La checklist pour organiser une journée sportive

Une journée sportive demande plus qu’un choix de disciplines et quelques ballons. Il faut verrouiller le lieu, les horaires, les inscriptions et la composition des équipes assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Le jour venu, le matériel doit être réparti par activité, les boissons refroidies et les paniers-repas prêts avant l’arrivée des participants. Cette checklist vous aide à suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des tables et des chaises.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu sportif
Choisir les disciplines sportives
3 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer les listes de participants
2 personnes
Répartir les équipes
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Préparer les cartes de match
2 personnes
Créer les certificats de prix
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Partager définitivement le programme
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Recharger les batteries
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Répartir les fruits et les en-cas
3 personnes
Préparer les paniers-repas
3 personnes
Trier le matériel par section
3 personnes
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
Réapprovisionner le matériel de premiers secours

Événement

Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Délimiter les terrains de sport
5 personnes
Préparer le matériel sportif par terrain
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Préparer la table des prix
2 personnes
Remplir les points de boisson
3 personnes
Tester le micro d'annonce
2 personnes
Informer les accompagnateurs
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Conduire les équipes vers les terrains de départ
6 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer le relais
4 personnes
Encadrer le tournoi de football
5 personnes
Ensuite encadrer le basket-ball
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la pause fruits
3 personnes
Encadrer le tir à la corde
4 personnes
Encadrer le parcours d’obstacles
5 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Servir de la limonade et de l’eau
2 personnes
Préparer le barbecue
4 personnes
Servir le barbecue
5 personnes
Ravitaillement en salades et pain
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les activités sportives libres
5 personnes
Encadrer les finales
5 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner le départ
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
5 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la table traiteur
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Nettoyer les terrains de sport
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Cabines d'essayageqté 2
Glacièresqté 6
Poubellesqté 8
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 6
Ballons de volleyqté 6
Ballons de handballqté 6
Balles de softballqté 12
Balles de tennisqté 24
Raquettes de tennisqté 12
Cannes de hockeyqté 16
Cônesqté 60
Disques de marquageqté 40
Giletsqté 80
Témoins de relaisqté 12
Cordes à sauterqté 12
Cordes de tir à la cordeqté 2
Blocs d’obstaclesqté 12
Cerceauxqté 20
Échelles de réactionqté 4
Objectifs intermédiairesqté 6
Filets de volley-ballqté 2
Blocs de départqté 8
Chronomètresqté 8
Mètres rubansqté 4
Siffletsqté 12
Panneaux de scoreqté 8
Cartes de matchqté 100
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Distributeur de rubanqté 2
Ruban de balisageqté 12
Drapeaux de départqté 4
Coupesqté 12
Médaillesqté 40
Certificats de prixqté 40

Équipement

Micro de sonorisation
Enceinte sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Chargeurs de batterieqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Panneaux indicateursqté 12
Panneau départ et arrivéeqté 2
Drapeaux d’équipeqté 12
Braceletsqté 120

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pincesqté 6
Plateaux en aluminiumqté 20
Bacs à glaçonsqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2
Trousse de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et le programme au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Cela laisse le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer les besoins alimentaires.
Arrêtez les inscriptions environ 7 jours avant la journée sportive. Préparez ensuite les listes de participants, les équipes et la répartition des accompagnateurs sans attendre la veille.
Contrôlez le matériel discipline par discipline 2 jours avant : ballons, raquettes, cônes, gilets, chronomètres et filets doivent être comptés, puis triés par section.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant et partagez le programme définitif au même moment. Prévoyez clairement le point de rendez-vous et vérifiez l’itinéraire vers le lieu sportif.
Le matin de l’événement, refroidissez les boissons, répartissez les fruits et les en-cas, puis installez les tables, les chaises, les poubelles et les espaces de rangement avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée sportive ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et fixez le programme, puis envoyez les invitations et suivez les inscriptions.
Quand fermer les inscriptions pour une journée sportive ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi créer les listes, répartir les équipes et recueillir les informations alimentaires sans modifier le programme au dernier moment.
Quand vérifier le matériel sportif ?: Faites un premier contrôle 2 jours avant, puis une vérification rapide le matin même. Comptez le matériel par discipline et rechargez les batteries des appareils utilisés pour le chronométrage ou l’organisation.
Combien de temps prévoir pour installer une journée sportive ?: Prévoyez au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises et les espaces sportifs. Ajoutez du temps si plusieurs disciplines utilisent des zones différentes ou du matériel à monter.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.