Organiser une sortie d’équipe avec sport et barbecue

Une sortie d’équipe avec activités sportives et barbecue se prépare dans cet ordre : réserver le lieu et l’activité, confirmer les participants, puis gérer la nourriture et le matériel. Le point délicat est de coordonner les horaires du sport, l’installation du barbecue et les besoins alimentaires. Prévoyez aussi une solution en cas de pluie, un accès clair au stationnement et des équipes équilibrées. Le jour J, installez d’abord les zones de jeu et le mobilier, puis le buffet et les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer le programme et le lieu
2 personnes
2
Réserver une activité sportive
3
Réserver l'emplacement du barbecue
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Partager les informations sur le transport et le stationnement
8
Établir la liste définitive des participants
9
Établir la répartition des équipes
2 personnes
10
Vérifier les prévisions météo
11
Définir le menu et les options alimentaires
2 personnes
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Vérifier le barbecue et le matériel
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Rassembler le matériel sportif
2 personnes
17
Préparer les amuse-bouches et les salades
3 personnes
18
Portionner les produits de barbecue
2 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer le barbecue
3 personnes
22
Délimiter les terrains de sport
3 personnes
23
Suspendre la décoration
2 personnes
24
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
25
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes

Événement

26
Accueillir les participants
2 personnes
27
Expliquer le programme et les règles de sécurité
2 personnes
28
Encadrer les activités sportives
4 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Servir des amuse-bouches
2 personnes
31
Ranger le matériel sportif
3 personnes
32
Allumer le barbecue
2 personnes
33
Préparer le barbecue
3 personnes
34
Servir le barbecue
3 personnes
35
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
36
Servir le café et le thé
2 personnes
37
Annoncer le dernier tour

Suivi

38
Collecter les déchets séparément
3 personnes
39
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
40
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Charger le matériel
3 personnes
44
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
45
Évacuer les restes et les déchets
2 personnes
46
Ranger proprement le matériel de stock
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Tables de buffetqté 2
Tentes de réceptionqté 2
Glacièresqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 30
Bols réutilisablesqté 30
Verres réutilisablesqté 40
Tasses à café réutilisablesqté 24
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Barbecuesqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Lampes rechargeablesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2
Thermosqté 3

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 6
Cônesqté 24
Chasubles d’équipeqté 24
Corde de tir à la corde
Panneaux de scoreqté 2
Siffletsqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 4
Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Balai et pelleqté 2
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations : indiquez l’heure de rendez-vous, la durée de l’activité sportive, l’emplacement du barbecue et les possibilités de stationnement.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la sortie. Utilisez les réponses pour établir la liste définitive, les équipes et les besoins alimentaires sans devoir relancer chacun la veille.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis à nouveau le matin même. Prévoyez des tentes de réception ou une organisation de repli si l’activité et le repas se déroulent dehors.
Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis réfrigérez-les plusieurs heures à l’avance dans les glacières. Gardez aussi une zone séparée pour les options sans alcool.
Le jour J, arrivez au moins 2 heures avant le début : installez les tables, les chaises, le barbecue, les terrains et le buffet, puis testez la musique, l’éclairage et les rallonges avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une sortie d’équipe avec barbecue ?: Commencez 4 à 6 semaines avant pour réserver l’activité sportive et l’emplacement du barbecue. Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant et clôturez les inscriptions environ 10 jours avant.
Que prévoir pour une sortie d’équipe sportive en cas de pluie ?: Vérifiez la météo 48 heures avant et définissez une décision finale le matin même. Prévoyez un espace couvert pour le repas et confirmez avec le lieu si l’activité peut être déplacée ou annulée.
Combien de boissons prévoir pour un barbecue d’équipe ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez la quantité à la durée de la sortie et à la météo. Ajoutez de l’eau et des boissons sans alcool en quantité équivalente aux autres options.
Quand préparer les aliments pour un barbecue de groupe ?: Préparez les salades et les amuse-bouches le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant le départ. Portionnez les produits du barbecue et gardez-les au frais jusqu’à leur utilisation.

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