Streetarttour organiseren: checklist en planning

Een streetarttour staat of valt met een haalbare route en een duidelijk startpunt. Leg de streetartlocaties, gids, begin- en eindpunt vroeg vast en loop de route vooraf zelf na. Regel daarna de aanmeldingen, dieetwensen en avondmaaltijd, zodat je het aantal deelnemers tijdig weet. Op de dag zelf draait alles om herkenbare ontvangst, opgeladen apparatuur, routekaarten en een alternatief bij slecht weer. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en streetartlocaties vastleggen
2 personen
Streetartgids reserveren
Startpunt en eindpunt bepalen
2 personen
Route vooraf controleren
2 personen
Reservering voor avondeten maken
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Routegegevens naar deelnemers sturen
Weersverwachting controleren
Alternatieve route klaarzetten
2 personen
Avondeten definitief bevestigen
Drukwerk en routekaarten printen
Boodschappen doen
2 personen
Deelnemerspakketjes samenstellen
2 personen
Materialen en apparatuur opladen
Weerbericht en route opnieuw controleren
2 personen
Startpunt schoon en herkenbaar maken
2 personen
Tafels en ontvangstmaterialen plaatsen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Routekaarten en naamstickers klaarleggen
Gids en begeleiders instrueren
4 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Dranken en snacks serveren
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
Groep naar eerste locatie begeleiden
3 personen
Streetartverhalen bij haltes vertellen
Achteraan de groep begeleiden
Dranken bijvullen tijdens de pauze
2 personen
Groepsfoto's maken met toestemming
Tussentijdse groepscontrole uitvoeren
2 personen
Avondeten begeleiden
3 personen
Avondroute begeleiden
3 personen
Verlichting en zichtbaarheid controleren
2 personen
Afsluiting en bedankwoord geven
Deelnemers naar eindpunt begeleiden
3 personen

Nazorg

Overgebleven dranken en materialen verzamelen
2 personen
Afval opruimen
3 personen
Ontvangsttafel en routebord afbreken
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Apparatuur opladen en opbergen
Geleende materialen retourneren
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's en routebestanden archiveren
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelaantal 2
Inklapstoelenaantal 4
Tafelkleedaantal 2

Materialen

Routekaartenaantal 40
Deelnemersbadgesaantal 40
Naamstickersaantal 40
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Routebord
Afzetlint

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4
Koelboxenaantal 3

Verlichting

LED-zaklampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare snackbakjesaantal 40
Herbruikbare lepelsaantal 40
Herbruikbare servettenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handveger en blik
Schoonmaakemmer
Microvezeldoekenaantal 6

Veiligheid

EHBO-set
Blisterpleistersaantal 2
Wegwerphandschoenen

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route niet alleen op interessante werken: controleer vooraf ook looptijd, oversteekplaatsen en een logisch eindpunt. Zet uiterlijk één week voor de tour een alternatieve route klaar voor regen, werkzaamheden of afgesloten straten.
Stuur routegegevens na de inschrijving opnieuw naar deelnemers en vermeld het startpunt zo concreet mogelijk. Neem geprinte routekaarten mee en maak het verzamelpunt herkenbaar met een routebord.
Sluit de deelnemerslijst ongeveer 5 dagen voor de streetarttour en bevestig daarna het avondeten definitief. Verzamel dieetwensen vóór die bevestiging, zodat je niet op de dag zelf nog tafels of maaltijden hoeft aan te passen.
Laad speaker, draadloze microfoon, powerbanks en oplaadkabels de avond ervoor volledig op. Neem bij een avondroute ook LED-zaklampen, hoofdlampen en reflecterende hesjes mee; straatverlichting is niet overal voldoende.
Richt het startpunt minstens 30 minuten voor aankomst in met tafel, naamstickers, badges, pennen en routekaarten. Leg EHBO-set, afvalbakken en schoonmaakmateriaal apart klaar, zodat ontvangst en opruimen niet door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een streetarttour organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met locaties, route en streetartgids. Verstuur uitnodigingen daarna op tijd en sluit de deelnemerslijst ongeveer 5 dagen voor de tour.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een streetarttour?: Reserveer voor de route zelf meestal 2 tot 3 uur, afhankelijk van het aantal locaties en de groepsgrootte. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor ontvangst en ongeveer 15 minuten voor uitloop of vragen.
Wanneer moet ik het avondeten voor een streetarttour reserveren?: Reserveer het restaurant zodra je een voorlopig aantal deelnemers hebt, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Bevestig het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de streetarttour.
Wat neem je mee naar een streetarttour?: Neem routekaarten, naamstickers, badges, pennen en klemborden mee voor de deelnemers. Voor begeleiding zijn een speaker, microfoon, opgeladen powerbanks, verlichting, een EHBO-set en een alternatief routeplan praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.