Organiser une journée de promotion du sport, étape par étape

Une journée de promotion du sport demande surtout une bonne coordination entre les activités, les encadrants et les participants. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis ouvrez rapidement les inscriptions pour connaître les effectifs. Les répartitions sportives et le planning des matchs viennent ensuite, avec les bénévoles et le matériel adaptés à chaque activité. Prévoyez aussi les autorisations, la météo et une solution de repli avant la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu sportif
3
Vérifier les autorisations
4
Fixer les encadrants sportifs
2 personnes
5
Réserver les fournisseurs
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les participants
2 personnes
12
Établir la répartition sportive
2 personnes
13
Établir le planning des matchs
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Envoyer le programme aux participants
16
Vérifier les prévisions météo
17
Préparer un plan alternatif en cas de mauvais temps
2 personnes
18
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
19
Trier les matériaux
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer la nourriture
3 personnes
24
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
25
Imprimer la liste de présence
26
Vérifier le matériel de premiers secours
27
Partager les numéros de téléphone
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Contrôler le site
3 personnes
30
Monter les tentes
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
33
Préparer le matériel de sport
3 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Installer la table traiteur
3 personnes
36
Tester la musique et le micro
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

38
Accueillir les participants
4 personnes
39
Enregistrer la présence
3 personnes
40
Distribuer les bracelets
2 personnes
41
Annoncer l'ouverture
42
Animer l'échauffement
2 personnes
43
Accompagner les cliniques sportives
8 personnes
44
Distribuer le matériel sportif
3 personnes
45
Tenir les points d’eau
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
48
Vérifier les zones de repos
2 personnes
49
Animer le programme de la pause
3 personnes
50
Encadrer le tournoi
6 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Servir des options végétariennes
2 personnes
53
Fournir la musique
54
Encadrer les finales
4 personnes
55
Préparer les prix
2 personnes
56
Remettre les prix
2 personnes
57
Annoncer la clôture
58
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

59
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
60
Vider les points de collecte des déchets
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Rapporter le matériel
2 personnes
66
Retourner le matériel loué
2 personnes
67
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 120
Tables hautesqté 6
Bancsqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Volley-ballqté 6
Ballons de handballqté 8
Ballons de rugbyqté 4
Raquettes de tennisqté 12
Raquettes de badmintonqté 16
Navettesqté 30
Balles de tennisqté 30
Cannes de hockeyqté 16
Balles de hockeyqté 12
Cônesqté 40
Cerceaux de sportqté 20
Cordes à sauterqté 20
Giletsqté 40
Tapis de sportqté 12
Objectifs intermédiairesqté 4
Filets de volley-ballqté 2
Numéros de départqté 120
Siffletsqté 10
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Rubans de médailleqté 30
Médaillesqté 30
Gobelets de sportqté 6
Table des prix

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Distributeurs d'eauqté 4
Caisse

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 24

Décoration

Drapeaux-bannièresqté 6
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 10
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les sports proposés, les horaires d’accueil et la fin prévue. Pour chaque activité, désignez au moins un encadrant responsable.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le lieu et les horaires sont confirmés. Demandez le niveau sportif, les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes afin de finaliser les groupes sans refaire les listes.
Établissez la répartition sportive après la clôture des inscriptions, puis envoyez le planning aux participants au moins 3 jours avant la journée. Gardez une liste de présence imprimée pour l’accueil.
Contrôlez le matériel sport par sport : ballons, raquettes, cônes, chasubles, sifflets et chronomètres doivent être comptés avant le chargement. Prévoyez aussi les panneaux de score et les numéros de départ si des matchs ou épreuves sont organisés.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant et activez le plan alternatif si nécessaire. Les tentes, les tables, les bancs et les boissons doivent être installés assez tôt pour que l’accueil puisse commencer sans retard.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée de promotion du sport ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Laissez au moins 10 jours pour les réponses et les relances.
Quand fermer les inscriptions pour organiser les équipes ?: Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant la journée. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de tenir compte des besoins alimentaires et de préparer les groupes et le planning des matchs.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 référent par zone sportive et 1 personne pour la logistique. Ajoutez une personne de réserve dès que plusieurs sports se déroulent en parallèle.
Que faire en cas de pluie le jour d’une journée sportive ?: Décidez du maintien ou du basculement vers le plan alternatif au plus tard 24 à 48 heures avant. Informez ensuite les participants par le même canal que pour les invitations, avec les nouveaux horaires et le lieu de rendez-vous.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.