en materiaal controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
17
Hapjes en salades voorbereiden
3 personen
18
Barbecueproducten portioneren
2 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Barbecue opstellen
3 personen
22
Sportvelden uitzetten
3 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
25
Muziek en verlichting testen
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Programma en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
28
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Sportmateriaal opruimen
3 personen
32
Barbecue aansteken
2 personen
33
Barbecue bereiden
3 personen
34
Barbecue serveren
3 personen
35
Buffet aanvullen
2 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

38
Afval gescheiden verzamelen
3 personen
39
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
40
Barbecue veilig doven
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Materialen inladen
3 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Restanten en afval afvoeren
2 personen
46
Voorraadmateriaal schoon opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Buffettafelsaantal 2
Partytentenaantal 2
Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare drinkglazenaantal 40
Herbruikbare koffiekopjesaantal 24
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Oplaadbare lampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 3

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 6
Pionnenaantal 24
Teamhesjesaantal 24
Touwtrektouw
Scorebordenaantal 2
Fluitjesaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de overgang tussen sport en barbecue ruim: houd minimaal 30 minuten aan voor omkleden, materiaal opruimen en handen wassen. Zo begint het eten niet terwijl een deel van het team nog op het veld staat.
Verstuur de uitnodiging minstens 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het uitje. Pas daarna de teamindeling, porties en boodschappen aan op het definitieve aantal deelnemers.
Vraag dieetwensen niet alleen mondeling uit, maar laat iedereen ze bij de aanmelding invullen. Label vegetarische, veganistische en allergievrije opties afzonderlijk voordat het buffet wordt klaargezet.
Controleer uiterlijk 48 uur vooraf of barbecue, sportmateriaal, tafels, stoelen, koelboxen en partytenten compleet zijn. Test ook Bluetoothspeakers, verlengsnoeren en oplaadbare lampen voordat de locatie opengaat.
Zet op de dag zelf eerst de barbecue, tafels, dranktafel en sportvelden klaar en test daarna muziek en verlichting. Koel dranken enkele uren vooraf en houd een aparte plek vrij voor afval en gebruikt servies.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een teamuitje met barbecue organiseren?: Leg locatie en sportactiviteit bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging ongeveer 3 weken voor de datum en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf.
Hoeveel drank heb je nodig voor een teamuitje met barbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast minstens 0,5 liter water per persoon voor de sportactiviteit, meer bij warm weer.
Wanneer maak je de teamindeling voor sportactiviteiten?: Maak de definitieve teamindeling 5 tot 7 dagen vooraf, zodra de deelnemerslijst sluit. Houd rekening met het aantal spelers per activiteit en neem een paar wisselspelers of reserveplaatsen mee.
Wat doe je bij regen tijdens een sportief teamuitje met barbecue?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 24 uur vooraf. Regel minstens één overdekte plek, zoals een partytent of binnenruimte, en bepaal vooraf welke sportactiviteit bij regen doorgaat of wordt vervangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.