Taizéweekend organiseren: checklist en planning

Een Taizéweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je regelt slaapruimtes, aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten, maar ook liederen, stilte-instructies en materialen voor gebed en maaltijden. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar een gecontroleerde deelnemerslijst en groepsindeling. In de laatste dagen draait alles om boodschappen, sleutels, techniek, koeling en het gereedmaken van de ruimtes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en slaapruimtes reserveren
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Gebedsprogramma uitwerken
2 personen
Bijbelteksten selecteren
2 personen
Liederen selecteren
3 personen
Liederenbundels voorbereiden
2 personen
Stilte-instructies opstellen
Welkomstpakket samenstellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Apparatuur testen
2 personen
Ruimtesleutels ophalen
Boodschappen ophalen
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Slaapruimtes inrichten
4 personen
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
Gebedsruimte inrichten
3 personen
Kaarsen en doeken plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Fruit en brood klaarzetten
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Slaapplaatsen toewijzen
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Kennismakingsronde begeleiden
3 personen
Bijbelgesprek begeleiden
4 personen
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondgebed begeleiden
3 personen
Stilteviering begeleiden
3 personen
Thee en avondhap serveren
2 personen
Gebedsruimte afsluiten
2 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Ochtendgebed begeleiden
3 personen
Groepsgesprekken begeleiden
5 personen
Lunch voorbereiden
4 personen
Lunch serveren
5 personen
Middagviering begeleiden
3 personen
Creatieve bezinning begeleiden
4 personen
Slotviering begeleiden
4 personen
Slotwoord uitspreken
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Slaapruimtes opruimen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur afkoppelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 50
Tafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Tafelkledenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 50
Kommetjesaantal 50
Ontbijtbordenaantal 50
Mokkenaantal 50
Drinkglazenaantal 50
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 6
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Snijplank voor broodaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiokabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Projectiescherm
Beamer
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 3
Glazen windlichtenaantal 12
Theelichthoudersaantal 20

Decoratie

Kruis
Gekleurde doekenaantal 8
Bloemenvazenaantal 6
Naamkaartstandaardsaantal 50
Kurk prikbordenaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermosflessenaantal 6
Broodmandenaantal 6
Koffiefiltersaantal 2
Suikerkommenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Servettenhoudersaantal 6
Boodschappen

Slaapmateriaal

Slaapmattenaantal 45
Dekensaantal 45
Kussensaantal 45
Handdoekenaantal 45

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afwasteiltjesaantal 4
Sponsjesaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld per onderdeel de begintijd, duur en ruimte, zodat deelnemers weten wanneer gebed, maaltijden, stilte en rust plaatsvinden.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten meteen bij de aanmelding. Controleer de deelnemerslijst uiterlijk één week vooraf en gebruik die gegevens ook voor de groepsindeling.
Plan de slaapruimtes niet pas op de aankomstdag. Maak vooraf een indeling, richt de kamers in en controleer of er genoeg stoelen, tafels en kapstokken zijn voor de gezamenlijke ruimtes.
Test draagbare speakers, microfoons, standaards, audiokabels en stroomvoorziening minimaal één dag eerder. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen in de ruimte waar het gebedsprogramma plaatsvindt.
Haal verse producten en gekoelde dranken zo laat mogelijk op, maar regel de boodschappen eerder. Controleer bij ontvangst de verse producten en zet de dranken direct koud; zo voorkom je een tekort tijdens het weekend.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Taizéweekend organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de deelnemerslijst ongeveer 1 week voor het weekend af.
Wanneer verzamel ik dieetwensen en noodcontacten voor een Taizéweekend?: Vraag beide gegevens op het aanmeldformulier op, dus vanaf het moment dat de uitnodiging uitgaat. Controleer de gegevens uiterlijk 7 dagen voor de start en neem wijzigingen daarna direct over in de deelnemerslijst.
Wanneer moet ik het gebedsprogramma voor een Taizéweekend af hebben?: Werk het gebedsprogramma, de Bijbelteksten en de liederen minimaal 2 weken vooraf uit. Bereid de liederenbundels en stilte-instructies uiterlijk 3 dagen voor de start voor.
Wanneer test ik de apparatuur voor een Taizéweekend?: Test speakers, microfoons en kabels minimaal 24 uur vooraf op de plek waar ze worden gebruikt. Leg ook de verlengkabels en stekkerdozen klaar, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft aan te sluiten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.