Checklist voor een stilte-kampeerweekend organiseren

Een stilte-kampeerweekend vraagt om meer voorbereiding dan alleen een camping reserveren. Je regelt vooraf het programma, de stilteafspraken, dieetwensen, maaltijden en route-informatie, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten. Op locatie draait de start om een duidelijke ontvangst, kampeerplaatsen, tenten en zichtbare aanwijzingen. Met deze checklist werk je van de eerste reservering naar een rustig ingericht terrein, zonder last-minute boodschappen of ontbrekend kampeermateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Campingsite reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Routebeschrijving versturen
Stilteafspraken versturen
Maaltijden inkopen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen koel opslaan
2 personen
Maaltijdschema printen
Naamkaartjes maken
2 personen
Stilteborden voorbereiden
2 personen
Materialen inladen
3 personen

Event

Terrein inspecteren
2 personen
Informatietafel opbouwen
2 personen
Stilteborden plaatsen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Kampeerplaatsen aanwijzen
2 personen
Stilteafspraken uitleggen
2 personen
Tenten opzetten
6 personen
Thee en koffie serveren
2 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Stille avondwandeling begeleiden
2 personen
Avondverlichting controleren
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Stille ochtendwandeling begeleiden
2 personen
Lunch voorbereiden
3 personen
Lunch serveren
3 personen
Stille activiteiten klaarleggen
2 personen
Creatieve materialen aanvullen
Thee en koffie bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Stiltecirkel begeleiden
2 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Tenten afbreken
6 personen
Bagage verzamelen
2 personen
Afsluitende stiltewandeling begeleiden
2 personen

Nazorg

Terrein afvalvrij maken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Afwas verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Verlichting demonteren
2 personen
Materialen inladen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Restanten veilig verpakken
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Informatietafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Zaklampenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Pannenaantal 4
Kooklepelsaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 20
Afwasteilaantal 2

Kampeermateriaal

Extra tentenaantal 3
Slaapmattenaantal 6
Slaapzakkenaantal 6
Dekzeilenaantal 4
Haringenaantal 40
Hameraantal 2
Touwaantal 4

Decoratie

Stiltebordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 24
Krijtbordenaantal 3
Krijtstiftenaantal 6
Routepijlenaantal 12

Activiteiten

Schetsboekenaantal 24
Potlodenaantal 48
Kleurpotlodenaantal 24
Yogamattenaantal 12
Boekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffer
Zakmesaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Handvegeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur routebeschrijving en stilteafspraken uiterlijk één week voor vertrek. Vermeld ook wanneer deelnemers zich melden en wat ze zelf moeten meenemen, zodat je bij aankomst niet alles mondeling hoeft uit te leggen.
Rond de deelnemerslijst en dieetwensen minimaal vijf dagen vooraf af. Reken daarna de maaltijden per persoon uit en controleer of koelboxen, koelelementen en koelruimte groot genoeg zijn voor de volledige voorraad.
Plan de terreininspectie vóór het opbouwen van tafels, stoelen en stilteborden. Controleer meteen waar het koffiepunt, de informatietafel, de kampeerplaatsen en de verlichting logisch en veilig kunnen staan.
Laad tenten, slaapmatten, slaapzakken, dekzeilen en haringen als één kampeerblok in. Neem extra tenten mee voor deelnemers die zonder passend materiaal komen; dat voorkom je alleen als je dit vooraf bij de aanmelding controleert.
Zet bij de ontvangst een informatietafel klaar met naamkaartjes, maaltijdschema en aanwezigheidregistratie. Wijs kampeerplaatsen aan voordat je de stilteafspraken uitlegt en laat deelnemers daarna hun tent opzetten, zodat de eerste instructies niet verloren gaan in de drukte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stilte-kampeerweekend organiseren?: Reserveer de campingsite en leg het programma minimaal 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je de deelnemerslijst, dieetwensen en maaltijden uiterlijk 5 dagen voor vertrek kunt afronden.
Wanneer stuur ik de stilteafspraken naar deelnemers?: Stuur de stilteafspraken samen met de routebeschrijving uiterlijk 1 week voor het weekend. Herhaal de belangrijkste regels bij aankomst in maximaal 10 minuten, voordat deelnemers hun kampeerplaats innemen.
Hoeveel tijd kost het opbouwen op locatie?: Plan minimaal 2 uur voor terreininspectie, informatietafel, tafels, stoelen, koffiepunt, stilteborden en verlichting. Trek extra tijd uit als tenten voor meerdere deelnemers moeten worden opgezet.
Wanneer moeten boodschappen en maaltijden klaar zijn?: Controleer de voorraad 2 dagen vooraf en koop bederfelijke producten uiterlijk 1 dag voor vertrek. Sla gekoelde boodschappen direct op in koelboxen met koelelementen en print het maaltijdschema vóór het inladen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.