Sportdag organiseren: checklist en planning
Een sportdag loopt soepel als programma, teams en materiaal ruim vóór de start vaststaan. Begin met de locatie en sportonderdelen, werk daarna het wedstrijdschema en de deelnemersindeling uit. Controleer in de laatste week niet alleen de sportmaterialen, maar ook EHBO, batterijen, eten en drinken. Op de dag zelf helpen duidelijke wedstrijdkaarten, gesorteerde materialen en een vaste plek voor ontvangst, pauzes en afval om vertraging te voorkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Sportlocatie reserveren
Sportonderdelen kiezen
3 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijsten maken
2 personen
Teams indelen
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Wedstrijdkaarten voorbereiden
2 personen
Prijzencertificaten maken
2 personen
Weersvoorspelling controleren
Programma definitief delen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Batterijen opladen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Fruit en snacks portioneren
3 personen
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
Materialen per onderdeel sorteren
3 personen
Route naar locatie controleren
EHBO-materiaal aanvullen
Event
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Sportvelden uitzetten
5 personen
Sportmateriaal per veld klaarleggen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Prijzentafel opmaken
2 personen
Drankpunten vullen
3 personen
Omroepmicrofoon testen
2 personen
Begeleiders instrueren
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Teams naar startvelden begeleiden
6 personen
Opening aankondigen
Estafette begeleiden
4 personen
Voetbaltoernooi begeleiden
5 personen
Vervolgens basketbal begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruitpauze serveren
3 personen
Touwtrekken begeleiden
4 personen
Hindernisbaan begeleiden
5 personen
Scores verwerken
2 personen
Limonade en water serveren
2 personen
Barbecue voorbereiden
4 personen
Barbecue serveren
5 personen
Salades en brood aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vrije sportactiviteiten begeleiden
5 personen
Finales begeleiden
5 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afsluiting aankondigen
Vertrek begeleiden
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Nazorg
Sportmateriaal verzamelen
5 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringtafel schoonmaken
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Sportvelden opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Materialen naar opslag brengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 6
- Kleedhokjesaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Kapstokkenaantal 2
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 8
- Basketballenaantal 6
- Volleyballenaantal 6
- Handballenaantal 6
- Softballenaantal 12
- Tennisballenaantal 24
- Tennisracketsaantal 12
- Hockeysticksaantal 16
- Pionnenaantal 60
- Markeerschijvenaantal 40
- Hesjesaantal 80
- Estafettestokkenaantal 12
- Springtouwenaantal 12
- Touwtrektouwenaantal 2
- Hindernisblokkenaantal 12
- Hoepelsaantal 20
- Reactieladdersaantal 4
- Mini-doelenaantal 6
- Volleybalnettenaantal 2
- Startblokkenaantal 8
- Stopwatchesaantal 8
- Meetlintenaantal 4
- Fluitjesaantal 12
- Scorebordenaantal 8
- Wedstrijdkaartenaantal 100
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 30
- Lijndispenseraantal 2
- Veldmarkeringstapeaantal 12
- Startvlaggenaantal 4
- Prijsbekersaantal 12
- Medaillesaantal 40
- Prijzencertificatenaantal 40
Apparatuur
- Omroepmicrofoon
- Draadloze speakeraantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Batterijladersaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslangenaantal 4
Decoratie
- Pijlbordenaantal 12
- Start- en finishbordaantal 2
- Teamvlaggenaantal 12
- Polsbandjesaantal 120
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbaar bestekaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Barbecueaantal 2
- Gasflessenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Aluminium schalenaantal 20
- IJsblokjesbakkenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Blik en vegeraantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaaksponzenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 2
- EHBO-kitaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de sportonderdelen en het wedstrijdschema uiterlijk één week vooraf vast. Plan tussen onderdelen minimaal 5 minuten wisseltijd, zodat teams kunnen verplaatsen en materiaal kan worden aangepast.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen niet op losse briefjes. Maak per team een deelnemerslijst en deel de definitieve indeling uiterlijk 3 dagen vooraf met deelnemers en begeleiders.
- Controleer sportmateriaal 2 tot 3 dagen vooraf per onderdeel. Test stopwatches en andere apparaten en laad batterijen volledig op; een ontbrekend net, meetlint of hesje valt op de dag zelf moeilijk te vervangen.
- Portioneer fruit en snacks de avond ervoor en koel dranken minimaal 4 uur vooraf. Maak lunchpakketten per team of begeleider, zodat de uitgifte tijdens de pauze niet ophoudt.
- Bekijk de weersvoorspelling 48 uur en opnieuw 3 uur voor de start. Zet partytenten, tafels, stoelen, afvalbakken en EHBO op vaste plekken en controleer vooraf de route naar de sportlocatie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sportdag organiseren?
- Reserveer de sportlocatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Leg onderdelen, wedstrijdschema en teams uiterlijk 1 week voor de sportdag vast; zo houd je tijd voor wijzigingen en ontbrekend materiaal.
- Hoe maak ik een wedstrijdschema voor een sportdag?
- Plan per onderdeel de speeltijd, 5 minuten wisseltijd en een pauze van 20 tot 30 minuten. Werk daarna per team de starttijd en locatie uit en deel het definitieve schema minimaal 3 dagen vooraf.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een sportdag?
- Reken per sportonderdeel op minimaal 1 begeleider en wijs daarnaast 1 persoon aan voor ontvangst, tijdwaarneming en EHBO. Bij meerdere gelijktijdige onderdelen heb je dus minstens het aantal onderdelen plus 1 coördinator nodig.
- Wanneer moet ik eten en drinken voor een sportdag regelen?
- Doe de boodschappen uiterlijk 2 dagen vooraf en koel de dranken minimaal 4 uur voor aanvang. Portioneringen en lunchpakketten maak je de avond ervoor, met dieetwensen apart gemarkeerd.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!