Checklist voor een goed georganiseerde struikplantactie

Een struikplantactie vraagt meer voorbereiding dan alleen struiken en potgrond regelen. Je moet de plantlocatie en toestemming vroeg vastleggen, vrijwilligers indelen en de looproute voorbereiden. Controleer enkele dagen vooraf het weer en haal struiken, potgrond en gereedschap op tijd op. Op de dag zelf draaien de aanmeldtafel, veiligheidsinstructie en duidelijke plantgroepen het programma overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Plantlocatie bevestigen
Toestemming voor planten regelen
Reserveringen voor materialen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Plantplan en looproute printen
Struiken en potgrond ophalen
3 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Plantvakken markeren
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Gereedschap uitstallen
2 personen
Informatiebord plaatsen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Veiligheidsinstructie voorbereiden

Event

Vrijwilligers ontvangen
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Plantgroepen indelen
2 personen
Plantgaten uitzetten
4 personen
Struiken verdelen
4 personen
Struiken planten
12 personen
Struiken water geven
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
Laatste plantvakken controleren
3 personen
Gereedschap innemen
3 personen

Nazorg

Locatie schoon en veilig maken
5 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven planten verzorgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Biertafelsetsaantal 4
Aanmeldtafel

Gereedschap

Spadesaantal 12
Scheppenaantal 8
Harkenaantal 6
Schoffelsaantal 6
Kruiwagensaantal 4
Handschoenenaantal 50
Gieteraantal 6
Tuinslangenaantal 2
Meetlintenaantal 3
Rubberen hamersaantal 3

Plantmateriaal

Plantpalenaantal 30
Bindbandaantal 2
Plantlabelsaantal 60
Plantplanbordenaantal 3

Veiligheid

Veiligheidsvestenaantal 10
Veiligheidsbrillenaantal 12
EHBO-koffer
Afzetlintaantal 2
Waarschuwingsbordenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3

Decoratie

Informatiebord
Pijlbordenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de plantlocatie en regel toestemming minimaal 3 weken vooraf. Print daarna het plantplan en de looproute, zodat vrijwilligers niet ter plekke hoeven te zoeken waar elk plantvak komt.
Verwerk aanmeldingen uiterlijk 5 dagen vooraf en vraag tegelijk naar dieetwensen. Deel vrijwilligers vooraf in per plantgroep en wijs per groep iemand aan die de instructies bewaakt.
Controleer 2 dagen vooraf spades, scheppen, harken, schoffels en kruiwagens. Tel handschoenen en veiligheidsvesten en leg extra exemplaren apart voor deelnemers die zonder geschikt materiaal komen.
Plan het ophalen van struiken en potgrond op de dag vóór de actie of vroeg op de actiedag. Zet plantvakken, plantpalen en labels klaar voordat vrijwilligers arriveren; dat voorkomt wachten bij de start.
Houd rekening met regen en vroeg donker worden. Bouw partytenten op, plaats waarschuwingsborden en afzetlint, en leg verlichting klaar als de locatie na zonsondergang nog gebruikt wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een struikplantactie organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met de plantlocatie, toestemming en materiaalreserveringen. Verstuur uitnodigingen vervolgens zo snel mogelijk, zodat je 5 dagen voor de actie de aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een struikplantactie?: Plan minimaal 1 begeleider per plantgroep en daarnaast mensen voor ontvangst, materiaal en veiligheid. Maak de indeling uiterlijk 5 dagen vooraf, wanneer je weet hoeveel deelnemers zich hebben aangemeld.
Wanneer controleer ik het weer voor een struikplantactie?: Controleer de weersverwachting 2 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg partytenten, afzetlint en waarschuwingsborden klaar als regen of harde wind wordt verwacht.
Wanneer moet ik het gereedschap en de struiken regelen?: Controleer het gereedschap 2 dagen vooraf en haal struiken en potgrond uiterlijk de dag vóór de actie op. Breng alle materialen vóór de ontvangst van vrijwilligers naar de locatie, zodat de veiligheidsinstructie op tijd kan beginnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.