Checklist voor een soepel tafeltennistoernooi

Een tafeltennistoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en batjes klaarzetten. Je moet de zaalindeling, inschrijvingen, wedstrijdformulieren en scheidsrechters op elkaar afstemmen. Begin met de zaalreservering en werk daarna toe naar een sluitende deelnemerslijst en wedstrijdindeling. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, snelle scoreverwerking en een speelvloer waarop niemand hoeft te wachten of zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaalreservering bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Wedstrijdindeling maken
2 personen
Scheidsrechters indelen
2 personen
Prijzen bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Toernooidocumenten printen
Materialen verzamelen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Sandwiches voorbereiden
3 personen
Tafeltennistafels opstellen
4 personen
Netten en afscheidingen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Scoreborden klaarzetten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Zaal en speelvloer controleren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Toernooiregels toelichten
Voorronde begeleiden
6 personen
Scores verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en sandwiches serveren
3 personen
Speelballen vervangen
2 personen
Halve finales begeleiden
4 personen
Finale begeleiden
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Tafeltennistafels afbreken
4 personen
Stoelen en tafels terugzetten
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tafeltennistafelsaantal 4
Tafeltennisnettenaantal 4
Tafeltennisbatjesaantal 48
Tafeltennisballenaantal 120
Speelveldafscheidingenaantal 16
Scorebordenaantal 8
Wedstrijdformulierenaantal 100

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Inschrijftafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Wandklok
Koelboxenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Drankdispensersaantal 2
Serveerbladenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Waterkannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Decoratie

Toernooibanner
Richtingsbordenaantal 8
Prijzen en bekersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de zaalreservering uiterlijk enkele weken vooraf en controleer meteen hoeveel tafeltennistafels, afscheidingen en aansluitpunten beschikbaar zijn. Zo ontdek je niet pas bij het opbouwen dat verlengkabels of extra materiaal ontbreken.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor het toernooi en controleer daarna de deelnemerslijst, dieetwensen en contactgegevens. Maak pas vervolgens de wedstrijdindeling, zodat afmeldingen niet voor lege plekken in het schema zorgen.
Plan naast de wedstrijden ook tijd voor registratie en uitleg: reken op ongeveer 30 minuten ontvangst en 10 minuten voor de toernooiregels. Leg wedstrijdformulieren, scoreborden en een laptop bij de inschrijftafel klaar.
Zet de speelvloer eerst volledig op: tafels, netten en afscheidingen controleren, daarna pas catering en registratie inrichten. Houd minimaal één persoon vrij voor scores verwerken en één persoon voor vragen van deelnemers.
Zet dranken minstens 1 uur voor de start koud en bereid sandwiches zo dicht mogelijk voor de eerste pauze. Zet waterkannen en herbruikbare bekers op een vaste plek en wijs iemand aan die tijdens het toernooi bijvult.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafeltennistafels heb ik nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de gewenste speelduur. Plan per tafel meerdere wedstrijden achter elkaar en reserveer daarnaast minimaal 1 tafel als reserve wanneer uitval of uitloop mogelijk is.
Wanneer moet ik de wedstrijdindeling maken?: Maak de wedstrijdindeling nadat de inschrijving is gesloten en controleer de deelnemerslijst nog één keer. Doe dat idealiter 2 tot 3 dagen voor het toernooi, zodat je tijd hebt om scheidsrechters en wedstrijdformulieren aan te passen.
Hoe lang van tevoren moet ik een tafeltennistoernooi organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de zaal en uitnodigingen. Open de aanmeldingen daarna en gebruik de laatste week voor materialen, prijzen, boodschappen, documenten en de definitieve planning.
Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste doen?: Controleer eerst de zaal en speelvloer en zet daarna de tafels, netten en afscheidingen op. Richt vervolgens de registratie in en leg formulieren en scoreborden klaar, zodat deelnemers bij binnenkomst direct kunnen worden geregistreerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.