Zo organiseer je een tafeltennistoernooi

Begin niet met de boodschappen, maar met het toernooiformat en de beschikbare locatie. Het aantal tafels bepaalt hoeveel wedstrijden tegelijk kunnen plaatsvinden en dus hoe lang de dag duurt. Open daarna de inschrijving, leg wedstrijdregels en deadlines vast en deel vrijwilligers in voor ontvangst, scores en catering. In de laatste week controleer je materialen, deelnemers, dieetwensen en het wedstrijdschema. Op de dag zelf werk je van een lege sportvloer naar ingerichte wedstrijdtafels, publieksruimte en duidelijke bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Toernooiformat bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Inschrijfformulier openen
5
Sponsoren benaderen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Prijzen bestellen
10
Wedstrijdregels uitwerken
2 personen
11
Toernooi-indeling maken
2 personen
12
Deelnemers bevestigen
13
Vrijwilligers indelen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
17
Eten gekoeld opslaan
2 personen
18
Wedstrijdschema printen
19
Deelnemersmail versturen
20
Locatie openen
2 personen
21
Sportvloer controleren
2 personen
22
Tafeltennistafels opstellen
6 personen
23
Netten monteren
4 personen
24
Wedstrijdtafels inrichten
3 personen
25
Stoelen en publieksruimte plaatsen
4 personen
26
Registratiebalie opbouwen
2 personen
27
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Ballen en batjes klaarleggen
2 personen
31
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Openingsuitleg geven
2 personen
34
Wedstrijden begeleiden
8 personen
35
Uitslagen registreren
2 personen
36
Publiek informeren
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Buffet opruimen
2 personen
40
Finale begeleiden
4 personen
41
Winnaars huldigen
3 personen
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Tafeltennistafels afbreken
6 personen
44
Meubilair terugplaatsen
4 personen
45
Afval verzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Materialen controleren
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Uitslagen publiceren
51
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tafeltennistafelsaantal 8
Tafeltennisnettenaantal 8
Tafeltennisbatjesaantal 24
Tafeltennisballenaantal 120
Scorebordenaantal 8
Veldafzettingenaantal 32
Stopwatchesaantal 4

Meubilair

Stoelenaantal 70
Klaptafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterdispensersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Wedstrijdpostersaantal 8
Papieren slingersaantal 6
Afplaktapeaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je inschrijvingen opent en controleer hoeveel tafeltennistafels, stopcontacten en stoelen er werkelijk beschikbaar zijn. Plan daarnaast tijd voor het opstellen van tafels, netten en veldafzettingen.
Kies het format vóór je deelnemers bevestigt. Leg vast hoeveel poulewedstrijden of knock-outrondes iemand speelt, hoe lang een wedstrijd maximaal duurt en welke regels gelden bij gelijke standen.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het toernooi en stuur daarna de definitieve deelnemersmail. Vermeld daarin het aanvangstijdstip, de indeling, wedstrijdregels, bereikbaarheid en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Wijs minimaal één vrijwilliger aan voor de wedstrijdadministratie en één voor ontvangst en catering. Print het schema en leg scoreborden, batjes, ballen en mobiele telefoons vóór de eerste wedstrijd per tafel klaar.
Controleer eten en drinken niet pas tijdens de opbouw: verzamel dieetwensen bij de inschrijving en koel bederfelijke boodschappen direct op locatie. Zet waterdispensers en bekers in de publieksruimte, zodat spelers niet tussen wedstrijden door naar de wedstrijdtafels lopen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafeltennistafels heb je nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en het format. Reken voor een compacte opzet op ongeveer 4 deelnemers per tafel per speelronde; plan bij 24 spelers dus minimaal 6 tafels als iedereen tegelijk speelt. Voeg ruimte toe voor looproutes en publieksstoelen.
Hoe lang duurt een tafeltennistoernooi met 20 deelnemers?: Reserveer meestal 4 tot 6 uur voor 20 deelnemers, afhankelijk van poules, wedstrijdduur en het aantal tafels. Trek daarnaast minstens 60 minuten uit voor het opstellen van tafels, netten, scoreborden en publieksruimte.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een tafeltennistoernooi sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen vóór het toernooi. Dan heb je tijd om deelnemers te bevestigen, dieetwensen te verwerken, vrijwilligers in te delen, prijzen te bestellen en het wedstrijdschema te printen.
Wat moet ik op de dag van een tafeltennistoernooi als eerste doen?: Open de locatie minimaal 90 minuten vóór de eerste wedstrijd. Controleer eerst de sportvloer en stroomvoorziening, stel daarna de tafels en netten op en richt vervolgens de wedstrijdtafels, scoreborden, stoelen en bewegwijzering in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.