Sportkamp organiseren: checklist en planning
Een sportkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen sportmateriaal verzamelen. Je regelt vooraf de locatie, het programma, deelnemersinformatie, noodcontacten en toestemming. Op de dag zelf moeten velden, teams, materialen, catering en EHBO klaarstaan voordat de eerste deelnemers arriveren. Met deze checklist zie je wat je in welke volgorde voorbereidt, zodat je niet op het laatste moment nog schema’s, hesjes of drinkpunten hoeft te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Sportprogramma vaststellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
Sportbegeleiders inplannen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Weersvoorspelling controleren
Teams en wedstrijdschema maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Materialen labelen
2 personen
Deelnemersinformatie printen
Locatie openen
2 personen
Sportvelden inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportmateriaal klaarzetten
3 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Event
Inschrijvingstafel bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Welkomstuitleg geven
2 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Sportonderdelen begeleiden
6 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Sportmateriaal wisselen
3 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Lunch serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspellen begeleiden
5 personen
Finalewedstrijd begeleiden
4 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
Nazorg
Sportvelden opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Sportmateriaal drogen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemersbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 40
- Partytentenaantal 2
- Tafelkledenaantal 6
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 6
- Basketballenaantal 4
- Handballenaantal 4
- Volleybalaantal 3
- Tennisballenaantal 24
- Hockeysticksaantal 20
- Pionnenaantal 40
- Markeerschijvenaantal 30
- Teamhesjesaantal 36
- Springtouwenaantal 12
- Estafettestokkenaantal 8
- Wedstrijdfluitjesaantal 6
- Scorebordenaantal 4
- Stopwatchesaantal 6
- Meetlintenaantal 2
- Sportmattenaantal 12
- Opbergkrattenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Herbruikbare bordenaantal 50
- Herbruikbaar bestekaantal 50
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Waterdispensersaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbestekaantal 8
- Koelelementenaantal 16
- Handwasbakkenaantal 2
- Jerrycansaantal 4
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- IJscompressenaantal 6
- Zonnebranddispensersaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg het sportprogramma en de wedstrijdduur uiterlijk 2 weken vooraf vast. Plan daarna de begeleiders en maak teams, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te puzzelen met deelnemers.
- Verzamel aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren vóór je de definitieve deelnemerslijst maakt. Controleer ontbrekende formulieren minimaal 5 dagen voor de start.
- Controleer sportmateriaal per onderdeel en label ballen, pionnen, hesjes en scoreborden per team of veld. Leg reservepionnen, stopwatches en fluitjes in opbergkratten klaar.
- Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, koelboxen, waterdispensers en thermoskannen zo neer dat deelnemers ook bij regen of warmte kunnen blijven drinken.
- Plan de opbouw minstens 90 minuten voor aanvang. Inspecteer eerst de velden, zet daarna tafels, stoelen en velden klaar en richt als laatste de inschrijving, het eet- en drinkpunt en de EHBO-plek in.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sportkamp organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en sportprogramma. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de start en rond deelnemersgegevens, begeleiders en reserveringen uiterlijk 1 week vooraf af.
- Wat moet ik meenemen naar een sportkamp?
- Reken naast de gekozen sportmaterialen op pionnen, markeerschijven, teamhesjes, fluitjes, scoreborden, stopwatches en opbergkratten. Voor de verzorging heb je onder meer herbruikbare bekers, borden, bestek, koelboxen en waterdispensers nodig.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een sportkamp?
- Plan minimaal 1 sportbegeleider per actief sportonderdeel of veld. Voeg bij jonge of onervaren deelnemers een extra begeleider toe per groep van ongeveer 10 tot 12 deelnemers, zodat toezicht en wissels haalbaar blijven.
- Wanneer moet ik het wedstrijdschema voor een sportkamp maken?
- Maak het teamschema en wedstrijdschema uiterlijk 3 dagen vooraf, zodra de deelnemerslijst grotendeels definitief is. Print op de dag zelf minstens één exemplaar voor de inschrijvingstafel en één voor iedere begeleider.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!