Sportdag organiseren: checklist en planning

Een sportdag vraagt meer voorbereiding dan alleen teams maken en ballen klaarleggen. Je regelt vooraf de locatie, velden, vergunningen, wedstrijdschema’s, scheidsrechters en het materiaal voor meerdere sporten. Op de dag zelf moeten registratie, EHBO, catering, drank, terreinindeling en uitslagen tegelijk lopen. Gebruik deze checklist om eerst de vaste onderdelen vast te leggen en daarna de uitvoering stap voor stap voor te bereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sportlocatie reserveren
Sportvelden reserveren
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling maken
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Scheidsrechters indelen
EHBO-contact vastleggen
Catering bestellen
Materiaal controleren
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Deelnemerslijst printen
Weersvoorspelling controleren
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Teams en route uitdelen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Velden uitzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
EHBO-tafel inrichten
Muziek testen
2 personen
bewegwijzering plaatsen
2 personen
Prijzen uitstallen

Event

Registratie openen
3 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Uitleg programma geven
2 personen
Teams naar startvelden sturen
4 personen
Teamestafette begeleiden
4 personen
Voetbalwedstrijden begeleiden
6 personen
Volleybalwedstrijden begeleiden
4 personen
Korfbalwedstrijden begeleiden
4 personen
Tussenuitslagen registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Blessures registreren
2 personen
Pauze aankondigen
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Finales begeleiden
6 personen
Puntentelling controleren
2 personen
Vrij spel begeleiden
3 personen
Winnaars bepalen
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afscheid nemen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Velden afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Verlichting uitschakelen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen sorteren
Einduitslagen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Partytentenaantal 3

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Korfballenaantal 4
Estafettestokkenaantal 8
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 60
Trainingshesjesaantal 60
Voetbaldoelenaantal 4
Korfbalpalenaantal 2
Volleybalnettenaantal 2
Springtouwenaantal 10
Hoepelsaantal 12
Frisbeesaantal 8
Waterestafettebekersaantal 20
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Meetlintaantal 2
Scorebordenaantal 6
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Wedstrijdhesjesaantal 60
Sporttassenaantal 6
Pompenaantal 2
Ballennettenaantal 6
Start- en finishlintaantal 2
Prijzenbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 60
Sportmedaillesaantal 60
Draagbare basketaantal 2
Tennisballenaantal 12
Badmintonsetsaantal 4
Tennisracketsaantal 8
Bandenaantal 10
Mattenaantal 10
Touwtrektouwaantal 2
Handpompnaaldenaantal 6
Sporttapeaantal 6
Reservevetersaantal 10
Parasolsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Thermometeraantal 2
Waterkannenaantal 8
Jerrycansaantal 6

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Teamvlaggenaantal 6
Startbord
Programmapostersaantal 10
Pijlbordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4
EHBO-koffer
Koortsthermometer

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf de locatie, velden, vergunningen en het programma vast. Controleer meteen of je voetbaldoelen, korfbalpalen en volleybalnetten op de locatie kunt gebruiken of zelf moet regelen.
Maak de teamindeling en het wedstrijdschema minimaal 1 week vooraf. Plan per wedstrijd enkele minuten wisseltijd en druk wedstrijdformulieren, deelnemerslijsten en spelregels vooraf af.
Controleer 2 tot 3 dagen vooraf al het sportmateriaal: ballen, pionnen, hesjes, fluitjes, stopwatches, scoreborden en pompen. Leg per onderdeel een aparte sporttas of materiaalzone aan, zodat je niet tijdens de sportdag hoeft te zoeken.
Zet op de ochtend zelf eerst de registratie-, buffet- en klaptafels neer en wijs de EHBO-contactpersoon aan. Reserveer bij een lange sportdag minstens 1 drinkpunt en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer.
Maak uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over het weer. Zet een alternatief binnenprogramma klaar en neem partytenten, start- en finishlint en markeringsmateriaal mee als regen of natte velden de planning kunnen verstoren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportdag organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, velden, vergunningen en het programma. Regel teams, catering en materiaalcontrole uiterlijk 1 week voor de sportdag.
Hoeveel sportmateriaal heb ik nodig voor een sportdag?: Dat hangt af van het aantal velden en teams, maar plan per actief onderdeel minimaal 1 bal, set pionnen of markeringshoedjes, scorebord en stopwatch. Leg daarnaast per 2 tot 3 teams een extra bal en pomp klaar.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een sportdag?: Reken bij actief weer op 2 tot 3 drankjes per deelnemer in het eerste uur en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet water direct bij de registratie en vul de voorraad gedurende de dag aan.
Wat doe je bij regen tijdens een sportdag?: Neem 24 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en communiceer dat uiterlijk de avond ervoor. Houd een binnenprogramma klaar met kortere spelrondes en verplaatsbare materialen, zodat je niet op het laatste moment hoeft te improviseren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.