Straattheater organiseren: checklist en planning

Bij straattheater regel je niet alleen artiesten en een locatie. Publiek beweegt door de straat, waardoor route, afzettingen, verkeer en stroom vooraf samen moeten kloppen. Begin met vergunning, reservering en artiestenbevestiging en werk daarna toe naar techniek, publieksinformatie en veiligheid. Op de speeldag draait veel om een korte locatie-inspectie: staan de publieksvakken, routeborden, kabelmatten en het infopunt op de juiste plek voordat de eerste voorstelling begint?

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunning aanvragen
Locatie reserveren
Artiesten bevestigen
Technische wensen opvragen
Verzekering controleren
Publieksuitnodiging maken
Publieksuitnodiging verspreiden
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Publieksroute bepalen
2 personen
Verkeersmaatregelen afstemmen
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Programma afdrukken
Catering voor crew klaarzetten
2 personen
Locatie inspecteren
3 personen
Publieksvakken afzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Licht en stroom aansluiten
3 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Rekwisieten uitladen
4 personen
Geluidscontrole uitvoeren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Publiek verwelkomen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Eerste voorstelling begeleiden
3 personen
Publieksstromen begeleiden
4 personen
Dranken uitgeven
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
Pauzeplek voor artiesten verzorgen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Derde voorstelling begeleiden
3 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Laatste voorstelling begeleiden
3 personen
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen
Artiesten uitchecken
2 personen

Nazorg

Rekwisieten inladen
4 personen
Licht en stroom uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afzetmaterialen verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Servies en materiaal reinigen
2 personen
Restanten opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkastenaantal 2
Parasolsaantal 4

Apparatuur

Batterijmegafoonsaantal 2
Draadloze portofoonsaantal 8
LED-schijnwerpersaantal 6
Werklampenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Oplaadbare batterijenaantal 24

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Decoratie

Programmapostersaantal 12
Routebordenaantal 8
Infobordenaantal 3
Krijtbordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8

Kantoor

Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 30
Stiftenaantal 12
Plakbandhoudersaantal 4

Catering

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiebekersaantal 80
Koffielepelsaantal 20
Waterkannenaantal 6
Dienbladenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20

Tips

Vraag technische wensen van artiesten uiterlijk enkele weken vooraf op. Controleer daarna of de locatie genoeg stroompunten heeft voor verlichting en apparatuur, zodat je niet op de opbouwdag nog verlengkabels of stekkerdozen moet zoeken.
Maak de publieksroute niet pas tijdens de opbouw. Stem verkeersmaatregelen vooraf af en gebruik dranghekken, verkeerskegels, afzetpalen en afzetlint om speelvlakken en loopruimte zichtbaar te scheiden.
Plan op de speeldag minstens één volledige locatie-inspectie vóór publiek wordt toegelaten. Controleer daarbij kabelmatten, stroomaansluitingen, publieksvakken, routeborden en de bereikbaarheid van het infopunt.
Neem voor de publiekscommunicatie meer mee dan alleen het programma. Plaats programmaposters en pijlborden op logische kruispunten en houd bij het infopunt clipboards, balpennen en stiften klaar voor wijzigingen of meldingen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Parasols, werklampen, LED-schijnwerpers en een duidelijke plek voor EHBO-koffers en brandblussers voorkomen improvisatie bij veranderend weer of een avondprogramma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vergunning voor straattheater aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra locatie en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Voor een drukke straat, verkeersmaatregelen of versterkt geluid kan de behandeling langer duren; controleer daarom de lokale termijn voordat je artiesten definitief vastlegt.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van straattheater?: Reken voor een kleinschalige productie op minimaal 3 uur opbouw en 1 uur voor de laatste veiligheidscontrole. Met meerdere speelplekken, verlichting, publieksvakken en verkeersafzettingen is 4 tot 6 uur realistischer.
Wanneer moet ik de publieksroute voor straattheater bepalen?: Bepaal de route zodra het programma en de speelplekken bekend zijn, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Stem die route daarna af met verkeersmaatregelen en controleer op de dag zelf of doorgangen, noodroutes en zichtlijnen vrij blijven.
Hoeveel portofoons heb je nodig bij straattheater?: Voor een klein team werken meestal 4 tot 6 draadloze portofoons: voor productie, techniek, publieksbegeleiding en een coördinator. Bij meerdere speelplekken of een lange publieksroute kan per extra zone minstens 1 extra portofoon nodig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.