Sportdag organiseren: checklist en planning

Een sportdag loopt soepel als je de organisatie opdeelt in voorbereiding, wedstrijddag en afronding. Leg eerst datum, locatie, sportonderdelen en doelgroep vast en open daarna de aanmeldingen. Met de deelnemerslijst maak je teams en een wedstrijdschema, terwijl je materiaal per onderdeel bundelt. Plan ook tijd voor terreincontrole, routeborden, scoreformulieren, drinken en een alternatief binnenprogramma. Deze checklist bevat 69 taken en 63 spullen, zodat je niets op het laatste moment hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Sportonderdelen vaststellen
2 personen
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling maken
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Reserveringen maken
Materiaal lenen of huren
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Teamhesjes sorteren
2 personen
Scoreformulieren printen
Deelnemerslijst printen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Materiaal per onderdeel bundelen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportmateriaal klaarleggen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
EHBO-materialen klaarleggen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams en hesjes uitdelen
3 personen
Programma en regels uitleggen
2 personen
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
Voetbalwedstrijd begeleiden
2 personen
Estafette begeleiden
3 personen
Trefbal begeleiden
2 personen
Behendigheidsparcours begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Scoreformulieren verzamelen
2 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Volleybalwedstrijd begeleiden
2 personen
Touwtrekken begeleiden
3 personen
Kubbwedstrijd begeleiden
2 personen
Finales begeleiden
3 personen
Barbecue voorbereiden
4 personen
Barbecue serveren
4 personen
Vegetarische maaltijden uitserveren
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Trefballenaantal 6
Kubbsetsaantal 2
Springtouwenaantal 10
Estafettestokkenaantal 8
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Laddersaantal 2
Hoepelsaantal 12
Hordenaantal 10
Touwtrektouw
Mini-doelenaantal 4
Volleybalnet
Pompaantal 2
Reserveballenaantal 4
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 2
Scorebordenaantal 4
Teamhesjes blauwaantal 12
Teamhesjes roodaantal 12
Teamhesjes geelaantal 12
Teamhesjes groenaantal 12
Lijnkalkaantal 2
Sporttassenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4

Keuken

Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 2
Tangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Start- en finishlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Teamtafelaanduidingenaantal 6
Routebordenaantal 12
Prijzendisplay

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 6
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak teams pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Houd rekening met het aantal beschikbare teamhesjes in blauw, rood, geel en groen en druk daarna de deelnemerslijst en scoreformulieren.
Bundel het materiaal per sportonderdeel in plaats van alles op één hoop klaar te zetten. Leg bijvoorbeeld ballen, pionnen, fluitjes en een stopwatch per veld of activiteit bij elkaar.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet een alternatief binnenprogramma klaar voordat deelnemers arriveren, niet pas bij de eerste regenbui.
Reserveer extra tijd voor de opbouw. Controleer het terrein, plaats tafels, stoelen, partytenten en afvalbakken en markeer speelvelden met lijnkalk voordat de eerste wedstrijd begint.
Koel dranken enkele uren vooraf en verwerk dieetwensen vóór het boodschappen doen. Voorzie daarnaast een vaste plek voor scoreborden, reserveballen, pomp en EHBO-materiaal, zodat begeleiders niet hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, sportonderdelen en doelgroep. Open de aanmeldingen daarna en sluit ze ongeveer 1 tot 2 weken voor de sportdag, zodat je teams en het wedstrijdschema kunt maken.
Wanneer maak je de teamindeling voor een sportdag?: Maak de teamindeling nadat de aanmeldingen zijn gesloten, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Zo kun je rekening houden met afmeldingen, aantallen per team en beschikbare teamhesjes.
Hoeveel tijd heb je nodig om een sportdag op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, terreincontrole, het plaatsen van tafels en stoelen en het klaarzetten van sportmateriaal. Bij meerdere sportonderdelen of partytenten is 3 uur veiliger.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een sportdag?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van de sportdag. Beslis uiterlijk 4 uur voor de start of je naar het binnenprogramma overschakelt, zodat deelnemers en begeleiders op tijd worden geïnformeerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.