LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Stadswandeling organiseren: checklist en planning

Een stadswandeling organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je legt stops vast, controleert vergunningen en verwerkt aanmeldingen voordat je weet hoeveel routekaarten, drankjes en catering nodig zijn. In de laatste week loop je de route opnieuw na en markeer je een alternatief voor slecht weer of afgesloten straten. Op de dag zelf draait alles om een duidelijk registratiepunt, een korte veiligheidsinstructie en een indeling in wandelgroepen die de route aankunnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Route en stops vastleggen

    2 personen

  • Vergunningen controleren

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemerslijst bijwerken

  • Weersverwachting controleren

  • Route opnieuw nalopen

    2 personen

  • Alternatieve route markeren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Routekaarten printen

  • Naamstickers voorbereiden

  • Catering verpakken

    2 personen

  • Dranken koelen

  • Materialen verzamelen

    2 personen

  • Tafels opstellen

    2 personen

  • Registratiepunt inrichten

    2 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Routebordjes plaatsen

    2 personen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Aanwezigheid afvinken

    2 personen

  • Naamstickers uitdelen

  • Welkomstdrankjes serveren

    2 personen

  • Veiligheidsinstructie geven

  • Groep in wandelgroepen verdelen

    2 personen

  • Stadswandeling begeleiden

    4 personen

  • Tussenstop begeleiden

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Groepsfoto maken

  • Hapjes en drankjes serveren

    3 personen

  • Avondwandeling begeleiden

    4 personen

  • Laatste route-informatie geven

  • Deelnemers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Resterende catering verpakken

    2 personen

  • Tafels en materialen afbreken

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    2 personen

  • Routebordjes verwijderen

    2 personen

  • Materialen opbergen

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

  • Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 2
  • Klapstoelenaantal 6
  • Tafelkleedaantal 2

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 50
  • Herbruikbare bordenaantal 50
  • Herbruikbaar bestekaantal 50
  • Serveerschalenaantal 4

Keuken

  • Thermoskannenaantal 4
  • Koelboxenaantal 3
  • Snijplankenaantal 2
  • Broodmessenaantal 2

Apparatuur

  • Megafoon
  • Powerbanksaantal 4
  • Oplaadkabelsaantal 4

Verlichting

  • Draagbare lampenaantal 4

Papierwerk

  • Routekaartenaantal 50
  • Deelnemersformulierenaantal 50
  • Klembordenaantal 4
  • Pennenaantal 12

Communicatie

  • Reflecterende hesjesaantal 6
  • Fluitjesaantal 4

Veiligheid

  • EHBO-kit
  • Handdesinfectieaantal 4

Weerbescherming

  • Paraplu'saantal 6
  • Regenponcho'saantal 10

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 3
  • Afwasbakkenaantal 2
  • Keukenhanddoekenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Loop de route uiterlijk één week vooraf opnieuw na en controleer vooral smalle doorgangen, werkzaamheden en toiletten in de buurt. Markeer meteen een alternatieve route voor regen of onverwachte afsluitingen.
  • Sluit de deelnemerslijst twee tot drie dagen voor de wandeling. Verzamel dan ook dieetwensen, druk routekaarten en maak naamstickers; zo hoef je bij het registratiepunt niet meer te schrijven.
  • Plan het ontvangstpunt minstens 45 minuten voor vertrek op te bouwen. Zet klaptafels, formulieren, klemborden, pennen en naamstickers klaar en leg de routekaarten per wandelgroep apart.
  • Koel dranken ten minste vier uur vooraf en reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Gebruik thermoskannen voor koffie en thee en verpak catering zo dat die tijdens het lopen niet lekt of platgedrukt wordt.
  • Wijs vóór vertrek een voor- en achterloper per wandelgroep aan. Geef de veiligheidsinstructie in maximaal vijf minuten en houd een megafoon, fluitjes, reflecterende hesjes en een EHBO-kit direct bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stadswandeling organiseren?
Begin vier tot zes weken vooraf met route, stops en vergunningen. Verstuur de uitnodigingen ongeveer drie weken voor vertrek en sluit de aanmeldingen twee tot drie dagen vooraf.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een stadswandeling?
Reken op twee tot drie drankjes per persoon voor het eerste uur, plus extra water bij warm weer. Koel de dranken minimaal vier uur vooraf en neem enkele reservebekers mee.
Wat doe je bij regen tijdens een stadswandeling?
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Gebruik een vooraf gemarkeerde alternatieve route en leg paraplu’s of regenponcho’s klaar voor deelnemers die niets bij zich hebben.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een stadswandeling?
Wijs minimaal één begeleider aan als voorloper en één als achterloper per wandelgroep. Deel een grote groep op zodra het tempo of overzicht verslechtert en geef elke begeleider een telefoon of ander communicatiemiddel.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!