Checklist voor een tafeltennistoernooi organiseren

Een tafeltennistoernooi organiseren vraagt vooral om een strak wedstrijdschema en controle over het materiaal. Leg eerst de datum, sportzaal en wedstrijdvorm vast; daarna regel je inschrijvingen, scheidsrechters, vrijwilligers en catering. Controleer ruim voor de start of er genoeg tafels, netten, batjes, ballen en scoreborden zijn. In de laatste dagen draait alles om deelnemersinformatie, wedstrijdformulieren, badges, gekoelde catering en een complete opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Sportzaal reserveren
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Toernooiregels opstellen
2 personen
Prijscategorieën bepalen
2 personen
Prijzen bestellen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
Catering reserveren
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Extra tafeltennistafels reserveren
Wedstrijdschema voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst controleren
Startinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Prijzen en bekers ophalen
Materiaal laten bezorgen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelwaren koelen
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Deelnemersbadges voorbereiden
2 personen

Event

Sportzaal openen
2 personen
Tafeltennistafels opstellen
4 personen
Netten en scheidsrechtertafels plaatsen
3 personen
Speelvelden nummeren
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Wedstrijdformulieren klaarleggen
2 personen
Prijzen uitstallen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startuitleg geven
2 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Pauze aankondigen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Kwartfinales begeleiden
6 personen
Halve finales begeleiden
4 personen
Finaleveld klaarzetten
3 personen
Finale begeleiden
3 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers bedanken
Laatste consumptieronde sluiten
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Tafeltennistafels afbreken
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Sportzaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tafeltennistafelsaantal 8
Tafeltennisnettenaantal 8
Tafeltennisbatjesaantal 32
Tafeltennisballenaantal 150
Veldafzettingenaantal 16
Scorebordenaantal 8
Reserve netklemmenaantal 4
Reserve batjesaantal 8
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 4
Certificatenaantal 80

Meubilair

Registratietafelsaantal 2
Cateringtafelsaantal 4
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Krukkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Omroepinstallatie
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Oplaadbare batterijenaantal 12
Portofoonsaantal 6
Oplaadstationaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Toernooibanner
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 80
Pijlbordjesaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handsprayflessenaantal 4
Poetsdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer extra tafeltennistafels en controleer per tafel een net, reserve netklemmen, scorebord en voldoende ballen. Een ontbrekend onderdeel legt anders direct een wedstrijd stil.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Print wedstrijdformulieren en stuur startinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat deelnemers weten hoe laat ze zich registreren.
Plan de registratie vóór de eerste wedstrijd en zet daarvoor een aparte tafel met laptop, printer, deelnemersbadges en verlengkabels klaar. Test de printer en stroomaansluiting vóór de zaal opengaat.
Leg vrijwilligers en scheidsrechters per tijdsblok vast, inclusief iemand voor uitslagen en omroep. Zorg dat microfoon, luidsprekers en oplaadbare batterijen vóór de eerste aankondiging werken.
Koel drank en andere koelwaren op tijd in koelboxen en zet thermoskannen, bekers, borden en bestek klaar bij de cateringtafels. Controleer dieetwensen voordat je de bestelling definitief maakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tafeltennistoernooi organiseren?: Leg de datum en sportzaal bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer extra tafels, scheidsrechters en catering zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is.
Hoeveel tafeltennistafels heb ik nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het wedstrijdformat en de beschikbare speeltijd. Reken als startpunt op één tafel per twee gelijktijdige wedstrijden en reserveer daarnaast minstens één extra tafel als uitwijkmogelijkheid.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema maken?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving opent en werk het definitief bij nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Stuur de definitieve startinformatie bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor het toernooi.
Wat moet ik op de toernooidag als eerste controleren?: Controleer vóór registratie de tafels, netten, batjes, ballen, scoreborden, veldafzettingen en stroom voor laptop, printer en omroepinstallatie. Plan hiervoor minimaal 60 minuten vóór de eerste wedstrijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.