Checklist pour organiser un tournoi de ping-pong

Un tournoi de ping-pong demande plus qu’une série de tables et de raquettes. Il faut fixer le format, gérer les inscriptions, prévoir les arbitres et préparer un déroulement qui évite les temps morts. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à coordonner, de la réservation du gymnase jusqu’à la remise des coupes. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : formulaires de match, raquettes de rechange, branchements et besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le gymnase
Définir le format du concours
2 personnes
Établir les règles du tournoi
2 personnes
Définir les catégories de prix
2 personnes
Commander les prix
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Finaliser les arbitres
Réserver le catering
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Réserver des tables de ping-pong supplémentaires
Préparer le programme de la compétition
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Envoyer les informations de départ
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Récupérer les prix et les coupes
Faire livrer le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Réfrigérer les denrées fraîches
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Préparer les badges des participants
2 personnes

Événement

Ouvrir le gymnase
2 personnes
Installer les tables de ping-pong
4 personnes
Installer les filets et les tables d’arbitre
3 personnes
Numéroter les terrains de jeu
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les feuilles de match
2 personnes
Installer les lots
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Encadrer les quarts de finale
6 personnes
Encadrer les demi-finales
4 personnes
Préparer le terrain de la finale
3 personnes
Encadrer la finale
3 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Remercier les participants
Clore le dernier tour de service
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter les tables de ping-pong
4 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle de sport
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tables de ping-pongqté 8
Filets de tennis de tableqté 8
Raquettes de tennis de tableqté 32
Balles de tennis de tableqté 150
Clôtures de terrainqté 16
Panneaux de scoreqté 8
Pinces de filet de rechangeqté 4
Raquettes de rechangeqté 8
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 4
Certificatsqté 80

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de cateringqté 4
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 4
Tabouretsqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Piles rechargeablesqté 12
Talkies-walkiesqté 6
Station de rechargeqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 6
Petits bolsqté 12
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Bannière du tournoi
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 80
Panneaux de directionqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Flacons de désinfectant pour les mainsqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format et les règles avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent savoir combien de matchs ils joueront et dans quelle catégorie ils concourent.
Réservez les tables supplémentaires dès que le nombre de participants est connu. Prévoyez aussi au moins une raquette de rechange par zone de jeu et des pinces de filet supplémentaires.
Finalisez les arbitres et les bénévoles plusieurs jours avant le tournoi, puis attribuez clairement l’inscription, les scores, le catering et l’installation.
Imprimez les formulaires de match et préparez les badges avant l’arrivée du public. Gardez une version numérique de la liste des participants sur l’ordinateur portable.
Réfrigérez les produits frais dès leur réception et vérifiez les rallonges, multiprises, piles rechargeables et le système de sonorisation avant l’ouverture du gymnase.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un tournoi de ping-pong ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le gymnase, commander les prix, ouvrir les inscriptions et confirmer le catering.
Combien de tables faut-il pour un tournoi de ping-pong ?: Le nombre dépend du format et du nombre de matchs simultanés. Prévoyez une table par match joué en parallèle, puis ajoutez 1 table d’inscription et les tables nécessaires au catering.
Quand envoyer les informations de départ aux participants ?: Envoyez-les 5 à 7 jours avant le tournoi. Indiquez l’heure d’arrivée, le programme, les règles, la liste du matériel éventuellement nécessaire et la procédure d’inscription sur place.
Que faut-il prévoir pour l’inscription le jour du tournoi ?: Installez une table d’inscription avec les badges, la liste des participants, un ordinateur ou des formulaires imprimés et des stylos. Ouvrez l’accueil 30 à 45 minutes avant le premier match pour éviter une file d’attente.

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