Streetdanceworkshop organiseren: complete checklist
Een streetdanceworkshop vraagt vooral om een goede volgorde: eerst de zaal en dansdocent, daarna programma, inschrijvingen en muziek. In de laatste week controleer je betalingen, dieetwensen, deelnemerslijst en materialen. Op de dag zelf draait alles om een vrije, veilige vloer en techniek die vóór de eerste deelnemer werkt. Deze checklist helpt je ook met details die vaak te laat worden geregeld, zoals badges, richtingsborden, opgeladen apparatuur en een duidelijke ontvangst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Dansdocent vastleggen
Programma en tijden bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Betalingen controleren
Plattegrond van de zaal maken
2 personen
Muziek en choreografie afstemmen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Veiligheidsinstructies opstellen
Bevestiging naar deelnemers sturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Apparatuur opladen
Deelnemersbadges voorbereiden
2 personen
Hapjes en drankjes voorbereiden
3 personen
Zaal openen
2 personen
Zaal en vloer controleren
2 personen
Dansruimte vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Registratietafel klaarmaken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Event
Ontvangst deelnemers
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Deelnemers naar dansruimte begeleiden
2 personen
Opening en veiligheidsuitleg
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Streetdancebasis uitleggen
2 personen
Choreografie aanleren
2 personen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Freestyleoefeningen begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Groepschoreografie oefenen
2 personen
Eindpresentaties begeleiden
3 personen
Afsluiting en bedankje
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven catering inpakken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal en vloer schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
- Registratietafel
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Schenk kannenaantal 6
Apparatuur
- Draadloze speakersaantal 2
- Laptop
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadkabelsaantal 4
Sportmateriaal
- Dansmattenaantal 10
- Pionnenaantal 12
- Vloermarkeringenaantal 30
- Handdoekenaantal 20
Decoratie
- Welkomstbanner
- Richtingsbordenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 60
- Kleurstiftenaantal 12
- Polsbandjesaantal 60
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie en leg de dansdocent vroeg vast. Plan daarnaast tijd voor opbouw: de zaal openen, de vloer controleren en de dansruimte vrijmaken kost meer tijd dan alleen tafels en stoelen neerzetten.
- Maak het programma met vaste tijden voor ontvangst, warming-up, choreografie, pauze en afsluiting. Stuur de bevestiging naar deelnemers zodra hun aanmelding en betaling zijn gecontroleerd, bij voorkeur uiterlijk één week vooraf.
- Test muziek en geluidsapparatuur vóór de workshop met dezelfde laptop, speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen die je op de dag gebruikt. Verzamel muziekbestanden bovendien offline, zodat je niet afhankelijk bent van wifi.
- Zet de registratietafel bij de ingang en leg naamkaartjes, badges, polsbandjes en een deelnemerslijst klaar. Gebruik richtingsborden naar de danszaal, kapstokken en toiletten; bezoekers zoeken die informatie meestal direct bij binnenkomst.
- Controleer de vloer op losse of gladde delen en markeer de dansruimte met vloermarkeringen of pionnen. Zet water, herbruikbare bekers, handdoeken en hapjes klaar vóór de warming-up, niet pas tijdens de eerste pauze.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een streetdanceworkshop organiseren?
- Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf met de locatie en dansdocent. Open de aanmeldingen daarna en sluit de praktische voorbereiding uiterlijk 1 week voor de workshop af.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een streetdanceworkshop op te bouwen?
- Reserveer minimaal 90 minuten voor het openen van de zaal, de vloercontrole, het vrijmaken van de dansruimte, het plaatsen van meubels en het aansluiten van de geluidsapparatuur. Plan extra tijd als je met markeringen, decoratie of meerdere zones werkt.
- Wat moet ik voor de muziek van een streetdanceworkshop regelen?
- Stem de choreografie en muziek vooraf met de docent af en verzamel alle bestanden op één laptop. Test de volledige set minstens 1 dag eerder en bewaar de bestanden ook offline.
- Wanneer stuur ik deelnemers de laatste informatie?
- Stuur de bevestiging uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanvangstijd, locatie, wat deelnemers nodig hebben en eventuele informatie over dieetwensen, betalingen en de ontvangst.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!