Checklist pour organiser une journée de promotion du sport

Une journée de promotion du sport demande plus qu’un programme d’activités. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations, encadrer les participants et préparer plusieurs sports en parallèle. Cette checklist de 67 tâches et 66 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’accueil sur place. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, plan météo, répartition des bénévoles et matériel de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu sportif
Vérifier les autorisations
Fixer les encadrants sportifs
2 personnes
Réserver les fournisseurs
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Établir la répartition sportive
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Vérifier les prévisions météo
Préparer un plan alternatif en cas de mauvais temps
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la nourriture
3 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Vérifier le matériel de premiers secours
Partager les numéros de téléphone
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Préparer le matériel de sport
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer l'échauffement
2 personnes
Accompagner les cliniques sportives
8 personnes
Distribuer le matériel sportif
3 personnes
Tenir les points d’eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Vérifier les zones de repos
2 personnes
Animer le programme de la pause
3 personnes
Encadrer le tournoi
6 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir des options végétariennes
2 personnes
Fournir la musique
Encadrer les finales
4 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Annoncer la clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Vider les points de collecte des déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 120
Tables hautesqté 6
Bancsqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Volley-ballqté 6
Ballons de handballqté 8
Ballons de rugbyqté 4
Raquettes de tennisqté 12
Raquettes de badmintonqté 16
Navettesqté 30
Balles de tennisqté 30
Cannes de hockeyqté 16
Balles de hockeyqté 12
Cônesqté 40
Cerceaux de sportqté 20
Cordes à sauterqté 20
Giletsqté 40
Tapis de sportqté 12
Objectifs intermédiairesqté 4
Filets de volley-ballqté 2
Numéros de départqté 120
Siffletsqté 10
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Rubans de médailleqté 30
Médaillesqté 30
Gobelets de sportqté 6
Table des prix

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Distributeurs d'eauqté 4
Caisse

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 24

Décoration

Drapeaux-bannièresqté 6
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 10
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez aussi les autorisations nécessaires et confirmez les encadrants sportifs au moins 4 à 6 semaines à l’avance.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme est stabilisé. Demandez le niveau sportif, les besoins alimentaires et les coordonnées utiles afin de finaliser la répartition sans relances de dernière minute.
Préparez le planning des matchs après la clôture des inscriptions, puis envoyez le programme aux participants au moins 5 jours avant la journée. Gardez une version imprimée pour les bénévoles et l’accueil.
Contrôlez chaque activité avec son matériel dédié : ballons, raquettes, cônes, filets, sifflets, chronomètres et panneaux de score. Faites ce contrôle 2 à 3 jours avant, pas le matin même.
Consultez les prévisions météo 72 heures avant l’événement et activez le plan alternatif si nécessaire. Installez les tentes, tables, chaises et panneaux d’itinéraire assez tôt pour que l’accueil puisse commencer à l’heure.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée de promotion du sport ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les réservations du lieu, des encadrants et des fournisseurs doivent être confirmées avant l’envoi des invitations.
Quand fermer les inscriptions pour une journée sportive ?: Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’établir la répartition sportive, le planning des matchs et la liste de présence.
Combien de temps avant faut-il préparer le matériel sportif ?: Faites l’inventaire complet 2 à 3 jours avant, puis regroupez le matériel par activité. Une dernière vérification de 30 minutes le matin permet de repérer les ballons, filets ou chronomètres manquants.
Que prévoir en cas de mauvais temps pour une journée de sport ?: Vérifiez les prévisions 72 heures avant et définissez un plan alternatif écrit. Prévoyez notamment les espaces couverts, les tentes disponibles et la procédure pour prévenir les participants en cas de changement.

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