Zo organiseer je een sportstimuleringsdag

Begin met een vast programma, een geschikte sportlocatie en een realistische deelnemerslimiet. Regel daarna sportbegeleiders, leveranciers, vergunningen en het aanmeldformulier, zodat je weet hoeveel mensen en materiaal nodig zijn. Maak de sportindeling en het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. In de laatste week draait alles om controleren: materiaal sorteren, vrijwilligers briefen, routebordjes klaarzetten en een alternatief programma achter de hand houden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sportlocatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Sportbegeleiders vastleggen
2 personen
5
Leveranciers reserveren
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemers bevestigen
2 personen
12
Sportindeling maken
2 personen
13
Wedstrijdschema maken
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Programma naar deelnemers sturen
16
Weersverwachting controleren
17
Alternatief slechtweerplan klaarzetten
2 personen
18
Sportmateriaal controleren
2 personen
19
Materialen sorteren
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Eten voorbereiden
3 personen
24
Routebordjes voorbereiden
2 personen
25
Aanwezigheidslijst printen
26
EHBO-materiaal controleren
27
Telefoonnummers delen
28
Locatie openen
2 personen
29
Terrein controleren
3 personen
30
Tenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Sportvelden uitzetten
4 personen
33
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
34
Inschrijftafel inrichten
2 personen
35
Cateringtafel inrichten
3 personen
36
Muziek en microfoon testen
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
4 personen
39
Aanwezigheid registreren
3 personen
40
Polsbandjes uitdelen
2 personen
41
Opening aankondigen
42
Warming-up begeleiden
2 personen
43
Sportclinics begeleiden
8 personen
44
Sportmateriaal uitdelen
3 personen
45
Waterpunten bemannen
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
48
Rustzones controleren
2 personen
49
Pauzeprogramma begeleiden
3 personen
50
Toernooi begeleiden
6 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Vegetarische opties serveren
2 personen
53
Muziek verzorgen
54
Finales begeleiden
4 personen
55
Prijzen klaarzetten
2 personen
56
Prijzen uitreiken
2 personen
57
Afsluiting aankondigen
58
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
60
Afvalpunten legen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Tenten afbreken
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Materialen terugbrengen
2 personen
66
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
67
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Bankenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Basketballenaantal 8
Volleybalaantal 6
Handballenaantal 8
Rugbyballenaantal 4
Tennisracketsaantal 12
Badmintonracketsaantal 16
Shuttlesaantal 30
Tennisballenaantal 30
Hockeysticksaantal 16
Hockeyballenaantal 12
Pionnenaantal 40
Sporthoepelsaantal 20
Springtouwenaantal 20
Hesjesaantal 40
Sportmattenaantal 12
Mini-doelenaantal 4
Volleybalnettenaantal 2
Startnummersaantal 120
Fluitjesaantal 10
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Medaillelintenaantal 30
Medaliesaantal 30
Sportbekersaantal 6
Prijzentafel

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterdispensersaantal 4
Kassa

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Baniervlaggenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Routebordjesaantal 12
Krijtbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per sportblok minimaal 10 minuten wisseltijd. Daarmee voorkom je dat deelnemers, begeleiders en materiaal door elkaar lopen wanneer een onderdeel uitloopt.
Maak de sportindeling op basis van het definitieve aantal deelnemers en verstuur het programma uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld per onderdeel de starttijd, verzamelplek en groepsindeling.
Controleer sportmateriaal minstens 7 dagen vooraf en sorteer het per onderdeel. Leg bijvoorbeeld ballen, pionnen, hesjes, fluitjes en stopwatches samen bij het veld of de zaal waar ze nodig zijn.
Zet de vrijwilligersindeling uiterlijk 48 uur vooraf vast. Geef iedere vrijwilliger één duidelijke taak, zoals ontvangst, score bijhouden, materiaalbeheer of begeleiding van een sportgroep.
Controleer de weersverwachting 3 dagen en opnieuw 24 uur vooraf. Beslis dan of partytenten, sportmatten en buitenmateriaal volstaan of dat je het klaargezette slechtweerplan activeert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportstimuleringsdag organiseren?: Start ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Reserveer sportbegeleiders en leveranciers zodra de datum vaststaat; open het aanmeldformulier bij voorkeur 6 weken vooraf.
Hoe maak je een sportindeling voor een sportstimuleringsdag?: Verwerk eerst alle aanmeldingen, dieetwensen en eventuele voorkeuren. Deel deelnemers daarna in groepen van vergelijkbare omvang en plan per sportblok 10 minuten wisseltijd, zodat het schema uitvoerbaar blijft.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sportstimuleringsdag?: Reken minimaal op 1 begeleider per sportgroep en daarnaast 1 persoon voor ontvangst en 1 voor materiaal en scores. Bij 6 gelijktijdige groepen heb je dus meestal minstens 8 mensen nodig.
Wanneer controleer je het sportmateriaal en de weersverwachting?: Controleer het materiaal 7 dagen vooraf en sorteer het daarna per onderdeel. Bekijk de weersverwachting 3 dagen en 24 uur voor de sportdag, zodat je nog tijd hebt om tenten, binnenruimte of het alternatief te regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.