Checklist voor een goed georganiseerd sterrenkijkkamp

Een sterrenkijkkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een telescoop en een paar tenten. Je regelt deelnemers, slaapplaatsen, eten, verlichting en een veilige kijkplek in een vaste volgorde. Begin met de aanmeldingen en dieetwensen, controleer daarna het weer en bevestig een alternatief bij bewolking of regen. Op de dag zelf bouw je eerst het terrein op, richt je het koffiepunt en de registratie in en geef je vóór de activiteit uitleg over tenten, terrein en veiligheid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Weersverwachting controleren
Weeralternatief bevestigen
2 personen
Sterrenkaarten voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Tenten en materiaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Tenten opzetten
4 personen
Slaapplaatsen inrichten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Kijkplek afzetten
2 personen
Telescoop opstellen
2 personen
Verrekijkers klaarleggen
Verlichting plaatsen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Eettafels dekken
2 personen
Registratietafel klaarzetten

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Tenten en terrein toelichten
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Sterrenkunde-activiteit begeleiden
3 personen
Dranken en fruit serveren
2 personen
Vrije kampeeractiviteit begeleiden
3 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Servies afruimen
2 personen
Nachtelijke kijkplek uitleggen
2 personen
Sterrenkijkronde begeleiden
4 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Nachtelijke snackronde verzorgen
2 personen
Materiaal innemen
3 personen
Deelnemers naar tenten begeleiden
2 personen

Nazorg

Tafels en afval opruimen
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Servies en kookmateriaal afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Telescoop en verlichting inpakken
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kampeertentenaantal 8
Luchtbeddenaantal 30
Slaapzakkenaantal 30
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Picknickkleedaantal 6
Opbergboxenaantal 8

Apparatuur

Sterrentelescoopaantal 2
Verrekijkersaantal 8
Rode zaklampenaantal 12
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 4
Hoofdlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Koffiemokkenaantal 36

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 4
Soeppannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Sterrenkaartenaantal 35
Naamstickersaantal 40
Stiftenaantal 12
Pijlbordjesaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblusser

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bevestig dan ook het weeralternatief, zodat deelnemers weten of het programma doorgaat of wordt aangepast.
Maak per deelnemer een slaapplaats klaar met een tent, luchtbed en slaapzak. Tel daarnaast minimaal 1 reserve-slaapplaats mee voor materiaalproblemen of een onverwachte deelnemer.
Zet de kijkplek vóór aankomst af en houd daar rode zaklampen en hoofdlampen klaar. Gebruik zo weinig mogelijk wit licht rond de telescoop, zodat ogen aan het donker kunnen wennen.
Richt een apart koffiepunt in met waterkokers, een koffiezetapparaat en mokken. Zet ook koelboxen, soepkommen en serveermateriaal klaar voordat deelnemers arriveren; tijdens de sterrenkunde-activiteit wil je niet meer zoeken naar keukenspullen.
Test telescoop, verrekijkers, powerbanks, verlengsnoeren en stekkerdozen overdag. Leg reservebatterijen en een duidelijke sterrenkaart per groep klaar, niet pas wanneer het donker wordt. Daarbij staat de planning of vast? Kijk of je de checklist kunt inkorten, te veel items geeft ruis.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een sterrenkijkkamp versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag meteen om aanmelding en dieetwensen, zodat je de deelnemerslijst en boodschappen uiterlijk 5 dagen voor het kamp kunt afronden.
Hoeveel tenten en slaapplaatsen heb ik nodig voor een sterrenkijkkamp?: Voorzie voor elke deelnemer een eigen slaapplaats en tel minimaal 1 reserveplaats mee. Controleer de tenten, luchtbedden en slaapzakken minstens 1 week vooraf, zodat je nog tijd hebt om ontbrekend materiaal te regelen.
Wanneer moet ik het weer voor een sterrenkijkkamp controleren?: Controleer het weer 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van het kamp. Bevestig uiterlijk die ochtend het weeralternatief, omdat bewolking of regen het sterrenkijken direct kan beïnvloeden.
Hoe laat moet de telescoop klaarstaan?: Stel de telescoop minstens 1 uur vóór de ontvangst van de deelnemers op. Test in daglicht de stroomvoorziening, verrekijkers en verlichting, zodat je na zonsondergang alleen nog hoeft scherp te stellen en de activiteit te begeleiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.