Zo organiseer je een Taizéweekend

Een Taizéweekend vraagt om een vaste volgorde: eerst leg je datum, programma, locatie en slaapruimtes vast, daarna regel je deelnemers en inhoud. Verzamel dieetwensen en noodcontacten al bij de aanmelding, zodat je niet vlak voor vertrek hoeft na te bellen. Werk het gebedsprogramma uit met Bijbelteksten, liederen en stilte-instructies en test de apparatuur vooraf. In de laatste dagen draait alles om boodschappen, slaapruimtes, sleutels en een gecontroleerde deelnemerslijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en slaapruimtes reserveren
2 personen
3
Aanmeldformulier opstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Noodcontacten verzamelen
8
Deelnemerslijst controleren
2 personen
9
Groepsindeling maken
2 personen
10
Gebedsprogramma uitwerken
2 personen
11
Bijbelteksten selecteren
2 personen
12
Liederen selecteren
3 personen
13
Liederenbundels voorbereiden
2 personen
14
Stilte-instructies opstellen
15
Welkomstpakket samenstellen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen bestellen
2 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Apparatuur testen
2 personen
20
Ruimtesleutels ophalen
21
Boodschappen ophalen
2 personen
22
Verse producten controleren
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Ruimtes schoonmaken
3 personen
25
Slaapruimtes inrichten
4 personen
26
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
27
Gebedsruimte inrichten
3 personen
28
Kaarsen en doeken plaatsen
2 personen
29
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
32
Naamkaartjes klaarleggen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Fruit en brood klaarzetten
2 personen

Event

35
Registratietafel bemannen
2 personen
36
Deelnemers verwelkomen
3 personen
37
Slaapplaatsen toewijzen
2 personen
38
Welkomstdrank serveren
2 personen
39
Openingswoord verzorgen
40
Kennismakingsronde begeleiden
3 personen
41
Bijbelgesprek begeleiden
4 personen
42
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Avondgebed begeleiden
3 personen
45
Stilteviering begeleiden
3 personen
46
Thee en avondhap serveren
2 personen
47
Gebedsruimte afsluiten
2 personen
48
Ontbijt voorbereiden
3 personen
49
Ontbijt serveren
4 personen
50
Ochtendgebed begeleiden
3 personen
51
Groepsgesprekken begeleiden
5 personen
52
Lunch voorbereiden
4 personen
53
Lunch serveren
5 personen
54
Middagviering begeleiden
3 personen
55
Creatieve bezinning begeleiden
4 personen
56
Slotviering begeleiden
4 personen
57
Slotwoord uitspreken
58
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Afval verzamelen
3 personen
60
Servies afwassen
4 personen
61
Keuken schoonmaken
3 personen
62
Zaal schoonmaken
3 personen
63
Slaapruimtes opruimen
4 personen
64
Meubilair terugplaatsen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Apparatuur afkoppelen
2 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 50
Tafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Tafelkledenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 50
Kommetjesaantal 50
Ontbijtbordenaantal 50
Mokkenaantal 50
Drinkglazenaantal 50
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 6
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Snijplank voor broodaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiokabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Projectiescherm
Beamer
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 3
Glazen windlichtenaantal 12
Theelichthoudersaantal 20

Decoratie

Kruis
Gekleurde doekenaantal 8
Bloemenvazenaantal 6
Naamkaartstandaardsaantal 50
Kurk prikbordenaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermosflessenaantal 6
Broodmandenaantal 6
Koffiefiltersaantal 2
Suikerkommenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Servettenhoudersaantal 6
Boodschappen

Slaapmateriaal

Slaapmattenaantal 45
Dekensaantal 45
Kussensaantal 45
Handdoekenaantal 45

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afwasteiltjesaantal 4
Sponsjesaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan per gebedsmoment tijd voor liederen, Bijbeltekst en stilte en zet ook maaltijden, aankomst en vertrek met begin- en eindtijd in hetzelfde overzicht.
Reserveer locatie en slaapruimtes zodra de datum bekend is. Controleer vooraf hoeveel bedden, stoelen en tafels beschikbaar zijn en maak een aparte indeling voor deelnemers, begeleiding en eventuele rustige slaapplaatsen.
Laat in het aanmeldformulier naast naam en contactgegevens ook dieetwensen en een noodcontact invullen. Controleer de deelnemerslijst uiterlijk één week voor het weekend en maak daarna pas de groepsindeling.
Bereid liederenbundels en welkomstpakketten minstens enkele dagen vooraf voor. Test draagbare speakers, microfoons, standaards, audiokabels, verlengkabels en stekkerdozen in de ruimte waar je ze gebruikt.
Plan boodschappen en verse producten niet op het laatste moment. Haal houdbare boodschappen eerder op, controleer verse producten bij ontvangst, koel dranken op tijd en richt slaapruimtes pas af nadat sleutels en toegang zijn geregeld.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Taizéweekend organiseren?: Leg de datum en het programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer de locatie en slaapruimtes direct daarna, zodat je uitnodigingen met concrete informatie kunt versturen.
Hoeveel voorbereidingstijd heb je nodig voor een Taizéweekend?: Reken op minimaal 6 weken voor aanmelden, groepsindeling en inhoudelijke voorbereiding. Plan in de laatste week het controleren van de deelnemerslijst, de boodschappen, materialen en apparatuur.
Wanneer verzamel je dieetwensen en noodcontacten?: Vraag beide gegevens op in het aanmeldformulier en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor aankomst. Controleer daarna of de informatie zichtbaar is voor de mensen die maaltijden en begeleiding verzorgen.
Wanneer test je de apparatuur voor een Taizéweekend?: Test speakers, microfoons en bekabeling uiterlijk 2 dagen vooraf in de echte gebedsruimte. Neem ook verlengkabels en stekkerdozen mee, zodat je niet tijdens het eerste gebedsmoment hoeft te improviseren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.