Checklist pour organiser une journée sportive

Une journée sportive demande plus qu’une liste d’épreuves et quelques ballons. Il faut cadrer les inscriptions, former les équipes, préparer les feuilles de score et répartir le matériel pour que chaque activité démarre à l’heure. Cette checklist suit la préparation jusqu’à l’installation sur place, avec un plan intérieur si la météo change. Utilisez-la pour savoir quoi confirmer, quand relancer les participants et ce qui est souvent oublié le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Définir les épreuves sportives
2 personnes
Définir le public cible des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Faire les réservations
Emprunter ou louer du matériel
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un programme intérieur de rechange
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les chasubles d'équipe
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Imprimer la liste des participants
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Regrouper le matériel par partie
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Préparer le matériel de sport
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Tester le son et le micro
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les équipes et les chasubles
3 personnes
Expliquer le programme et les règles
2 personnes
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
Animer le match de football
2 personnes
Encadrer le relais
3 personnes
Encadrer le ballon prisonnier
2 personnes
Animer le parcours d’agilité
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Rassembler les feuilles de score
2 personnes
Encadrer la pause
3 personnes
Encadrer le match de volley-ball
2 personnes
Encadrer le tir à la corde
3 personnes
Animer la compétition de Kubb
2 personnes
Encadrer les finales
3 personnes
Préparer le barbecue
4 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Servir les repas végétariens
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Fournir la musique
Servir le dernier tour
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Volley-ballqté 4
Balles de balle au prisonnierqté 6
Sets de Kubbqté 2
Cordes à sauterqté 10
Témoins de relaisqté 8
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Échellesqté 2
Cerceauxqté 12
Haiesqté 10
Corde de tir à la corde
Objectifs intermédiairesqté 4
Filet de volley-ball
Pompeqté 2
Ballons de rechangeqté 4
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 2
Panneaux de scoreqté 4
Gilets d’équipe bleusqté 12
Gilets d’équipe rougesqté 12
Gilets d’équipe jaunesqté 12
Gilets d’équipe vertsqté 12
Chaux de traçageqté 2
Sacs de sportqté 4

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4

Cuisine

Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Pincesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 6
Thermosqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Signalétiques des tables d'équipeqté 6
Panneaux de directionqté 12
Présentoir des prix

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 6
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et les épreuves avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître au minimum le programme prévu et les horaires principaux.
Prévoyez la répartition des équipes après la clôture des inscriptions, puis imprimez une liste des participants et les feuilles de score en deux exemplaires au moins 24 heures avant le début.
Regroupez le matériel par épreuve plutôt que par catégorie : vous gagnerez du temps lors de l’installation et repérerez plus facilement un sifflet, un chronomètre ou un ballon manquant.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis préparez réellement le programme intérieur de rechange : une solution annoncée mais non détaillée ne suffit pas en cas de pluie.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les encas le jour même. Comptez au moins une portion par participant et prévoyez une marge de 10 % pour les accompagnateurs et les imprévus.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée sportive ?: Ouvrez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement et fixez une date de clôture 5 à 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et de former les équipes.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée sportive ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée des participants pour contrôler le site, installer les tables et les chaises, poser les panneaux et regrouper le matériel. Ajoutez 30 minutes si le terrain doit être marqué ou si plusieurs espaces sont utilisés.
Que prévoir en cas de pluie pour une journée sportive ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant, puis confirmez votre décision la veille. Préparez un programme intérieur complet avec des activités, un espace défini et le matériel correspondant, plutôt que de compter sur une adaptation improvisée.
Combien d’exemplaires des feuilles de score faut-il imprimer ?: Imprimez au moins deux exemplaires par épreuve, plus une copie de secours pour l’organisation. Faites-le la veille, avec la liste des participants et la répartition des équipes, afin d’éviter une impression de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.