Journée sportive : la checklist pour tout organiser

Une journée sportive demande plus qu’un programme et quelques ballons. Il faut réserver les terrains, gérer les inscriptions, répartir les équipes, préparer l’arbitrage et prévoir la sécurité avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement final. Elle tient aussi compte des oublis fréquents : besoins alimentaires, formulaires de match, matériel de secours et activité intérieure en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu sportif
Réserver les terrains de sport
Vérifier les autorisations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Répartir les arbitres
Consigner le contact de premiers secours
Commander le catering
Vérifier le matériel
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Imprimer la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un programme intérieur de rechange
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel sportif
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Distribuer les équipes et le parcours
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
Tester la musique
2 personnes
installer la signalisation
2 personnes
Installer les lots

Événement

Ouvrir l’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Envoyer les équipes vers les aires de départ
4 personnes
Encadrer le relais par équipes
4 personnes
Encadrer les matchs de football
6 personnes
Encadrer les matchs de volley-ball
4 personnes
Encadrer les matchs de korfball
4 personnes
Enregistrer les résultats intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Enregistrer les blessures
2 personnes
Annoncer la pause
Servir le repas chaud
4 personnes
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Vérifier le comptage des points
2 personnes
Encadrer le jeu libre
3 personnes
Déterminer les gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Faire ses adieux
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les terrains
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Éteindre l’éclairage
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Trier les objets perdus
Partager les résultats finaux

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tentes de réceptionqté 3

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Volley-ballqté 4
Ballons de korfballqté 4
Témoins de relaisqté 8
Cônesqté 40
Cônes de balisageqté 60
Chasubles d’entraînementqté 60
Buts de footballqté 4
Poteaux de korfbalqté 2
Filets de volley-ballqté 2
Cordes à sauterqté 10
Cerceauxqté 12
Frisbeesqté 8
Coupes de relais aquatiqueqté 20
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 8
Mètre rubanqté 2
Panneaux de scoreqté 6
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Maillots de compétitionqté 60
Sacs de sportqté 6
Pompesqté 2
Filets de ballonqté 6
Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Coupes de prixqté 3
Rubans de médailleqté 60
Médailles sportivesqté 60
Panier portableqté 2
Balles de tennisqté 12
Sets de badmintonqté 4
Raquettes de tennisqté 8
Pneusqté 10
Tapisqté 10
Corde de tir à la cordeqté 2
Aiguilles pour pompe manuelleqté 6
Ruban de sportqté 6
Lacets de rechangeqté 10
Parasolsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Thermomètreqté 2
Carafes d’eauqté 8
Jerricansqté 6

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externes rechargeablesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 6
Banderole de départ
Affiches du programmeqté 10
Panneaux indicateursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Boîteqté 2
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4
Trousse de premiers secours
Thermomètre frontal

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez suffisamment de temps pour confirmer le lieu sportif, les terrains et les autorisations nécessaires.
Clôturez les inscriptions plusieurs jours avant la journée sportive. Vous pourrez alors établir les équipes, le planning des matchs et la liste des participants sans modifier les documents au dernier moment.
Préparez un dossier pour les responsables : règlement, répartition des arbitres, formulaires de match, stylos, presse-papiers et contact des premiers secours doivent être accessibles au même endroit.
Inspectez le site avant l’arrivée des participants. Délimitez les espaces, vérifiez les buts, filets, cônes, panneaux de score, chronomètres et sifflets, puis repérez les zones de circulation.
Consultez les prévisions météo au moins 48 heures avant. Si la journée se déroule dehors, confirmez les tentes et préparez un programme intérieur de rechange plutôt que d’improviser le matin même.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée sportive ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant afin de finaliser les équipes, le planning et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée sportive ?: Comptez 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, les terrains et le catering, puis gérer les inscriptions. Commencez plus tôt si plusieurs installations sportives ou des autorisations sont nécessaires.
Que prévoir pour une journée sportive s’il pleut ?: Vérifiez la météo 48 heures avant et préparez un programme intérieur de rechange. Les tentes de réception peuvent protéger certaines zones, mais elles ne remplacent pas une solution pour les matchs annulés.
Quand vérifier le matériel sportif ?: Faites un premier inventaire 7 jours avant et une seconde vérification le jour précédent. Contrôlez notamment les ballons, chasubles, cônes, filets, chronomètres, sifflets, pompes et panneaux de score.

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