Sportstimuleringsdag organiseren: complete checklist

Een sportstimuleringsdag vraagt vooral om een strakke planning en duidelijke taakverdeling. Leg eerst datum, programma, locatie en begeleiding vast; regel daarna vergunningen, leveranciers en inschrijvingen. In de laatste week draait alles om sportindeling, wedstrijdschema, materiaal en communicatie met deelnemers. Deze checklist helpt je om op tijd te controleren of ballen, netten, hesjes, scoreborden, eten en routebordjes klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sportlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Sportbegeleiders vastleggen
2 personen
Leveranciers reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Sportindeling maken
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Weersverwachting controleren
Alternatief slechtweerplan klaarzetten
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
EHBO-materiaal controleren
Telefoonnummers delen
Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Opening aankondigen
Warming-up begeleiden
2 personen
Sportclinics begeleiden
8 personen
Sportmateriaal uitdelen
3 personen
Waterpunten bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Rustzones controleren
2 personen
Pauzeprogramma begeleiden
3 personen
Toernooi begeleiden
6 personen
Hapjes serveren
3 personen
Vegetarische opties serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Finales begeleiden
4 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Afvalpunten legen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Bankenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Basketballenaantal 8
Volleybalaantal 6
Handballenaantal 8
Rugbyballenaantal 4
Tennisracketsaantal 12
Badmintonracketsaantal 16
Shuttlesaantal 30
Tennisballenaantal 30
Hockeysticksaantal 16
Hockeyballenaantal 12
Pionnenaantal 40
Sporthoepelsaantal 20
Springtouwenaantal 20
Hesjesaantal 40
Sportmattenaantal 12
Mini-doelenaantal 4
Volleybalnettenaantal 2
Startnummersaantal 120
Fluitjesaantal 10
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Medaillelintenaantal 30
Medaliesaantal 30
Sportbekersaantal 6
Prijzentafel

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterdispensersaantal 4
Kassa

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Baniervlaggenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Routebordjesaantal 12
Krijtbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sportlocatie en begeleiders minstens 6 tot 8 weken vooraf. Controleer meteen welke vergunningen nodig zijn en of de locatie geschikt is voor alle geplande sporten.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor de sportstimuleringsdag. Vraag direct naar dieetwensen en stuur deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf hun programma en praktische informatie.
Maak de sportindeling en het wedstrijdschema niet pas op de ochtend zelf. Plan per onderdeel een starttijd, begeleider, veld of zone en reserveer 10 tot 15 minuten voor wisselen.
Controleer sportmateriaal 3 tot 5 dagen vooraf en sorteer het per sport. Tel onder meer ballen, rackets, shuttles, pionnen, hesjes, fluitjes, stopwatches en scoreborden; ontbrekende spullen vallen dan nog op.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en zet het alternatief voor slecht weer klaar. Koel dranken de avond ervoor, bereid eten tijdig voor en leg routebordjes en de geprinte aanwezigheidslijst klaar voor de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportstimuleringsdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en sportbegeleiders. Vier weken vooraf kunnen uitnodigingen en aanmeldingen lopen; reserveer de laatste week voor indeling, communicatie en materiaalcontrole.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een sportstimuleringsdag?: Reken op 15 tot 25 uur voorbereiding, afhankelijk van het aantal sporten en deelnemers. Trek op de dag zelf minimaal 2 uur uit voor opbouw en plan na afloop nog 1 tot 2 uur voor opruimen en materiaalcontrole.
Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor een sportstimuleringsdag?: Maak het schema zodra de deelnemerslijst sluit, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Stuur het programma uiterlijk 7 dagen voor de dag rond, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een sportstimuleringsdag?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal uiterlijk 24 uur vooraf of het buitenprogramma doorgaat. Zet een alternatief klaar met binnenruimte, aangepaste sporten en een nieuwe indeling; informeer deelnemers meteen over de wijziging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.